Les congés payés sont un droit social acquis depuis 1936 par l’ensemble des salariés exerçant en Belgique. S’il est actuellement fixé à 4 semaines, le congé doit faire l’objet d’une demande à l’employeur avant le départ en vacances du salarié. Si la gestion de ces congés est aujourd’hui facilitée par un logiciel de gestion des congés et des absences, l’employeur doit malgré tout valider les congés. Un délai s’applique-t-il ? Quels sont les droits des salariés en cas de non-validation des demandes de congés ? Nous vous disons tout.
L’obligation de l’employeur de valider les congés de ses salariés
L’employeur a pour obligation de valider chaque période de congé de ses salariés. Tout congé doit être demandé par le salarié et validé par l’employeur, qu’il s’agisse d’un départ en vacances, d’un congé exceptionnel ou d’une récupération du temps de travail.
Ainsi, chaque salarié doit déposer une demande de congé suffisamment longtemps à l’avance afin que l’employeur puisse organiser son remplacement et que son absence perturbe le moins possible le fonctionnement du service. Cette demande de départ en congé doit être ensuite validée par l’employeur. Elle sera communiquée au service paie pour prise en considération et mise à jour du compteur des jours de congés.
L’obligation du salarié de déposer sa demande de congés en avance
Pour permettre une meilleure organisation de l’entreprise, le salarié doit déposer sa demande dans un délai raisonnable. Ce délai peut être allongé par l’employeur, notamment lors de la prise de congés d’été qui concerne une période d’absence plus longue et nécessite parfois une réorganisation du service.
Si l’entreprise utilise un logiciel de gestion de planning des congés, le salarié peut faire sa demande depuis son ordinateur ou depuis son téléphone portable. Les échanges simplifiés permettent généralement une réponse plus rapide de l’employeur.
Validation des congés
L’employeur a le mot final sur les congés de ses salariés, sachant que dans la pratique, peu des congés sont refusés et que la plupart des employeurs accèdent en temps et en heure aux demandes d’absence du personnel.
Les congés ne peuvent être établis unilatéralement, un employé ne peut imposer la date de ses congés à son employeur et inversement. La validation des congés par l’employeur est par ailleurs requise, afin que l’employé puisse prendre ses congés.
Que se passe-t-il pour les congés familiaux et pour événement exceptionnel ?
Ces congés ne peuvent être refusés par l’employeur par leur caractère lié à des circonstances exceptionnelles (mariage, décès, maladie d’un enfant, etc.). Le salarié fait alors une demande de congé exceptionnel qu’il remet le plus rapidement possible avant son départ à son employeur.
Il est à noter que ces absences ne pouvant faire l’objet d’un refus doivent être justifiées par la fourniture d’un document officiel (certificat de mariage ou de décès, attestation de maladie d’un enfant par exemple).
Temps de récupération de travail et demande de congé
Un salarié ayant effectué des heures supplémentaires ou complémentaires a la possibilité, selon ce qui a été convenu avec son employeur, de poser des jours de congés de récupération de temps de travail au lieu de percevoir une indemnité.
La procédure est identique à celle des congés payés puisque l’absence ne doit pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, le salarié s’efforcera de respecter le délai de prévenance et l’employeur devra également accepter sa demande dans un délai respectable. L’employeur a parallèlement la possibilité de notifier son refus, comme pour une absence classique.
Comment faire sa demande de congés pour être dans le délai de prévenance ?
Outre anticiper la demande de congés en s’y prenant suffisamment à l’avance, le salarié a généralement plusieurs possibilités pour déposer sa demande de congés.
- Compléter une demande au format papier et la remettre à la signature.
- Envoyer un mail au service concerné qui devra accepter la période d’absence en retour.
- Procéder à l’établissement de la demande de congé par un logiciel de gestion de congé mis à disposition de tout salarié.
Les deux premières solutions impliquent une gestion plus lourde du planning des congés et la prise en considération d’un délai de réponse plus long. En effet, le congé devra être, dans un premier temps, reçu par le responsable qui a toute latitude de prendre un délai avant sa validation puis sa transmission au service paie.
La solution du logiciel de gestion de planning des congés est la plus appropriée puisque le responsable de service reçoit automatiquement et en temps réel, une alerte de demande de congé. Sa validation entraîne immédiatement le transfert puis l’intégration des dates d’absence du salarié dans le logiciel puis sa mention sur la fiche de paie.