Chaque salarié a droit à des congés payés, quel que soit son secteur d’activité. L’employeur est tenu de respecter un certain nombre d’obligations définies par la loi concernant le calcul des indemnités, la durée légale et le délai de validation des congés. Il doit se référer au Code du travail et à la convention collective de son secteur d’activité pour connaître les modalités applicables. Pour faciliter l’organisation du temps de travail et de repos de ses équipes, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et des absences est particulièrement recommandée. Ces outils en ligne permettent d’optimiser la création des plannings de congés et de faciliter les modifications et la communication entre le service RH et les salariés.
La politique de l’entreprise en matière de congés payés
Chaque entreprise doit établir des règles claires concernant la prise de congés payés et les communiquer le plus tôt possible à ses employés. Il s’agit de définir :
- les modalités de la demande
- les délais
- les critères de priorité
- la période de prise de congé autorisée
La période de prise de congés payés
La période de prise de congés autorisée est définie dans le cadre d’un accord d’entreprise. Si les dates n’ont pas été établies, il convient alors de consulter la convention collective de son domaine d’activité. Un employeur est libre de choisir la période de prise de congés qu’il souhaite appliquer à sa société. Cependant, celle-ci doit être validée au préalable par les représentants du personnel. Les dates peuvent s’étendre sur toute l’année ou ne concerner que certains mois de surcroît d’activité.
La durée légale des congés
Selon la législation belge, la durée légale des congés payés est de 4 semaines par an. Ce qui correspond à un total de 20 jours ouvrables pour une année de travail complète. Tout salarié bénéficie de ce droit, quel que soit son type de contrat (CDI, CDD, intérim), sa durée de travail hebdomadaire ou son ancienneté dans l’entreprise. Les congés payés sont calculés en fonction de la période de référence définie par la structure, ou à défaut, durant l’intervalle légal de référence équivalent à l’année précédente.
Calcul du pécule de vacances
Le pécule de vacances remplace le salaire durant la période d’absence de l’employé et est à charge de l’employeur. Elle se compose de 2 éléments : le simple pécule et le double pécule.
Le simple pécule de vacances est la rémunération normale du mois, afférente aux jours de vacances. Ce pécule, pour l’année en cours, est établi en fonction du nombre de mois travaillés ou assimilés, au cours de l’année précédente. Ce pécule est payé au moment de la prise des vacances et est assujetti aux cotisations de sécurité sociale tant pour l’employeur que le travailleur.
Le double pécule de vacances s’élève à 92 % de la rémunération brute. Il est calculé en fonction du nombre de mois travaillés ou assimilés en au cours de l’année précédant les vacances. Ce pécule n’est pas assujetti aux cotisations patronales de sécurité sociale. Cependant, le travailleur est redevable d’une cotisation personnelle de sécurité sociale de 13,07 %.
Les obligations légales de l’employeur en matière de temps de repos
L’employeur a pour obligation de respecter les règles définies par la loi et les conventions collectives en matière de temps de travail et de repos des salariés, soit :
- 8h de travail par jour
- 38h de travail par semaine
- 35h de repos hebdomadaire au minimum
L’inspection du travail veille au respect et à l’application de la durée légale du travail en Belgique. C’est pourquoi, l’employeur est contraint de lui transmettre systématiquement les plannings de travail et de congés de ses salariés.
Le délai de validation des congés payés
Un salarié qui effectue une demande de congés au service RH de son entreprise, attend généralement une réponse rapide pour organiser son temps de repos, alors quel délai l’employeur a-t-il pour valider les congés?
En Belgique, le délai de validation des congés est laissé à l’appréciation de l’employeur, bien que les absences justifiées soient un droit pour le salarié. Il n’existe donc pas de délai légal pour leur acceptation, sachant que la décision doit être rendue raisonnablement par l’employeur.
L’absence de réponse de l’employeur sur une demande de congé est considérée comme une acceptation. Le salarié est en droit de prendre ses vacances sans que son absence ne soit considérée comme un abandon de poste. Le travailleur doit tout de même être en capacité de prouver qu’il a bel et bien effectué une demande sans obtenir de réponse de l’entreprise, sans quoi il pourra être sanctionné.
Refuser des congés : droits et obligations
Une forte demande de prise de congés durant une période de surcroît d’activité ou lors d’événements exceptionnels, peut avoir des conséquences sur la productivité d’une entreprise. Dans ces circonstances, est-ce qu’un employeur est en droit de refuser des congés ?La réponse est oui. Un employeur est en mesure de refuser des congés sous certaines conditions. Son refus doit être justifié, par exemple, pour assurer la continuité de ses services durant une période de hausse d’activité. Dans tous les cas, sa décision ne doit pas être considérée comme abusive. En cas de non-acceptation des congés, le salarié devra modifier ses dates.
Dans le cadre d’un événement familial exceptionnel comme une naissance, le décès d’un proche ou un mariage, l’employeur n’est pas en droit de refuser la demande de congés. Le salarié est malgré tout tenu de transmettre un justificatif au service RH.
L’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel pour mieux encadrer les congés payés
Les règles relatives aux congés payés, le calcul du pécule de vacances ou des circonstances exceptionnelles, peuvent compliquer l’organisation des congés des salariés d’une entreprise. Passer par un logiciel RH en ligne permet d’optimiser la gestion de son personnel et de créer des plannings de travail et de congés efficaces. L’ensemble des tâches sont automatisées, ce qui permet au salarié de se positionner sur des créneaux de manière autonome, et à l’employeur d’être informé immédiatement de la demande. Les modifications sont opérées facilement, sans risque d’erreur de saisie. Quant à la communication entre le service RH et les équipes, celle-ci est beaucoup plus fluide et rapide.
Un employeur est soumis à plusieurs obligations en matière de congés payés. Ces modalités, définies par la loi et les conventions collectives, concernent la période, la durée et le montant du pécule de vacances. Elles permettent d’encadrer le temps de travail et de repos des salariés. Pour faciliter la gestion des plannings de congés et s’assurer de respecter les dispositions légales, une entreprise peut utiliser un logiciel de gestion du personnel. Ces outils sont conçus pour faciliter la création des plannings et favoriser la communication entre un employeur et ses équipes.