Een bedrijf is verplicht om de documenten van zijn werknemers op een veilige manier op te slaan en te archiveren. Het behoud van personeelsgegevens vergemakkelijkt het werk van human resources en draagt bij aan de goede werking van een organisatie. Het is ook een wettelijke verplichting die de toegang van autoriteiten waarborgt in geval van geschillen of controles. In deze context kiezen bedrijven ervoor om gebruik te maken van personeelsdocumentbeheersoftware om hun gegevens te bewaren. Deze online tools bieden eenvoudige toegang tot informatie en waarborgen de vertrouwelijkheid ervan.
Waarom personeelsdocumenten opslaan en archiveren?
De wet verplicht bedrijven om documenten met betrekking tot personeel te bewaren in verband met belastingen, sociale zekerheid en arbeidsrecht. Loonstrookjes en arbeidsovereenkomsten moeten bijvoorbeeld verplicht worden gearchiveerd. Ze vormen bewijsstukken waarop autoriteiten kunnen steunen in geval van geschillen of controles.
Een effectief beheer van personeelsdossiers vergemakkelijkt ook het werk van human resources. Door belangrijke documenten te bewaren, kan het bedrijf de prestaties, trainingen, beoordelingen en andere aspecten van het professionele traject van werknemers volgen. Op deze manier hebben HR-managers alle informatie die nodig is om verlof correct toe te kennen en de goede behandeling van sociale voordelen te waarborgen.
Het bewaren van werknemersdossiers is ook een manier om de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten te waarborgen bij vertrek of ontslag. Documenten met betrekking tot taken, lopende projecten en voltooide taken vergemakkelijken de opstelling van een functiebeschrijving en de integratie van een nieuwe medewerker.
Naast strikt wettelijke vereisten draagt een effectief beheer van personeelsdossiers bij aan de goede werking van een organisatie. Het opslaan van documenten waarborgt de veiligheid van het bedrijf bij geschillen en optimaliseert wervingsprocessen.
Waar personeelsdocumenten opslaan en archiveren?
Personeelsdocumenten moeten worden bewaard op een veilige en toegankelijke plaats binnen het bedrijf.
- Papieren archieven: Documenten zoals arbeidsovereenkomsten en loonstrookjes op papier kunnen worden bewaard in mappen of beveiligde dossiers. Idealiter in een kluis of vergrendelde ruimte om vertrouwelijkheid te waarborgen. Fysieke archieven hebben echter verschillende beperkingen. Documenten kunnen in de loop van de tijd verslechteren, het zoeken naar informatie is complexer en papieren dossiers kunnen zoekraken.
- Online opslagsystemen: Steeds meer bedrijven kiezen voor een digitale benadering van het beheer van werknemersdossiers. Gedigitaliseerde bestanden worden bewaard op computer servers, met regelmatige back-ups. Een personeelsbeheersoftware stelt het bedrijf in staat om documenten centraal op te slaan in een beveiligde omgeving, gegevensverlies te beperken en snel en gecontroleerd toegang te bieden tot documenten.
Ongeacht de opslagplaats moet deze de vertrouwelijkheid van informatie waarborgen en beperkte toegang bieden aan geautoriseerde personen, zoals de afdeling human resources of administratieve verantwoordelijken. Het online bewaren van gegevens wordt aanbevolen, mits wordt voldaan aan regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en IT-beveiliging.
Welke tools maken opslag van personeelsdocumenten mogelijk?
Personeelsbeheersoftware wordt over het algemeen gebruikt door bedrijven om:
- Het opstellen van schema’s te vergemakkelijken.
- Verlof van werknemers toe te wijzen.
- Effectievere communicatie met werknemers mogelijk te maken.
- De voortgang van projecten bij te houden.
- Taken efficiënt te verdelen.
- De procedures met betrekking tot personeelswerving te vergemakkelijken (ondertekening van arbeidsovereenkomsten).
