Mesurer la productivité au travail est le meilleur moyen d’identifier les points forts et les points faibles du fonctionnement global d’une entreprise. Pour mesurer la productivité de ses employés, on peut s’appuyer sur différentes techniques comme les KPI, l’équation de productivité ou les outils de gestion RH comme les logiciels de calcul de productivité du personnel. À partir des résultats obtenus, l’employeur pourra apporter les ajustements nécessaires pour améliorer l’efficacité des salariés.
Qu’est-ce que la productivité au travail ?
La productivité au travail désigne le rapport entre les résultats obtenus et les ressources humaines et matérielles mises en œuvre par une entreprise pour atteindre ses objectifs :
- Le temps
- Le nombre de salariés
- Les compétences
- Les outils et le matériel
Une entreprise considérée comme productive est une structure qui optimise ces différentes ressources pour obtenir les meilleurs résultats. En d’autres termes, c’est la capacité d’accomplir plus en peu de temps et en utilisant le moins de ressources possible. Il y a une différence entre la productivité et le rendement. La productivité se concentre sur l’efficacité de l’ensemble des processus internes. Le rendement quant à lui, prend essentiellement en compte la quantité et la qualité de travail fourni par une personne sur une période donnée. À ne surtout pas confondre avec le terme “rentabilité” qui désigne le succès financier d’une entreprise.
Pourquoi mesurer la productivité au travail ?
Identifier les points bloquants
Une entreprise qui n’atteint pas ses objectifs de production doit identifier l’origine de son inefficacité pour pouvoir ajuster sa stratégie. Parmi les raisons susceptibles de ralentir la productivité d’une structure, on retrouve :
- Une mauvaise gestion du temps et des ressources
- Un manque d’investissement de la part du personnel
- L’impact de la crise sanitaire, d’une catastrophe naturelle ou d’une guerre
- Des difficultés de recrutement
Faire des prévisions sur la croissance d’une entreprise
Mesurer la productivité au travail permet de récolter des données qui serviront à établir des prévisions sur l’évolution de l’entreprise. Une structure avec des résultats favorables à beaucoup plus de chances d’être pérenne dans le futur. Une société qui obtient un mauvais score de productivité devra repenser son fonctionnement.
Améliorer la productivité
À partir des résultats obtenus, une entreprise pourra réajuster sa stratégie et optimiser ses ressources pour augmenter sa productivité. Elle pourra, par exemple :
- Travailler à fédérer davantage ses employés
- Modifier le prix de ses produits à la vente
- Se tourner vers d’autres outils et matériaux
- Choisir de recruter davantage de personnel
Sur quels critères s’appuyer pour mesurer la productivité d’une entreprise ?
On mesure la productivité d’une entreprise en s’appuyant sur différents critères, tels que :
- Le rendement financier : le chiffre d’affaires, la marge bénéficiaire, le retour sur investissement (ROI) et le bénéfice sont des indications fiables quant à la santé générale d’une entreprise.
- La productivité des employés : le rendement par employé, la productivité horaire, et d’autres métriques liées aux ressources humaines peuvent fournir des informations sur l’efficacité opérationnelle de la structure.
- L’utilisation des ressources :l’optimisation des ressources matérielles, humaines et financières est indispensable pour assurer la productivité d’une entreprise. Il est possible de mesurer le taux d’utilisation des équipements ou le temps de travail effectif par employé pour en savoir plus sur l’efficacité de la société.
- La qualité du produit ou du service : la satisfaction client, les retours et les réclamations reflètent la qualité des produits ou services fournis, ce qui a un impact sur la productivité à long terme.
- La capacité d’innovation : suivre le nombre et la nature des nouvelles idées, des produits ou des processus peut indiquer la capacité de l’entreprise à innover, ce qui a une influence sur sa productivité dans le temps.
- Le taux de rotation des stocks : un inventaire bien géré peut contribuer à une production plus fluide et réduire les coûts associés au stockage.
- La satisfaction des employés : un salarié qui s’épanouit dans son environnement de travail est plus productif. Il est possible d’analyser le taux de satisfaction de ses équipes à travers des enquêtes ou l’étude du taux de rotation du personnel.
Comment mesurer la productivité au travail ?
Les indicateurs de performance clé (KPI)
Les indicateurs clés de performance, aussi appelés KPI (Key Performance Indicators) sont des critères de mesure utilisés pour évaluer la performance d’une entreprise, d’un projet, d’un processus ou d’un employé par rapport à des objectifs prédéfinis. Le but est de permettre aux dirigeants de prendre les bonnes décisions pour améliorer la productivité d’une entreprise. Les KPI fournissent des repères concrets pour évaluer le succès et l’efficacité d’une organisation. Ils sont choisis en fonction des objectifs stratégiques de la structure, et peuvent varier selon le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise.
