Le planning du personnel est un outil de gestion essentiel au bon fonctionnement et à la productivité d’une entreprise. Il permet d’organiser le temps de travail des salariés et de répartir les tâches de chacun, en prenant en compte les besoins de la société. La conception d’un planning peut s’avérer complexe, en particulier au sein d’entreprises qui pratiquent des horaires flexibles. Si l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning permet d’optimiser le temps de travail du personnel, il faut également prendre en compte certaines recommandations. Voici 5 étapes essentielles pour créer un planning efficace…
Les 5 étapes pour créer un planning du personnel
Le planning de travail est un document (papier ou numérique) qui indique les horaires et les jours de repos d’un salarié durant une période donnée. Cet outil de gestion RH permet d’organiser le temps de travail du personnel en prenant en compte les tâches de chacun et les besoins en productivité de l’entreprise concernée. Il peut se présenter sous différentes formes (tableau, agenda, planning) tout en respectant certaines règles pour être considéré comme légal aux yeux de la loi.
1. Définir les besoins de l’entreprise
Avant de concevoir les plannings de travail, l’employeur doit déterminer les besoins de son entreprise en termes de main-d’œuvre, en fonction de son domaine d’activité. En effet, un restaurant, ou une société d’assistance 24h sur 24, ont besoin de salariés sur une plage horaire plus étendue qu’une agence bancaire. Ce qui induit une organisation de travail souvent plus complexe.
L’employeur doit également prendre en compte la saisonnalité et les périodes de baisse ou de surcroît d’activité durant la conception des plannings de travail. L’objectif étant d’anticiper les renforts de main-d’œuvre nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise pour éviter une baisse de productivité.
L’entreprise s’appuie également sur ses ressources financières pour optimiser au mieux ses moyens humains et faire face aux imprévus. Une période de hausse d’activité, des missions externes ou des absences prolongées peuvent engendrer des situations de sous-effectif. L’employeur doit anticiper ses éventualités pour pouvoir réagir et être certain d’avoir du personnel disponible à tout instant.
2. Prendre en compte les attentes et les disponibilités du personnel
Interroger son personnel sur ses disponibilités, participe à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Ce qui a un impact positif sur l’état d’esprit et l’investissement des salariés, tout en contribuant à renforcer les relations entre collaborateurs. Tenir compte des disponibilités de chacun permet également d’anticiper d’éventuels imprévus. Les congés et les jours de repos sont ainsi définis en amont, de manière à ce que l’entreprise ait le temps de compenser les absences.
3. Respecter la législation du travail
Un planning de travail doit respecter un certain nombre de dispositions légales, en accord avec le Code du travail et la convention collective du domaine d’activité concerné. Les éléments qui doivent figurer sur le planning du personnel sont, entre autres :
- Les temps de pause
- Les jours de repos
- Les heures de début et de fin de la journée de travail
- La répartition des heures sur la semaine
- Les dates de la période concernée
Le planning du personnel doit également respecter la durée légale du travail en Belgique, soit :
- 8h de travail par jour
- Un total de 38h de travail par semaine maximum
- 35h de repos hebdomadaire
D’autres obligations incombent à l’employeur. Une entreprise se doit de transmettre les plannings de travail à ses salariés dans un délai raisonnable. En l’absence de réglementation définie au sein de la convention collective, l’échéance est fixée à 7 jours. Dans le cas d’horaires communs à tous les employés, la société doit afficher les plannings au sein de ses locaux, dans un lieu visible et accessible à tous. En ce qui concerne les horaires individuels, l’employeur n’a pas l’obligation de fournir un planning en version papier, il doit toutefois s’assurer que les salariés puissent consulter leur emploi du temps au sein de l’entreprise.
4. Miser sur un planning flexible
Choisir un format facilement modifiable
Différentes situations peuvent venir bousculer l’organisation d’une entreprise : absence, congé, retard, accident, démission, surcroît d’activité… Pour créer un planning de travail efficace, il faut avant tout miser sur la flexibilité. Le document doit être facilement modulable pour répondre aux imprévus.
Différents logiciels et applications permettent de réaliser des plannings plus ou moins complexes. Certaines entreprises utilisent des tableaux Excel et entrent manuellement les informations. Une tâche particulièrement chronophage et contraignante, notamment lorsque des modifications doivent être opérées. Passer par un logiciel de gestion en ligne et beaucoup plus efficace pour mettre à jour les plannings de ses salariés, et permet de limiter les erreurs (duplication du planning, problèmes d’importation, données inexactes…).
