Vous gérez une entreprise ou vous occupez des plannings de vos collaborateurs ? À l’approche des périodes de départs en congé, qui est prioritaire dans une entreprise est une question qui revient souvent. Des règles définissent des critères à prendre en compte, mais départager vos salariés sur les périodes de congés sensibles reste une tâche difficile. Pour vous simplifier les choses, respecter l’égalité entre vos employés et les besoins de votre établissement, utiliser un outil pour gérer les congés et les absences peut constituer une excellente solution !
Congés payés : respecter les droits des salariés
Un droit aux congés payés pour tous
Les obligations de l’employeur en matière de gestion de congés sont nombreuses. Que vous soyez gérant d’une PME ou que vous travailliez au sein du service de ressources humaines d’une grande entreprise, il est indispensable de se conformer aux règles établies.
La période allouée aux congés payés
L’employeur doit indiquer à ses équipes la période de prise de congés, au moins 2 mois avant le début de celle-ci. Cette période est décidée par l’employeur seul ou sur avis du CSE (Comité Social et Économique). Elle peut aussi être choisie en amont par une convention collective, un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche. Tout directeur peut également fermer son entreprise sur une durée déterminée. Dans ce cas, les salariés sont obligés de prendre des jours de congés lorsque l’établissement est clos.
Le refus de congés payés
L’employeur peut, sous certaines conditions, refuser des congés à un salarié. Un délai de prévenance d’un mois doit être respecté, et le refus doit être justifié. Ainsi, des congés peuvent être reportés seulement en cas de circonstances exceptionnelles, d’accroissement ponctuel d’activité ou pour raison de continuité de service.
Néanmoins, certains congés spécifiques ne peuvent être refusés ou reportés (congé parental, congé pour décès d’un proche, etc.).
Les périodes de prises de congés, et notamment la saison estivale, donnent parfois du fil à retordre à celui qui gère les plannings. En plus des obligations à respecter, il est nécessaire d’établir un ordre de priorité.
Qui doit déterminer l’ordre des départs en congé ?
Afin de respecter une certaine équité, il est important de définir, au préalable, un ordre de priorité pour la prise des congés payés. Il n’est pas rare que plusieurs salariés veuillent partir sur la même période. Si cela n’est pas possible pour l’entreprise, alors certains employés se verront refuser leurs jours. Il est donc essentiel de savoir qui est prioritaire au sein des équipes pour les départs en vacances.
La détermination de cet ordre est généralement réalisée simultanément à celle de la période de congés.
Elle peut être fixée par la convention collective dont fait partie l’entreprise, un accord collectif ou bien un accord de branche. Si ces entités n’existent pas au sein de votre entreprise, c’est l’employeur qui doit décider, seul, ou bien après avis du Comité Social et Économique.
Avec un ordre de priorité bien établi et des salariés bien renseignés, le climat social est préservé et l’organisation des vacances se réalise plus sereinement.
Différents critères pour l’ordre des départs
La situation familiale
C’est le premier critère qui doit être pris en compte concernant l’ordre des départs en vacances. En effet, toute personne mariée ou liée par un PACS est prioritaire par rapport à un salarié qui ne l’est pas. Les congés doivent pouvoir, autant que possible, être pris au même moment que le conjoint. Si deux personnes liées par le mariage ou le PACS exercent au sein de votre entreprise, il n’est pas d’ailleurs pas possible de leur refuser des congés simultanés.
Les employés ayant un ou plusieurs enfants à charge, mais aussi un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie, passent également en priorité. Cela est surtout le cas sur les périodes de vacances scolaires. Trouver des moyens de garde n’est pas toujours aisé pour les salariés, ils peuvent donc prendre leurs congés prioritairement.
L’ancienneté au sein de l’entreprise
Un autre critère à prendre en compte est l’ancienneté des salariés. En effet, plus vos collaborateurs travaillent depuis longtemps au sein de votre établissement, plus ils sont prioritaires pour la prise de congés.
