Il incombe à chaque employeur de gérer les horaires de travail du personnel de son entreprise. Les moyens dédiés à cette gestion horaire sont nombreux, mais le pointage reste le plus utilisé. Alors, la pointeuse, obligatoire ou pas ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir concernant le cadre légal entourant les systèmes de pointage. Et retrouvez également les avantages de l’utilisation d’une pointeuse associée à un logiciel de pointage du temps de travail.
Le décompte du temps de travail
Au sein de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, la durée de travail de chaque salarié peut être être comptabilisée et enregistrée. Cette tâche est du ressort du dirigeant de la société. C’est sa responsabilité et c’est une obligation.
Pourquoi enregistrer le temps de travail des salariés ?
Le temps de travail effectif des employés ne doit pas être obligatoirement décompté en Belgique, bien que conseillé, qu’il soit effectué au sein des locaux de l’entreprise ou en extérieur. L’employeur peut ainsi s’assurer que ses collaborateurs exercent bien le nombre d’heures prévues par leur contrat ou par la législation. Grâce à ce suivi, il est également plus facile de calculer les temps de repos auxquels a droit le salarié. Une bonne gestion du temps de travail permet aussi de visualiser rapidement si des heures supplémentaires ou complémentaires ont été réalisées, et en quelle quantité. Enfin, le service comptable utilise l’enregistrement des heures effectuées en vue d’établir les bulletins de paie.
Qui est concerné par le suivi du temps de travail ?
En Belgique, le Code du travail n’impose pas à l’employeur de justifier les horaires de travail de l’ensemble des salariés, peu importe leur temps de travail (temps complet ou partiel, horaires collectifs ou individuels, etc.). Il en est de même quel que soit le contrat signé (intérim, CDD, CDI).
Comment contrôler le temps de travail des employés ?
Pour contrôler et justifier les heures de ses employés, il est nécessaire de les relever. En effet, les horaires d’arrivée et de départ de chaque salarié doivent être notés et enregistrés. Il existe pour cela de nombreux systèmes :
- le registre papier ;
- le tableur Excel ou autre similaire ;
- la pointeuse horaire ;
- le dispositif biométrique.
Chaque système présente des avantages et des inconvénients. Certaines méthodes ne sont plus vraiment utilisées, sauf pour de très faibles effectifs. C’est notamment le cas du registre papier ou du tableur. Ces méthodes prennent beaucoup de temps, et le risque d’erreur reste considérable.
Les moyens à la pointe de la technologie, comme les dispositifs biométriques, sont encadrés de manière très stricte par la loi. La Commission nationale de l’informatique et des libertés refuse d’ailleurs qu’une entreprise ait recours à la biométrie seulement pour le contrôle des horaires. Cette méthode s’avère en effet disproportionnée par rapport au but recherché, et crée de véritables problématiques quant à la gestion des données personnelles.
Est-ce obligatoire d’installer un système de pointage ?
La mise en place d’une pointeuse semble finalement constituer une excellente solution pour la gestion du travail des employés. Mais que dit la loi sur le pointage ? En Belgique, l’enregistrement du temps de travail n’est pas encore rendu obligatoire. La pointeuse en entreprise n’est donc pas obligatoire à ce jour.
Les choses pourraient néanmoins changer dans les années à venir. En effet, le 14 mai 2019, un arrêté a été rédigé par la Cour de Justice de L’Union européenne. Au sein de cet écrit, il a été jugé que seule la mise en place d’un système de pointage pouvait assurer aux salariés leurs droits en matière de temps de travail et de temps de repos. Il n’est pas impossible que cette décision émanant de la Cour de Justice de l’Union européenne fasse évoluer la loi belge à l’avenir.
Les avantages du pointage du personnel
Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’installer une pointeuse horaire en entreprise, on en trouve beaucoup au sein des PME comme des grandes firmes. Alors pourquoi installer un système de pointage dans l’entreprise ? Et bien parce que cela présente de nombreux avantages, notamment lorsque la pointeuse est associée à un logiciel de gestion de planning. Cet ensemble :
- est très fiable et supprime le risque d’erreur ;
- facilite les calculs pour l’établissement des bulletins de salaire ;
- permet de calculer les heures supplémentaires et les temps de repos ;
- constitue une preuve irréfutable des heures réalisées par le personnel ;
- évite les conflits à propos des horaires.