La productivité et l’efficacité des salariés sont essentielles dans la bonne marche de l’entreprise. Si la technologie est souvent présentée comme étant LA solution pour atteindre le succès, nous allons voir que le rôle de l’humain reste primordial dans la réussite de l’entreprise. C’est ainsi qu’un outil de calcul de productivité doit toujours intégrer dans ses analyses pour une vision juste de la performance de l’entreprise, le salarié, mais également, son temps de travail et son épanouissement professionnel.
Pourquoi parle-t-on de productivité des salariés au travail ?
La productivité est une étude qui examine la quantité de travail effectuée par les salariés en un temps donné. Elle prend donc en compte, par exemple, le nombre de pièces produites sur une journée par une équipe.
Le chiffre obtenu peut ensuite être :
- mis en relation puis traité avec le chiffre d’affaires réalisé ou le bénéfice de l’entreprise ;
- utilisé pour connaître les délais de livraison ;
- intégré dans le calcul de la cadence des salariés ;
- analysé pour tout savoir sur la compétitivité de l’entreprise.
Puisque l’on parle également de facteur humain dans la réussite de l’entreprise, c’est à partir des résultats de l’entreprise que celle-ci peut mettre en place une stratégie pour améliorer la productivité des salariés.
Motiver les équipes pour améliorer la productivité
Le travail à la chaîne a été longtemps signe de cadences infernales où le contremaître ne faisait aucun cas de ses équipes qui se tuaient parfois à la tâche. Il en est aujourd’hui heureusement tout autre grâce à :
- l’arrivée de la technologie dans les usines de production ;
- la législation sur le travail qui encadre à la fois le rythme de production ;
- la gestion obligatoire du temps de travail.
Si l’on s’intéresse à la gestion du temps de travail et que celle-ci est mise en relation avec la productivité de l’entreprise, nous allons voir que de nombreux facteurs internes permettent de l’améliorer tout en prenant soin de la qualité de la vie au travail qui, par voie de conséquence, interfère avec la motivation des équipes.
Il existe aujourd’hui plusieurs stratégies à mettre en place pour augmenter la productivité des salariés au sein de l’entreprise. Si certaines concernent la présence de matériel de haute technologie ou de logiciels professionnels simplifiant le quotidien des employés, certaines sont davantage en rapport avec l’humain. C’est ici que l’on parle de motivation des équipes et d’évaluation positive de leur rôle au cœur des services.
Mesurer la productivité par rapport au bien-être des salariés
La productivité dépend du secteur d’activité. La gestion du temps de travail, le niveau de satisfaction des salariés et leur implication dans leur quotidien professionnel participent, bien évidemment, à la mesure de leur motivation. Cela joue également sur leur propension à collaborer plus en avant à une productivité accrue et à la réussite de l’entreprise. Cette motivation des équipes intègre ainsi le bien-être au travail.
De ce fait, le service des ressources humaines l’étudie régulièrement, car celle-ci peut varier selon :
- la charge de travail ;
- les objectifs à atteindre ;
- les relations entre les salariés ;
- les relations avec la direction ;
- le montant des salaires ;
- les avantages sociaux ;
- la gestion du temps de travail et des congés.
Une baisse de la productivité constatée a un impact direct sur la rentabilité de la structure. Elle peut être aussi le signe d’un dysfonctionnement interne dans la gestion du temps de travail, autre que certaines machines en panne ou vieillissantes ou un logiciel plus adapté.
Il est impensable de laisser l’entreprise souffrir d’une perte de compétitivité par suite d’une diminution de la motivation ou d’une gestion des heures de travail hasardeuse, sans risquer de la mettre en danger. Le rôle de la direction et du service des ressources humaines est, par conséquent, de prendre des mesures correctives avant que les salariés ne soient trop impactés.
Le manque de motivation et une gestion du personnel inexistante entraînent souvent des absences régulières ou des retards des salariés. Cela peut, parfois, les pousser à quitter leur emploi et ainsi augmenter le taux de turnover du personnel. Il est donc du devoir de l’entreprise de :
- faire le point sur les éventuels problèmes internes ;
- d’anticiper certaines actions à destination des salariés ;
- vérifier que chacun se sent le mieux possible à son poste ;
- réaliser des entretiens individuels réguliers ;
- avoir une politique de gestion des salariés optimale.
10 points pour optimiser la gestion du temps de travail
Nous pouvons recenser 10 points utiles au service des ressources humaines pour optimiser la gestion du temps de travail des employés. Chaque salarié pourra recevoir une formation en interne qui va lui permettre de mieux appréhender ces 10 points et, surtout, de les mettre en application.
- S’intéresser à l’environnement de travail : plus l’ambiance est agréable, plus le salarié prend plaisir à travailler. Il est recommandé d’effectuer une inspection globale des lieux et de déterminer les améliorations à apporter comme la rénovation de la décoration, l’aménagement intérieur avec de nouveaux bureaux, une redistribution des postes de travail, etc.
- Proposer une partie du temps en télétravail : le travail à distance ou télétravail est aujourd’hui fortement recherché par les salariés. Il leur permet de mieux vivre leur quotidien au travail, de faire des économies de transport et d’être davantage concentrés, car moins dérangés par les collègues.
- Mettre en place une stratégie de gestion du temps de travail : on peut ainsi adapter les horaires, mettre en place un système de pointage à distance pour faciliter la gestion des heures travaillées ou à récupérer et former les salariés à une gestion de leur temps par des méthodes qui ont fait leurs preuves comme la méthode pomodoro ou le principe de Pareto.
- Aménager les tâches répétitives : l’emploi d’un outil collectif allège les échanges entre tous. On y trouve donc des fichiers partagés dans le cloud pour une source unique de référence, des tableaux de tâches assignées par personne qui permettent de ne plus réaliser des tâches en double et de réduire leur impact sur le temps journalier.
- Regrouper les réunions et vérifier leur utilité : trop de réunions nuisent énormément à la productivité. Privilégiez les rencontres en visioconférences et assurez-vous que leurs horaires n’entrent pas dans une période trop occupée de la journée.
- Apprendre à préparer un planning : se concentrer sur une tâche à la fois est indispensable pour réussir l’ensemble de ce que l’on a à faire. Il est donc important de créer votre échéancier et de vous y tenir. Prévoyez éventuellement des plages libres qui pourront être utiles en cas de retard.
- Supprimer la procrastination : elle consiste à repousser des tâches qui ne nous plaisent pas ou qui ne nous intéressent que peu. Plutôt que de risquer de se retrouver en retard puisque la tâche devra malgré tout être réalisée, pensez à la diviser en plusieurs parties que vous réaliserez au fil des jours.
- Trouver la priorité dans les tâches à effectuer : prenez du recul sur l’importance de chaque tâche à exécuter et évaluez son importance. Identifiez celles en rapport avec les objectifs de l’équipe, choisissez un moment opportun dans la journée pour vous y adonner.
- S’isoler pour mieux travailler : prenez la décision de vous couper des notifications des mails et autres réseaux. Prévenez vos interlocuteurs que vous ne relèverez pas vos messages sur une période. Vous améliorerez votre concentration et donc votre productivité.
- Utiliser des outils de gestion de projet : l’utilisation de ces outils permet de savoir à tout moment où vous vous situez dans l’avancement de votre travail. Vous pouvez, entre autres, notifier les travaux en cours, ceux effectués et ceux restant à venir. Ils facilitent ainsi le contrôle et, surtout, donnent une vision globale immédiate de la progression d’un projet.