La pointeuse ne sert pas uniquement à contrôler la présence des salariés dans l’entreprise et à s’assurer que chacun est bien présent un jour donné. Si elle a été longtemps considérée comme un moyen de vérifier les allées et venues des salariés et donc de les suivre quelque peu à la trace, la pointeuse actuelle équipée d’une application de badgeuse en ligne, devient bien plus qu’un moyen de surveiller les employés. Quelle est la mission de cet outil indispensable à la bonne gestion des salariés ? Faisons le point.
Zoom sur le fonctionnement de la badgeuse en ligne
Ce dispositif permet de gérer de façon très efficace le temps de travail de chacun. Le fonctionnement d’une pointeuse en ligne est très facile à appréhender. Elle demande le téléchargement d’une application dédiée sur le téléphone portable ou une tablette tactile et d’un minimum d’actions de validation des heures de travail effectuées. Vérifier l’entrée ou la sortie de chaque salarié n’a donc jamais été aussi transparent et simple.
La pointeuse électronique et son application permettent ainsi, à tout salarié, de notifier en un seul clic s’il est :
- présent dans les locaux de l’entreprise ;
- en déplacement ;
- en pause ;
- en télétravail ;
- en congé ;
- en arrêt maladie.
Mais nous allons voir que cette nouvelle façon d’appréhender la gestion du temps de travail des employés permet également d’effectuer de nombreuses autres opérations, telle que la gestion des RTT à titre d’exemple. Certaines d’entre elles sont très utiles pour l’entreprise et, pour d’autres, sont encadrées par la loi sur la gestion du temps de travail. Elles doivent être laissées à disposition des organismes de contrôle de l’Administration.
L’entreprise rencontre parfois des soucis dans le calcul du temps de travail effectif de chacun. Entre l’annualisation du temps de travail pour certains cadres, le temps partiel, la gestion des RTT et des absences, sans oublier les heures supplémentaires et les jours de repos compensatoire, cette badgeuse électronique assiste l’entreprise tout en respectant ses obligations légales en matière de gestion de temps de travail.
Gérer le temps de travail de ses salariés
Outre le fait pour les salariés, d’apprendre à utiliser une pointeuse, c’est bien la totalité des employés du service des Ressources humaines qui va devoir avoir accès aux informations qui seront utilisées dans :
- l’établissement des fiches de paie ;
- le calcul des congés payés ;
- les jours de RTT pris et ceux à prendre ;
- les heures de repos compensatoire ;
- les absences sans solde ou exceptionnelles ;
- les montant des heures supplémentaires ;
- les heures de formation ;
- les heures de délégation syndicale, de comité d’entreprise ou de représentation du personnel.
Une bonne gestion des heures pour une relation interne améliorée
Les droits des employés dont les horaires sont contrôlés doivent bien évidemment être respectés par l’entreprise. À l’installation d’une pointeuse en ligne sont subordonnées des obligations auxquelles l’employeur doit répondre. Celles-ci sont encadrées par la législation et permettent ainsi d’améliorer les relations entre le service des Ressources humaines et le salarié en cas de contestation.
Respect du RGPD
Pour protéger les droits des salariés, l’employeur doit respecter l’ensemble des règles en vigueur. Le système de pointage sera adapté aux besoins de l’entreprise et de ses salariés, obligation est faite de respecter le RGPD.
L’information aux salariés
Pour éviter toute question et revendication ultérieure, l’entreprise devra informer l’ensemble des salariés et leur présenter le fonctionnement de la future pointeuse. Ce moment est parfois un peu délicat puisque certains employés pourront se sentir surveillés. C’est donc à l’employeur de détailler l’ensemble des avantages de la pointeuse électronique et de leur préciser que son utilisation depuis une tablette ou un smartphone est plus équitable pour tous. À noter qu’il est recommandé d’expliquer que cette pointeuse permet une gestion parfaite de leur temps de présence et résout les problèmes souvent récurrents du paiement des heures supplémentaires ou des journées de repos compensatoire non régularisés.
La simplification de la paie pour le service des Ressources humaines
Souvent contacté pour des erreurs sur les fiches de paie, de jours de congés payés non mis à jour ou d’erreurs dans les heures travaillées, le gestionnaire de la paie bénéficie d’un véritable assistant au quotidien. L’un de ses avantages est que la pointeuse électronique offre un transfert facile des éléments collectés, depuis la plateforme de gestion de la pointeuse, vers le logiciel de paie.
Les avantages d’installer une pointeuse badgeuse en entreprise
Si vous vous demandez pourquoi installer une pointeuse badgeuse au sein de votre entreprise, faisons le point sur ses avantages.
Une élaboration simplifiée de la fiche de paie
Un salarié à temps plein travaillant 38 heures par semaine en présentiel uniquement et prenant 4 semaines de congés payés par an ne présente, en général, que peu de problèmes au moment de la réalisation de sa fiche de paie.
Un autre salarié œuvrant en partie en télétravail, se déplaçant régulièrement en clientèle et soumis à des jours de repos compensatoire, présente une fiche de paie plus complexe à réaliser. Voici ce genre de souci que la pointeuse badgeuse résout en quelques instants au moment de la création du bulletin mensuel.
La gestion des absences et les besoins en ressources humaines
D’autre part, elle gère parfaitement les différentes absences du salarié qui peuvent être des jours de :
- congés payés classiques ;
- congés exceptionnels (mariage, décès) ;
- maladie avec arrêt de travail ;
- récupération à la suite d’heures supplémentaires non réglées ;
- repos compensatoire après le dépassement d’heures supplémentaires ou travail de nuit ;
- absence autorisée par l’employeur.
L’application permet de sélectionner le type d’absence et de mieux organiser les plannings des équipes, mais également de prévoir les remplacements. La badgeuse pointeuse est donc parfaite pour une prévention à court terme des besoins en ressources humaines sans pénaliser la productivité de l’entreprise.
Nous ne reviendrons pas sur l’amélioration des relations entre le salarié et le service paie que nous avons vu un peu plus haut sur cette page.
L’installation de la badgeuse pointeuse numérique
Oubliez ici les badgeuses à installer à chaque issue de l’entreprise et l’investissement souvent très coûteux dans les badges. Exit également le temps de configuration de chaque badge et les éventuels dysfonctionnements entraînant des réclamations. La badgeuse numérique simplifie considérablement la gestion du temps de travail de l’entreprise. Elle se concrétise par un logiciel accessible uniquement aux salariés des Ressources humaines accouplé à une application téléchargeable en ligne.
La personnalisation de l’application est effectuée depuis le tableau d’administration du logiciel et l’application sous Android ou iOS est installée sur le téléphone ou la tablette de chaque salarié après téléchargement.