Vous êtes chef d’une entreprise ou responsable RH et souhaitez rester dans la légalité à tout point de vue ? Le respect des délais de conservation des documents RH est alors primordial. Entre les données personnelles des salariés, les fiches de paie, les visites médicales et autres paiements de taxe, il peut être difficile de s’y retrouver. À travers cet article, vous connaîtrez la durée de garde de chaque type de document concernant vos employés. Et pour un pilotage encore plus simple, découvrez tous les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des documents du personnel !
Documents RH : qu’est-ce que c’est ?
Au sein d’une entreprise, la documentation produite est vaste. Chaque service a ses propres obligations, et doit conserver ses documents selon la législation en vigueur. Au niveau des ressources humaines, il existe de nombreux papiers à classer et archiver. On retrouve notamment :
- les règlements de travail ;
- les fiches fiscales ;
- les contrats de travail ;
- les documents ONSS
- le registre général du personnel ;
- etc.
Tous les documents de cette liste, non exhaustive, sont à la charge des services des ressources humaines. Ils doivent être classés pour chaque employé, facilement trouvable en cas de besoin, et conservés selon un certain délai prescrit par la législation.
Combien de temps conserver chaque document ?
Chaque document présente une durée de conservation spécifique. Ces durées, indiquées par les différents articles légaux en vigueur, sont des délais minimums. Vous avez toujours la possibilité de garder des papiers plus longtemps si vous estimez que cela est nécessaire. Il est également essentiel de conserver, d’une manière illimitée, les documents permettant de reconstituer la carrière d’un salarié, afin de répondre à ses besoins lorsqu’il souhaite partir en retraite ou effectuer des simulations à cet effet.
Tableau récapitulatif
Voici un tableau exposant l’ensemble des durées de conservation des documents RH.
| Type de document | Délai de conservation minimum |
| Règlement de travail | Obligation de conservation tant qu’il y a des travailleurs en service |
| Registre général du personnel | 5 ans à partir de la date d’inscription de la dernière mention obligatoire (c.-à-d. date de sortie du dernier travailleur inscrit) |
| Registre de mesure du temps de travail | 5 ans après la fin du mois qui suit le trimestre durant lequel l’inscription a été effectuée |
| Compte individuel et les annexes éventuelles | 5 ans à partir du jour de la clôture annuelle du compte |
| Fiche d’information relative au bonus salarial | 5 ans |
| Fiche fiscale | 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la période imposable |
| Contrat d’occupation d’étudiant | 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat |
| Contrat de travail à domicile | 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat |
| Convention d’immersion professionnelle | 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat |
| Autres contrats de travail | Conservation souhaitée pendant un an après la cessation du contrat |
| Accord portant sur l’allocation de mobilité | 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution de l’accord portant sur l’allocation de mobilité |
| Avis portant communication des horaires variables | 1 an à partir du jour où l’horaire prévu par l’avis cesse d’être en vigueur |
| Document de contrôle des dérogations à l’horaire normal du travailleur à temps partiel | 5 ans à partir de la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel la dernière inscription a été faite |
| DMFA | 5 ans |
| Avis DIMONA de l’ONSS | 6 mois à partir de la réception de l’avis Dimona |
| Documents aides à l’emploi | 5 ans |
| Déclaration des retenues dues sur RCC | 3 ans à partir de l’envoi du relevé à l’ONP |
| Livre de validation | 5 ans à partir du 1er jour du mois qui suit celui au cours duquel la dernière mention a été consignée |
| Fiche d’accident | 10 ans au moins |
Les informations et données personnelles
L’ensemble des données privées d’un salarié sont conservées durant toute la collaboration avec ce dernier. C’est le cas pour son CV, ses diplômes, ses certificats de formation, et toutes ses informations personnelles. La conservation de ces éléments est soumise aux lois RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). L’employé a un droit d’accès et de modification sur les données le concernant. L’ensemble des données doit également être sécurisé.
Sous quelle forme garder les documents d’entreprise ?
Stocker et archiver les documents RH est une nécessité pour toutes les entreprises. Néanmoins, cela représente une tâche ardue et chronophage. Respecter les délais de conservation demande beaucoup de vigilance, et le stockage des papiers constitue parfois un véritable défi logistique. Pour faciliter le travail des responsables des ressources humaines et s’assurer de suivre la réglementation, utiliser un logiciel de gestion électronique des documents est une excellente solution.
Avec ce type d’outil, l’ensemble des documents relatifs au personnel est gardé en toute sécurité. Le logiciel se charge de l’horodatage et gère les durées de conservation de chaque donnée. Si la loi change, l’outil est mis à jour en fonction des nouvelles obligations. Ainsi, vous n’avez plus à vous soucier des délais de conservation, vous êtes sûr de toujours respecter la législation en vigueur. Vous gagnez alors de la place, du temps, et de la productivité, et évitez toute erreur !
Pourquoi est-ce important de bien gérer les documents RH ?
Dans les services de ressources humaines, les nombreux documents produits ou reçus n’ont pas qu’une fonction à l’instant T. En effet, tous ces écrits peuvent constituer des preuves en cas de litige avec un employé. En ayant à portée de main tous les documents liés à l’emploi d’un salarié, vous vous trouvez en règle et vous pouvez vous défendre durant un conflit. Ces documents peuvent également vous servir à prouver que votre entreprise a bien rempli ses obligations face à l’administration, notamment au niveau fiscal. En plus des atouts que représente la bonne gestion des documents liés au personnel d’une entreprise, il faut prendre en compte l’aspect légal.
Quelles lois encadrent la conservation des documents RH ?
Concernant la conservation des documents liés aux ressources humaines d’une entreprise, différentes lois s’appliquent.
On retrouve notamment le Code du travail. Celui-ci encadre tout d’abord la création du registre du personnel. Ce registre contient des informations et données essentielles sur chaque salarié (identité, poste, contrat, etc.). Il est obligatoire pour toutes les entreprises. Le Code du travail établit également la durée de conservation des documents comme les bulletins de paie ou les décomptes d’heures et de jours travaillés. On y retrouve aussi les indications à suivre pour les papiers liés à un accident du travail et pour ceux produits par l’inspection du travail.
Pour les contrats de travail, les documents relatifs aux fins de contrat (démission, licenciement, etc.) et les fiches exposant la participation et l’intéressement d’un salarié, c’est le Code civil qui entre en jeu. On retrouve également, parmi les codes légiférant la durée de conservation des données RH, le Code de la Sécurité Sociale (pour les charges sociales), ainsi que le Livre des procédures fiscales (taxe sur les salaires). Comme on peut le voir, les lois à connaître sur ces délais de conservation sont nombreuses, et il peut être difficile de s’y retrouver.
Quelles sanctions en cas de non-respect des délais de conservation ?
Dans la plupart des cas, la mauvaise gestion des données liées aux ressources humaines n’entraîne pas de sanction.
Pour les documents RH à conserver dans le dossier du salarié, le non-respect des délais n’implique pas spécifiquement de sanction. Néanmoins, cela peut poser de graves problèmes à votre entreprise, parfois encore plus conséquents qu’une amende. En effet, en cas de litige ou de conflit, si vous ne pouvez pas apporter de preuve allant dans votre sens ou que vous ne pouvez pas vous défendre, cela peut s’avérer fort délétère.