S’assurer que les documents des employés sont conformes aux réglementations en vigueur est un processus en plusieurs étapes. Cela implique la détention de documents obligatoires, leur conservation dans un espace sécurisé pendant un délai imparti, l’obligation de respecter la forme et le contenu défini par la loi pour chaque type de fichier. Des outils en ligne comme les logiciels de gestion des documents du personnel, permettent d’optimiser ces procédés et de veiller, de façon automatisée, à la conformité des données.
Documents des employés : de quoi s’agit-il ?
Lorsqu’on évoque les documents des employés, on fait référence à l’ensemble des informations, des dossiers et des données papier ou numériques en lien avec la relation professionnelle d’un salarié et son employeur. Ces documents ont une grande importance, puisqu’ils constituent une trace écrite des différents accords mis en place dans le cadre de la relation de travail.
Voici quelques exemples de documents du personnel :
• Le contrat de travail est un document juridique qui établit les conditions d’emploi entre l’employé et l’employeur. Il précise notamment les responsabilités, les droits, la rémunération et les horaires de travail du salarié.
• Le bulletin de salaire fournit les informations détaillées sur la rémunération d’un employé, comme le salaire de base, les heures travaillées, les déductions et les avantages sociaux.
• Les certificats de formation attestent des formations professionnelles suivies par l’employé.
• Les évaluations de performance regroupent l’ensemble des missions et les performances réalisées par un employé au fil du temps. On s’appuie sur ces données pour prendre des décisions en lien avec les promotions, les augmentations de salaire ou les formations supplémentaires.
• Les attestations de travail sont des documents qui attestent de l’emploi d’une personne au sein de l’entreprise. Elles peuvent être demandées dans le cadre de changements d’emploi ou pour des raisons administratives.
• Les documents relatifs aux avantages sociaux (assurance santé, retraite ou congés payés)
Une bonne gestion de ces documents permet de garantir leur conformité légale. Les entreprises doivent définir des politiques claires en matière de conservation, d’accès et de protection de la confidentialité des données pour respecter les réglementations en vigueur.
Qu’entend-on par “conformité des documents” ?
Des documents sont dits “conformes” lorsqu’ils respectent la réglementation en vigueur en matière de droit du travail, de confidentialité ou de politique interne de l’entreprise. Les critères de conformité dépendent du contexte, du secteur d’activité et de l’organisme lui-même. En matière de ressources humaines, la réglementation est stricte, par exemple :
• L’établissement d’un contrat de travail est réglementé par le Code du travail et les conventions collectives.
• La loi du travail impose une forme et un contenu bien précis aux bulletins de salaire.
• Les données du personnel doivent être conservées par l’entreprise entre 3 et 5 ans (en fonction du document).
Qui veille au respect des réglementations en vigueur en matière de documents des employés ?
Plusieurs instances internes et externes à l’entreprise sont chargées de veiller au respect des réglementations et à la conformité des documents du personnel :
• Le département des ressources humaines est en première ligne pour assurer la conformité des documents des salariés. Il est chargé de la création, de la gestion et de l’archivage des dossiers du personnel. Les membres du service RH veillent à ce que les contrats de travail soient rédigés correctement, à l’établissement des bulletins de salaire et au respect de la politique de confidentialité des données des salariés.
• Le département juridique de l’entreprise s’assure que les contrats de travail respectent les lois en vigueur, donne des conseils sur les questions de confidentialité et de protection des données, et intervient en cas de litiges liés aux documents des salariés.
• La direction générale de l’entreprise a la responsabilité de s’assurer que l’ensemble de l’organisation respecte les réglementations en vigueur. Elle peut définir les politiques générales de gestion des documents du personnel et superviser les pratiques des différents départements.
• Les experts en conformité : certaines entreprises font appel à des experts en conformité ou à des consultants spécialisés dans la gestion des ressources humaines pour s’assurer que toutes les pratiques liées aux documents des salariés respectent les normes légales.
• Les autorités gouvernementales chargées de la régulation du travail peuvent aussi veiller à la conformité des documents des salariés en effectuant des audits ou des inspections.
Pourquoi s’assurer de la conformité des documents des employés ?
Veiller à la conformité des documents des salariés est un enjeu qui ne doit pas être pris à la légère. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles une entreprise doit constamment s’assurer que les dossiers des salariés respectent la législation en vigueur :
• Les entreprises sont soumises à un ensemble de lois et de réglementations en matière de gestion des ressources humaines. Assurer la conformité des documents des employés permet de prévenir d’éventuelles sanctions.
