Une entreprise est tenue de stocker et d’archiver les documents de ses employés de manière sécurisée. La conservation des données du personnel permet de faciliter le travail des ressources humaines et contribue au bon fonctionnement d’un organisme. C’est aussi une obligation légale, qui garantit l’accès des autorités en cas de litige ou de contrôle. Dans ce contexte, choisir le meilleur support pour stocker et archiver les dossiers des employés représente un véritable enjeu. C’est pourquoi, les entreprises se tournent vers des logiciels de gestion des documents du personnel pour conserver leurs données. Ces outils en ligne permettent d’accéder facilement aux informations et de garantir leur confidentialité.
Pourquoi stocker et archiver les documents du personnel ?
La loi impose aux entreprises de conserver les documents du personnel en lien avec la fiscalité, la sécurité sociale et le droit du travail. Les fiches de salaire ou les contrats de travail font partie des éléments à archiver obligatoirement. Ils constituent des preuves sur lesquelles les autorités peuvent s’appuyer en cas de litige ou de contrôle.
Une gestion efficace des dossiers du personnel permet également de faciliter le travail des ressources humaines. En conservant les documents importants, l’entreprise peut suivre la performance, la formation, les évaluations et d’autres aspects du parcours professionnel de ses salariés. De cette façon, les responsables RH détiennent toutes les informations permettant d’attribuer correctement les congés et la bonne gestion des avantages sociaux.
La conservation des dossiers des salariés est aussi un bon moyen d’assurer la continuité des activités de l’entreprise en cas de démission ou de licenciement. Les documents en lien avec les missions du poste, les projets en cours et les tâches accomplies permettent de faciliter la rédaction d’une fiche de poste et l’intégration d’un nouveau collaborateur.
Au-delà des exigences proprement légales, une gestion efficace des dossiers du personnel contribue au bon fonctionnement d’un organisme. Le stockage des documents garantit la sécurité de l’entreprise en cas de litige et permet d’optimiser les processus de recrutement.
Où stocker et archiver les documents du personnel ?
Les documents du personnel doivent être conservés dans un endroit sûr et accessible, au sein de l’entreprise.
• Archives papier : les documents comme les contrats de travail et les fiches de salaire en version papier peuvent être conservés dans des classeurs ou des dossiers sécurisés. Idéalement, dans un coffre ou un lieu verrouillé pour protéger la confidentialité. Les archives physiques présentent tout de même plusieurs contraintes. Les documents risquent de se détériorer au fil du temps, la recherche des informations est plus complexe et les dossiers papiers peuvent être égarés.
• Systèmes de stockage en ligne : de plus en plus d’entreprises optent pour une gestion numérique des dossiers des employés. Les fichiers dématérialisés sont conservés sur des serveurs informatiques, avec des sauvegardes régulières. Un logiciel de gestion du personnel permet de centraliser les documents dans un espace sécurisé, de limiter la perte de données et offre un accès rapide et contrôlé aux documents.
Quel que soit le lieu de stockage, celui-ci doit garantir la confidentialité des informations et permettre un accès restreint aux personnes autorisées, comme le service des ressources humaines ou les responsables administratifs. La conservation des données en ligne est recommandée à condition de respecter les réglementations en matière de protection des données et de sécurité informatique.
Quels sont les outils qui permettent de stocker les documents et les informations relatives au personnel d’une entreprise ?
Les logiciels de gestion du personnel sont généralement utilisés par les entreprises pour :
• Faciliter la conception des plannings
• Attribuer les congés des employés
• Communiquer de manière plus efficace avec les salariés
• Suivre l’avancement des projets
• Répartir efficacement les missions
• Faciliter les démarches liées au recrutement du personnel (signature du contrat de travail)
Ces outils en ligne proposent aussi des solutions de stockage des données. Les documents sont centralisés sur un cloud entièrement dédié à l’entreprise et hébergés dans un environnement ultra sécurisé. La confidentialité des informations est garantie par des autorisations d’accès entièrement personnalisées.
Les documents à conserver par l’entreprise
Un employeur est tenu d’archiver et de stocker un certain nombre d’éléments administratifs en lien avec le parcours professionnel du salarié, le droit du travailet la sécurité sociale. Parmi les documents à conserver dans un dossier dédié au salarié, on retrouve :
• Les contrats de travail
• Les fiches de salaire
• Les évaluations de performance
• Les certificats médicaux
• Les arrêts de travail
• Les documents en lien avec des incidents de travail
• Les certificats de formation
• Les résultats d’évaluations
• Les justificatifs de congés payés
• Les déclarations et les paiements de cotisations sociales auprès des organismes compétents
• Les attestations de déclaration préalable à l’embauche et les attestations de salaire en cas d’arrêt-maladie ou de congé maternité.
La durée de conservation des documents du personnel par l’employeur
Ces délais peuvent varier en fonction des évolutions législatives. Il est recommandé de consulter régulièrement les lois en vigueur ou de solliciter l’avis de professionnels du droit du travail pour garantir la conformité de la conservation et du stockage des dossiers du personnel.
Qui peut consulter les documents des salariés ?
L’accès aux documents du personnel doit être strictement contrôlé. Les gestionnaires RH et les responsables autorisés peuvent y accéder. Les employés, quant à eux, ont un accès limité à leurs propres informations. Pour consulter leur dossier, ils doivent faire une demande formelle au service des Ressources humaines. La consultation sera encadrée et acceptée uniquement sous certaines conditions. Les logiciels de gestion du personnel simplifient la gestion des autorisations, assurant ainsi la confidentialité des données.
Quelle est la démarche pour y avoir accès en tant que salarié ?
Un employé peut accéder à son dossier personnel sous certaines conditions. Il doit commencer par en formuler la demande auprès de son employeur ou du service RH de la structure. La demande devra préciser les documents à consulter, ce qui peut inclure le contrat de travail, les évaluations de performance ou les certificats de formation.
L’entreprise est tenue de communiquer clairement le processus d’accès, comme la personne à contacter et les délais de traitement, de manière à éviter toute ambiguïté. Une fois la démarche effectuée, l’organisme devra traiter celle-ci dans les délais convenus. La transmission des données peut se faire par une remise en main propre, par courrier électronique, ou tout autre moyen sécurisé défini par l’entreprise.
Il est essentiel que ce processus soit transparent, efficace, et respecte la confidentialité des informations. L’entreprise doit également s’assurer de respecter les réglementations en matière de protection des données lors de la gestion de ces demandes d’accès.
Les conséquences en cas de mauvaise conservation ou de perte des documents du personnel
La perte ou la non-conservation des documents peut avoir des conséquences néfastes pour une entreprise. Cette négligence peut entraîner des sanctions légales, nuire à la réputation de la structure et compliquer la résolution des problèmes internes. Un logiciel de gestion du personnel minimise ces risques en assurant une conservation sécurisée et facilement accessible des documents.
L’archivage et le stockage des documents des employés représentent un enjeu important pour les entreprises. Une bonne gestion des dossiers du personnel est indispensable au bon fonctionnement d’une structure. Il s’agit également d’une obligation légale en cas de litige ou de contrôle de la part des autorités. Il existe des outils en ligne destinés à faciliter la conservation des données. C’est le cas des logiciels de gestion du personnel qui proposent un espace sécurisé sur un cloud propre à l’entreprise. L’utilisation de ces outils permet d’accéder plus facilement aux informations et de garantir leur confidentialité.