C’est à vous que revient la gestion des dossiers du personnel ? En tant que responsable des ressources humaines ou gérant de votre entreprise, cette tâche est souvent redoutée. En effet, créer le dossier d’un salarié à l’embauche n’est pas trop compliqué, mais s’assurer qu’il reste à jour en permanence l’est bien plus. Retrouvez ici tout ce qu’il faut savoir pour mettre à jour les dossiers du personnel facilement, et en quoi un logiciel de gestion des documents RH peut vous aider au quotidien !
Dossier du personnel : définition et avantages
Pour chaque employé travaillant au sein de votre entreprise, il est essentiel de créer un dossier personnel. Celui-ci va regrouper tous les documents liés à la situation RH de l’employé et à sa paie. On y retrouve, entre autres :
- les informations sur l’identité du salarié ;
- son contrat de travail ;
- ses bulletins de paie ;
- ses fiches d’entretien et d’évaluation ;
- ses certificats de formation ;
- les documents liés à son départ (licenciement, rupture conventionnelle…) ;
- etc.
Ce dossier n’est pas obligatoire au niveau légal, mais peut être prescrit par la convention collective à laquelle votre entreprise appartient. Dans tous les cas, créer ce dossier dès l’arrivée d’un nouvel employé semble essentiel pour suivre sa carrière de manière assidue. C’est également utile pour avoir toutes les pièces justificatives à portée de main en cas de conflit avec le salarié ou avec l’administration (fiscale ou sociale).
Les bénéfices liés à une bonne gestion des dossiers salarié
Bien que cela n’ait rien d’obligatoire, créer les dossiers du personnel semble indispensable au sein d’une entreprise, peu importe sa taille. De nombreux avantages en sont tirés.
Tout d’abord, cela permet de gérer les documents des employés efficacement. Tout est regroupé au même endroit pour un salarié. S’il faut rajouter une information, on sait rapidement où l’insérer. Et si un document est réclamé, le trouver est un jeu d’enfant. Cela épargne un temps de recherche considérable pour les équipes des ressources humaines.
Le fait de classer et conserver les documents des employés permet également de protéger son entreprise en cas de conflit. Si vous avez gardé tous les documents et justificatifs liés à l’embauche d’un salarié, vous pourrez vous défendre plus facilement face à l’attaque de l’un de vos collaborateurs. De plus, avec des dossiers bien faits, vous vous assurez d’avoir à portée de main les documents qu’il est obligatoire de conserver pour respecter la législation (contrats de travail par exemple).
Enfin, les dossiers du personnel permettent de suivre facilement l’évolution d’un salarié au sein de l’entreprise. On peut en coup d’œil voir ses évaluations, l’évolution de sa rémunération, ses absences, etc.
Bien gérer les dossiers de ses équipiers, c’est avant tout gagner du temps et de l’efficacité, ce qui est primordial pour une entreprise plus productive !
Mises à jour des dossiers du personnel : pourquoi et comment ?
Une fois que les dossiers du personnel sont créés et classés, cela ne signifie pas que vous n’avez plus à y toucher. En effet, pour tirer tous les bénéfices liés aux dossiers salariés, il est essentiel que ceux-ci soient mis à jour régulièrement. Il existe deux situations principales qui impliquent de mettre à jour ces dossiers.
Tout d’abord, si la législation change, il vous faudra mettre vos dossiers en conformité avec les nouvelles attentes. Par exemple, il peut être nécessaire d’ajouter des documents qu’il devient obligatoire de conserver, de modifier la durée de conservation de certaines informations, ou encore de supprimer des données qui ne doivent plus être collectées par l’entreprise.
La deuxième raison d’une mise à jour du dossier du personnel est bien entendu la modification de la situation du salarié. Cela peut-être :
- un changement de coordonnées ;
- une déclaration d’accident du travail ;
- une nouvelle formation suivie ;
- la signature d’un avenant au contrat de travail ;
- une nouvelle évaluation ;
- une démission ;
- etc.
Dans tous les cas, cette information modifiée doit figurer dans le dossier du personnel. Le salarié doit toujours fournir un justificatif de sa nouvelle situation (pour une nouvelle adresse par exemple), ou bien c’est l’entreprise qui doit ajouter le document concerné dans le dossier (une nouvelle évaluation par exemple). Quoi qu’il en soit, il est indispensable de conserver les justificatifs précédents, afin de pouvoir retracer l’historique de la situation en cas de besoin.
Utilisation d’outils pour mieux gérer les dossiers des employés
Gérer les dossiers du personnel, et notamment leur mise à jour, n’est pas une tâche évidente. Il faut bien connaître la législation en vigueur à tout moment, et se montrer réactif pour toute nouvelle donnée à insérer dans le dossier d’un salarié. Il est nécessaire d’être consciencieux, afin de ne rien oublier.
Il existe aujourd’hui de nombreux outils pour aider les services des ressources humaines au quotidien. La mise en place de dossiers du personnel dématérialisés, associés à une gestion par logiciel, présente beaucoup d’avantages. Tout d’abord, en supprimant au maximum les formats papier, on évite les problèmes de stockage et de logistique, qui peuvent vite constituer de véritables défis pour les grandes entreprises. La gestion assistée ou automatique des dossiers s’avère bien plus simple. En cas de nouvelle législation, le logiciel se met automatiquement à jour. Si par exemple, les délais de conservation obligatoires de certains documents sont modifiés, alors le logiciel prend cette information en compte et transforme ses propres données. Pour les mises à jour des dossiers du personnel avec de nouvelles pièces et de nouveaux justificatifs, les choses sont simples. Il vous suffit d’ajouter la pièce au dossier dématérialisé, le logiciel le prend en compte, le date, et se charge de son classement. Ce type d’outil représente un véritable gain de temps, mais aussi d’efficacité. Ainsi, vous êtes sûr de ne plus vous tromper, vous pouvez effectuer les mises à jour tranquillement au fur et à mesure, et vous restez toujours en conformité avec la loi.