• La protection des droits des employés : les contrats de travail et les bulletins de salaire font partie des éléments qui garantissent les droits des employés. En veillant à leur conformité, l’entreprise s’assure que les droits de chaque salarié sont respectés.
• La protection des données : les informations contenues dans les documents des employés sont privées. La conformité garantit la mise en place de politiques de confidentialité strictes qui protègent les données personnelles des employés contre tout accès non autorisé.
• Des documents conformes facilitent la gestion quotidienne des ressources humaines. Ils sont nécessaires pour évaluer la performance des employés, gérer les avantages sociaux, prendre des décisions en matière de promotions, et assurer une communication transparente entre l’employeur et l’employé.
• En cas de litige, il est courant de consulter les documents du personnel. Ils fournissent une base objective sur laquelle s’appuyer pour résoudre les conflits et permettent de réduire les risques de contentieux juridiques, pour peu qu’ils soient rédigés correctement et bien conservés.
• Les entreprises non conformes aux réglementations en matière de documents des employés peuvent être soumises à des amendes en cas de litige. La conformité permet de réduire ces risques financiers éventuels.
Comment veiller à la conformité légale des documents des employés ?
Plusieurs étapes sont nécessaires pour s’assurer que les documents des employés respectent les réglementations en vigueur. Pour commencer, il faut identifier les documents qui disposent d’un cadre légal comme les contrats de travail, les bulletins de salaire, les écrits en lien avec la sécurité sociale et la fiscalité.
Une fois ces documents identifiés, il faut veiller à ce qu’ils soient stockés dans un espace dédié et sécurisé comme une pièce verrouillée, un coffre ou un cloud en ligne. Investir dans un logiciel de gestion du personnel permet de faciliter la traçabilité des documents, d’optimiser la conservation des données et de trouver plus facilement les informations. Les dossiers des salariés devront être conservés plusieurs années, dans le respect des obligations définies par la loi pour chaque type de fichier.
Le personnel du service des ressources humaines doit être au fait des exigences de conformité et connaître les bonnes pratiques en matière de gestion des documents. L’entreprise doit élaborer des politiques de confidentialité claires pour assurer la protection des données des employés et informer le personnel sur la façon dont les informations sont traitées, stockées et partagées. Il est nécessaire de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les documents contre tout accès non autorisé. Dans le cas d’un archivage en ligne, cela inclut la gestion des accès, le cryptage des données sensibles et la surveillance régulière des systèmes.
Si besoin, il est possible de collaborer avec des experts externes comme les consultants en conformité ou les avocats spécialisés pour garantir que vos pratiques respectent les dernières réglementations.
Le logiciel de gestion du personnel pour s’assurer que les documents des employés sont conformes aux réglementations en vigueur
Un logiciel de gestion du personnel est un outil utilisé par les entreprises pour optimiser les différents processus RH comme la création des plannings, la signature des contrats ou le partage d’informations. Ils proposent différentes fonctionnalités permettant de veiller à la conformité des documents des salariés, comme :
• L’automatisation des tâches : la gestion des documents du personnel est automatisée, ce qui limite le risque d’erreurs et la perte de données.
• Un suivi efficace des échéances : ces outils permettent de définir des rappels automatisés pour les échéances de conservation des documents. Ils permettent ainsi de garantir que les fichiers seront gardés durant toute la durée légale.
• La centralisation des informations : grâce à un espace en ligne dédié, les logiciels centralisent toutes les informations relatives aux employés, et proposent un accès facile et sécurisé aux documents.
• La gestion des autorisations d’accès : les logiciels de gestion RH permettent de définir des autorisations d’accès personnalisées, conformément aux politiques de confidentialité. De cette façon, seules les personnes autorisées peuvent consulter des informations sensibles.
• La traçabilité des modifications : ces outils enregistrent les modifications apportées aux documents en temps réel, ce qui peut être utile en cas d’audit ou de nécessité de justifier des actions précises.
Veiller à ce que les documents des employés soient conformes aux réglementations en vigueur va au-delà de la simple formalité administrative. Il s’agit d’un véritable engagement éthique de la part d’une entreprise et d’un département RH. Il s’agit de respecter les droits des employés et le Code du travail, de protéger son entreprise tout en favorisant son bon fonctionnement. Aujourd’hui, des outils en ligne comme les logiciels de gestion du personnel permettent de s’assurer de la conformité des documents du personnel simplement et facilement.