Bent u verantwoordelijk voor het beheer van personeelsdossiers binnen uw bedrijf? Voordat u begint, is het belangrijk om te weten welke documenten moeten worden opgenomen in de dossiers van werknemers. Tussen wettelijke verplichtingen en informatie die niet mag worden opgenomen, is het soms moeilijk om het overzicht te behouden. Ontdek hier alles wat u moet weten over het personeelsdossier, welke informatie het moet bevatten en hoe u een goede oplossing voor het beheer van personeelsdocumenten kunt aannemen.
Personeelsdossier: wat is het?
Het personeelsdossier, ook wel het werknemersdossier genoemd, is een verzameling documenten en informatie met betrekking tot human resources en salarisadministratie, gemaakt voor elke werknemer van een bedrijf. Het stelt u in staat om gegevens met betrekking tot een werknemer en zijn evolutie binnen het team te volgen gedurende de hele samenwerking. Dit dossier moet niet worden verward met het personeelsregister, dat verplicht is in elk bedrijf.
Het creëren van een dossier per werknemer is geen verplichting, maar kan toch worden gereguleerd door een collectieve arbeidsovereenkomst (inhoud, structuur, enz.). Deze set documenten kan op verschillende manieren worden beheerd (papieren formaat of gedigitaliseerde versie) en moet aan bepaalde wettelijke verplichtingen voldoen. In alle gevallen zijn het initiëren, opslaan en archiveren van HR-documenten gevoelige taken.
Voordelen van het aanmaken van een persoonlijk dossier voor elke werknemer
Hoewel het vanuit wettelijk oogpunt niet verplicht is, lijkt het aanmaken van een dossier voor elke werknemer binnen de HR-afdeling essentieel. Dit is met name het geval in grote bedrijven, waar het aantal werknemers hoog is.
Dit dossier is in de eerste plaats een echt hulpmiddel voor personeelsbeheer. Voor een werknemer worden alle nuttige informatie en gegevens op één plek verzameld. Het wordt dan heel eenvoudig om details over de carrière, salaris of training van een personeelslid terug te vinden. De evolutie van de werknemer kan eenvoudig worden gevolgd: zijn indiensttreding, integratie in het bedrijf, beloning, beoordelingen, enz. Zodra het dossier is aangemaakt (bij voorkeur bij indiensttreding), bespaart het echt tijd, zowel bij het zoeken als bij het volgen van informatie. Het personeelsdossier zorgt er ook voor dat het bedrijf wettelijk in orde is door alle verplichte documenten op te nemen (zoals de voorafgaande melding van tewerkstelling).
Documenten die moeten worden bewaard in een personeelsdossier
Het personeelsdossier wordt niet beheerst door een specifieke wet, dus er zijn geen wettelijke verplichtingen met betrekking tot de inhoud ervan. Het is echter aan u, als bedrijfsleider of HR-manager, om te controleren of u onderworpen bent aan een collectieve arbeidsovereenkomst die het personeelsdossier reguleert. Buiten een dergelijke overeenkomst vindt u hier een lijst met informatie en documenten die nuttig of zelfs essentieel lijken om in het dossier van elke werknemer te bewaren.
Informatie:
Het personeelsdossier kan de volgende informatie bevatten:
- Identiteitsinformatie (naam, voornaam, geslacht);
- Contactgegevens (adres en telefoonnummer);
- Burgerlijke staat;
- Rijbewijs;
- Noodcontactpersoon;
- Ziekteverlofberichten;
- Verzoeken en toestemmingen voor betaald verlof en andere afwezigheden.
Documenten:
Voor elke werknemer kunt u het volgende aan zijn dossier toevoegen:
- Documenten met betrekking tot werving (cv en sollicitatiebrief, aantekeningen over sollicitatiegesprekken, kopie van diploma’s, enz.);
- Kopie van een identiteitsbewijs;
- Bewijs van woonplaats;
- Arbeidsovereenkomst;
- Eventuele aanvullingen op het contract;
- Certificaten van opleiding;
- Loonstrookjes;
- Medische bezoekverslagen van de bedrijfsarts;
- Meldingen van arbeidsongevallen;
- Beoordelings- en evaluatieformulieren;
- Eventuele disciplinaire dossiers;
- Documenten met betrekking tot het vertrek van de werknemer als deze het bedrijf heeft verlaten (ontslagbrief, verzoek om vrijwillig ontslag, eindafrekening, enz.);
- Aanmelding bij het bedrijfsziektekostenverzekering en eventuele aanvullende verzekeringen.
Wat niet in het personeelsdossier van een werknemer mag staan
Hoewel het opstellen van een personeelsdossier geen wettelijke verplichting is, moet het toch voldoen aan bepaalde wetgeving. Zo mogen sommige elementen nooit in het dossier van een werknemer worden vermeld. Dit geldt met name voor alle informatie die tot discriminatie zou kunnen leiden:
- Lidmaatschap van een vakbond;
- Politieke opvattingen;
- Aard van de huisvesting;
- Religie;
- Seksuele geaardheid;
- Etnische afkomst;
- Voor buitenlanders, de datum van binnenkomst in Frankrijk;
- enz.
Het is ook verboden om persoonlijke gegevens te verzamelen en te bewaren zoals:
- Geschiedenis van thuisadressen;
- Informatie over het gezinsleven;
- Persoonlijke opmerkingen die de werknemer karakteriseren;
- Strafrechtelijke veroordelingen (tenzij de functie van de werknemer vereist dat een blanco strafblad wordt overgelegd).
Het opslaan van dergelijke gegevens door een bedrijf wordt beschouwd als een vorm van registratie en staat onderhevig aan strafrechtelijke sancties.
Wettelijke verplichtingen van het bedrijf met betrekking tot het personeelsdossier
Zoals eerder besproken, is het bijhouden van personeelsdossiers niet verplicht. Als ze echter bestaan (wat sterk wordt aanbevolen), moeten deze dossiers aan bepaalde wettelijke verplichtingen voldoen.
Allereerst moet de nieuwe werknemer op de hoogte worden gebracht van de oprichting van zijn personeelsdossier. Hij moet er toegang toe hebben op eenvoudig verzoek en wijzigingen kunnen aanbrengen. Alle bewaarde informatie moet in overeenstemming zijn met de voorschriften van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Alle documenten kunnen in papieren of gedigitaliseerde vorm worden bewaard. In beide gevallen moeten de gegevens veilig blijven. Als voor papier wordt gekozen, moeten de dossiers worden opgeslagen op een veilige, afgesloten locatie. Als de documenten van werknemers in gedigitaliseerde vorm zijn, moet de opslagserver veilig zijn.
Beheer van personeelsdossiers
Eenmaal aangemaakt, moeten personeelsdossiers zorgvuldig en efficiënt worden beheerd. Goed beheer zorgt ervoor dat u in overeenstemming blijft met de wet en blijft profiteren van het bestaan van deze dossiers. Het is dus belangrijk om te weten hoe lang personeelsdocumenten moeten worden bewaard, zodat u niet te snel afscheid neemt van bepaalde essentiële informatie. Op dezelfde manier moeten de dossiers van werknemers worden bijgewerkt wanneer dat nodig is. Bij een wetswijziging of een nieuwe situatie van de werknemer moeten de gegevens in zijn dossier worden herzien.
Om deze dossiers op een rustige en efficiënte manier te beheren, blijft het gebruik van beheersoftware de beste oplossing. Met dit soort tools worden updates eenvoudiger uitgevoerd, wordt automatisch documentatie bijgehouden, enz. U bespaart veel tijd en u bent er zeker van dat u te allen tijde voldoet aan de geldende wetgeving.