Voici quelques exemples de KPI pertinents pour évaluer la productivité du personnel :
- Le taux de présence et d’absentéisme : calcule le pourcentage de temps pendant lequel les employés sont présents au travail. Un faible taux d’absentéisme peut indiquer une meilleure productivité.
- Le taux de rotation du personnel : mesure le nombre d’employés qui quittent l’entreprise. Une rotation élevée peut être néfaste à la productivité.
- Les objectifs individuels atteints : évalue la réalisation des objectifs individuels fixés pour chaque employé.
- L’optimisation du temps de travail : mesure la façon dont le temps est utilisé pendant les heures de travail, en incluant des éléments comme la réduction des temps morts.
- La qualité du travail : utilise des indicateurs de qualité pour évaluer la précision et la fiabilité du travail produit par chaque employé.
- Le taux d’utilisation des outils et des technologies : mesure la fréquence à laquelle les employés utilisent les outils et les technologies à leur disposition.
- Les retours client : si possible, mesure la satisfaction client attribuable au travail des employés.
- La productivité par heure travaillée : calcule la quantité de travail produite par heure de travail.
- La formation continue : mesure la participation des employés à des formations et leur capacité à appliquer les nouvelles compétences dans leur travail.
Les KPI sont à personnaliser en fonction des spécificités de chaque entreprise, de leurs objectifs et de la nature du travail des employés.
L’équation de productivité du travail
Pour mesurer la productivité de vos employés, vous pouvez vous appuyer sur la formule suivante : total des résultats / total des ressources.
Par exemple, si votre entreprise a généré 50 000 € de résultats sur 1200 heures de travail fourni (ressources), il vous suffit de diviser 50 000 par 1200. Vous obtenez un total de 41,6, ce qui signifie que votre société génère un peu plus de 41 € par heure de travail.
Vous pouvez aussi mesurer la contribution individuelle de chaque employé. Il suffit de remplacer le nombre d’heures par le nombre d’employés.
Par exemple, si votre entreprise a généré 50 000 € de résultats en 10 jours avec 20 employés, vous divisez 50 000 € par 20, ce qui donne un résultat de 2500 €. Chaque employé a donc produit 2500 € pour votre entreprise en 10 jours.
Les outils de mesure de la productivité au travail
Les logiciels de gestion du personnel sont conçus pour automatiser et faciliter différents procédés liés aux ressources humaines au sein d’une entreprise. Ces outils en ligne proposent plusieurs fonctionnalités pour mesurer la productivité des employés :
- La gestion du temps : les employés enregistrent leur temps de travail de manière électronique, ce qui permet d’établir un suivi des heures travaillées, des absences et des congés de chacun.
- Le suivi des tâches : il est possible de suivre les tâches assignées à chaque employé et donc, d’avoir une visibilité sur les activités en cours et sur l’avancement des projets.
- L’automatisation des processus : les tâches administratives liées aux ressources humaines comme la gestion des congés, sont automatisées. Cela permet aux employés et aux gestionnaires de consacrer plus de temps à des activités productives.
- L’analyse des données : ces logiciels peuvent générer des rapports et des analyses basées sur les données recueillies au fil du temps. Les dirigeants d’une entreprise vont s’appuyer sur ces informations pour ajuster le fonctionnement de leur structure et améliorer leur productivité.
- La communication interne : certains systèmes offrent des fonctionnalités de communication interne qui favorisent la collaboration et la coordination entre les membres d’une équipe, ce qui a un impact positif sur la productivité.
Comment améliorer la productivité des employés ?
Il existe quelques procédés simples pour améliorer la productivité des salariés d’une entreprise :
- Définir des objectifs précis : chaque membre de l’équipe doit comprendre les objectifs à atteindre de manière à suivre une direction claire.
- Encourager la communication : créer un environnement où les membres de l’équipe se sentent à l’aise de partager leurs idées, poser des questions et discuter des nouveaux défis.
- Proposer des formations continues : investir dans le développement professionnel de ses employés en leur proposant des formations pertinentes.
- Instaurer des temps de pause : proposer plus de pauses, même courtes, pour éviter l’épuisement et recharger les batteries.
- Travailler avec des outils numériques pour simplifier les tâches répétitives et améliorer la collaboration entre les équipes.
- Proposer des plages de télétravail pour favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Mesurer la productivité au travail est indispensable pour toute entreprise qui souhaite améliorer ses performances et perdurer dans le temps. Identifier les facteurs bloquants comme une mauvaise gestion des stocks ou une insatisfaction du personnel, permet de prendre des décisions et d’effectuer des ajustements en faveur d’une meilleure productivité. Pour ce faire, une organisation peut s’appuyer sur les KPI ou l’équation de productivité au travail. Les logiciels de gestion du personnel sont aussi des outils précieux qui permettent d’automatiser cette évaluation et d’améliorer la productivité des employés au sein d’une structure.