Mettre en place un planning de rotation
Certains organismes choisissent de privilégier des plannings rotatifs pour assurer la bonne coordination des différents postes. C’est souvent le cas des hôpitaux, des entreprises de nettoyage ou encore, des usines de gestion de production continue. La planification horaire est primordiale pour assurer la continuité et l’efficacité de ces services.
Un planning de rotation est un emploi du temps composé de plages horaires qui varient d’une semaine à l’autre. Le principe est de permettre aux salariés de changer de créneau, de manière à ne pas toujours travailler au même moment et varier les tâches. Ce qui est très utile dans le cas de structures spécifiques comme les centres d’appels ou les maisons de santé, qui ont besoin de main-d’œuvre sur des plages horaires conséquentes. Dans le domaine de la restauration par exemple, cela permet de répartir plus équitablement la charge de travail entre les salariés. Le personnel qui travaille le week-end de la semaine 1, ne sera pas le même que celui de la semaine 2.
Impliquer davantage les salariés
Laisser la possibilité aux employés d’échanger leurs horaires permet également de gagner en flexibilité et de limiter les absences. Cette démarche est souvent perçue de façon positive par les salariés, qui bénéficient de plus d’autonomie dans leur organisation quotidienne. Pour faire face à des remplacements de dernière minute, pensez également à lancer un appel collectif en interne. Certains pourront choisir de se porter volontaire.
5. Utiliser un logiciel de gestion du personnel pour concevoir ses plannings
Le logiciel RH de gestion du personnel permet de concevoir des plannings adaptés à chaque entreprise, en prenant en compte la main-d’œuvre disponible et les obligations légales du Code du travail. Il s’agit d’un outil tout-en-un, qui centralise l’ensemble des données RH d’une société et qui facilite la gestion du personnel de l’entreprise. Son interface ainsi que ses fonctionnalités sont pensées pour optimiser la conception des plannings de travail.
Pour gagner du temps
Concevoir un planning de travail implique de prendre en compte différents éléments (pauses, congés, coût de main-d’œuvre, besoin de l’entreprise), ce qui demande du temps. Utiliser un logiciel de gestion de planning en ligne permet d’automatiser cette tâche et de créer des emplois du temps efficaces et cohérents rapidement.
Pour optimiser la communication des plannings aux salariés
Une communication tardive des plannings de travail peut entraîner des difficultés pour une entreprise. Un employé informé trop tard d’un changement d’horaires peut être indisponible ou refuser cette modification, si elle n’est pas prévue dans son contrat de travail.
Il est également important que les plannings des salariés soient accessibles, pour éviter d’éventuelles erreurs (retards ou absences). Un logiciel de gestion en ligne a pour avantage de réduire les délais de création de planning et de rendre les emplois du temps accessibles à tout moment. En plus de disposer d’un espace personnel en ligne, les salariés ont la possibilité de recevoir leur planning par e-mail ou par SMS.
Pour limiter les erreurs de planning
Utiliser un logiciel de gestion RH permet de résoudre les problématiques liées à la conception de plannings complexes. Certaines entreprises ont des contraintes horaires qui rendent plus difficile la création d’un planning. Passer par un logiciel spécialisé a pour avantage de limiter les erreurs d’emploi du temps et d’assurer la productivité de l’entreprise de façon continue. Le logiciel prépare automatiquement les plannings, en intégrant les contraintes humaines, budgétaires ainsi que les ressources en personnel et les fluctuations d’activité.
Avant de concevoir les plannings de son personnel, un employeur doit prendre en compte un certain nombre de contraintes. Il faut avant tout, définir les besoins de l’entreprise en termes de productivité et déterminer les périodes de fluctuation de son activité. De cette manière, il est possible de prévoir ses besoins en personnel et d’éviter les situations de sous-effectif et de sureffectif. D’autres éléments, comme la législation du travail, entrent en compte dans la réalisation d’un emploi du temps, ce qui rend sa conception complexe. C’est pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH est recommandé. Il s’agit d’une solution intuitive qui permet de gagner du temps, de réaliser des plannings efficaces, tout en limitant le risque d’erreurs et les délais de communication.