Le multiemploi de votre salarié
Voilà le dernier critère évoqué par le ministère du Travail et de l’Emploi. Si un membre de vos équipes exerce une autre activité, auprès d’un second employeur, cela doit être pris en compte. La problématique ici est surtout à résoudre entre les différents employeurs. Afin que la pose de congés du salarié se passe au mieux, il est nécessaire que les entreprises parviennent à s’entendre sur des dates de départ. Un arrangement à l’amiable évitera tout conflit, que ce soit entre les différents employeurs ou entre l’entreprise et son employé.
Des critères facultatifs
Les trois facteurs principaux précédemment évoqués sont dictés par le Code du travail. Chaque entreprise ou convention collective peut néanmoins ajouter d’autres critères à prendre en compte, afin de rester le plus équitable possible. Peuvent ainsi être priorisés :
- les salariés ayant eu des congés refusés l’année précédente ;
- les personnes ayant des enfants en garde alternée avec des dates précises indiquées par jugement ;
- les collaborateurs ayant des enfants scolarisés, sur les dates de vacances scolaires ;
- les salariés dont l’entreprise du conjoint ferme sur une période donnée ;
- etc.
Informer les employés de l’ordre de priorité sur les congés
Une fois l’ordre de priorité établi pour les départs en vacances, l’entreprise doit en informer ses salariés. L’ensemble des équipes doit avoir accès à cette information au moins un mois à l’avance. Elle est généralement donnée en même temps que la période de congé, dont les employés doivent aussi être mis au courant un mois avant son ouverture.
N’importe quel moyen d’information peut être utilisé, tant qu’il est accessible à tous les salariés et que le délai de prévenance est respecté. Ainsi, vous pouvez indiquer l’ordre de priorité pour les départs en congé via :
- un tableau d’affichage ;
- une note d’information interne ;
- un e-mail ;
- l’intranet de l’entreprise.
Manquements à l’obligation d’information et risque encourus
Cette information est une obligation. Si l’entreprise ne la respecte pas, elle prend des risques. Ainsi, tout défaut d’information peut entraîner une amende de 1500 euros par salarié concerné. Cette contravention s’élève à 3000 euros par personne non renseignée en cas de récidive.
Des dommages et intérêts peuvent également être demandés à l’entreprise. Ce dédommagement peut être sollicité par un salarié n’ayant pas pu bénéficier de ses congés comme il le souhaitait en raison d’un manque d’information. C’est en effet bien à l’employeur que revient le devoir de s’assurer que ses employés prennent leurs congés. En cas de litige, c’est à lui de prouver qu’il a respecté ses obligations d’information, aussi bien pour la période de prise de congés que pour les critères d’ordre de priorité.
Priorité sur les départs en congé : comment faire en pratique ?
Les règles établies pour l’ordre de la prise de congés s’avèrent claires et existent pour favoriser l’équité entre les salariés. Cependant, au sein de la plupart des entreprises, poser des jours sur les périodes clés, c’est-à-dire les vacances scolaires d’été et la période de Noël, demeure souvent problématique. Il n’est pas rare que des tensions apparaissent, des jalousies, etc. Pour apaiser vos équipes, il est nécessaire de bien les informer, et leur offrir de l’autonomie. Les laisser prévoir leurs périodes de congés en fonction de leurs envies et de leurs droits reste souvent la meilleure solution. Il peut être utile de les accompagner en leur proposant différents schémas qui respectent à la fois leurs vœux et les besoins de votre établissement.
Les critères d’ordre de priorité interviennent lorsqu’une entente amiable ne semble pas possible.
Enfin, il arrive que deux salariés ne parviennent pas à se mettre d’accord, et que les critères définis plus hauts ne soient pas suffisants pour les départager. Ce peut être le cas s’ils souhaitent partir au même moment, qu’ils présentent une situation familiale identique et la même ancienneté. Dans ce cas, c’est l’âge de l’employé qui a le dernier mot, la priorité étant donnée au plus âgé.
Vous connaissez maintenant toutes les règles afférentes à l’ordre de priorité pour la prise de congés payés de vos salariés. Faites-leur confiance, aidez-les dans leurs prises de décision, et partagez-les en respectant les critères légaux si c’est vraiment nécessaire. Et pour que l’organisation des vacances de vos équipes ne représente plus un casse-tête, optez pour un logiciel de gestion ! Vous gagnerez du temps et serez sûr de respecter l’ensemble des règles pour tous vos salariés.