Deze online tools bieden ook oplossingen voor gegevensopslag. Documenten worden gecentraliseerd op een cloud die volledig is toegewijd aan het bedrijf en gehost in een uiterst veilige omgeving. De vertrouwelijkheid van informatie wordt gewaarborgd door volledig aangepaste toegangsrechten.
Te bewaren documenten door het bedrijf
Een werkgever moet een aantal administratieve elementen met betrekking tot het professionele traject, arbeidsrecht en sociale zekerheid van de werknemer archiveren en bewaren. Onder de te bewaren documenten in een speciaal werknemersdossier vinden we:
- Arbeidsovereenkomsten
- Loonstrookjes
- Prestatiebeoordelingen
- Medische certificaten
- Ziekteverlof
- Documenten met betrekking tot arbeidsongevallen
- Certificaten van opleiding
- Resultaten van beoordelingen
- Bewijs van betaald verlof
- Verklaringen en betalingen van sociale bijdragen aan bevoegde instanties
- Verklaringen van voorafgaande aanwerving en salarisverklaringen in geval van ziekteverlof of zwangerschapsverlof.
Bewaartermijn van personeelsdocumenten door de werkgever
Deze termijnen kunnen variëren afhankelijk van wetswijzigingen. Het is raadzaam om regelmatig de geldende wetten te raadplegen of het advies in te winnen van professionals op het gebied van arbeidsrecht om de conformiteit van het bewaren en opslaan van personeelsdossiers te waarborgen.
Wie kan de documenten van werknemers raadplegen?
Toegang tot personeelsdocumenten moet strikt worden gecontroleerd. HR-managers en geautoriseerde leidinggevenden hebben toegang. Werknemers hebben beperkte toegang tot hun eigen informatie. Om hun dossier in te zien, moeten ze een formele aanvraag indienen bij de afdeling Human Resources. Raadpleging zal worden ingekaderd en alleen onder bepaalde voorwaarden worden geaccepteerd. Software voor personeelsbeheer vereenvoudigt het beheer van machtigingen en waarborgt zo de vertrouwelijkheid van gegevens.
Hoe krijgt een werknemer toegang?
Een werknemer kan onder bepaalde voorwaarden toegang krijgen tot zijn persoonlijk dossier. Hij moet beginnen met het indienen van een verzoek bij zijn werkgever of de HR-afdeling van de organisatie. Het verzoek moet de te raadplegen documenten specificeren, zoals het arbeidscontract, prestatiebeoordelingen of opleidingscertificaten.
Het bedrijf moet het toegangsproces duidelijk communiceren, zoals de contactpersoon en de verwerkingstermijnen, om eventuele ambiguïteit te voorkomen. Zodra de procedure is voltooid, moet de organisatie deze binnen de overeengekomen termijnen verwerken. De overdracht van gegevens kan persoonlijk, per e-mail of via een ander door het bedrijf bepaald veilig middel plaatsvinden.
Het is essentieel dat dit proces transparant, efficiënt en in overeenstemming met de vertrouwelijkheid van informatie verloopt. Het bedrijf moet er ook voor zorgen dat het de regelgeving inzake gegevensbescherming naleeft bij het afhandelen van deze toegangsverzoeken.
Gevolgen van slechte archivering of verlies van personeelsdocumenten
Het verlies of niet-bewaren van documenten kan nadelige gevolgen hebben voor een bedrijf. Deze nalatigheid kan leiden tot wettelijke sancties, schade toebrengen aan de reputatie van de organisatie en de oplossing van interne problemen bemoeilijken. Software voor personeelsbeheer minimaliseert deze risico’s door veilige en gemakkelijk toegankelijke bewaring van documenten te waarborgen.
Het archiveren en opslaan van personeelsdocumenten is een belangrijke kwestie voor bedrijven. Een goed beheer van personeelsdossiers is essentieel voor de goede werking van een organisatie. Het is ook een wettelijke verplichting in geval van geschillen of controle door autoriteiten. Er zijn online tools beschikbaar om gegevensopslag te vergemakkelijken, zoals personeelsbeheersoftware met een eigen beveiligde cloud. Het gebruik van deze tools maakt het gemakkelijker om informatie te raadplegen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen.