Het optimaliseren van het beheer van personeelsdocumenten is een effectieve manier om de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf te verbeteren. Dagelijks vertrouwt de HR-afdeling op deze gegevens om beslissingen te nemen met betrekking tot het professionele leven van een werknemer. Hoe complexer de zoektocht, update en opslag van informatie, hoe groter het risico op fouten en tijdverlies. In dit kader is het gebruik van HR-documentbeheersoftware essentieel. Deze online tools automatiseren alle taken met betrekking tot human resources. Ze bieden ook een uiterst beveiligde online ruimte om personeelsgegevens op te slaan en de toegang te controleren.
Wat zijn personeelsdocumenten?
Personeelsdocumenten bevatten informatie, gegevens en papieren of digitale bestanden die betrekking hebben op een werknemer en zijn professionele relatie met een werkgever. Deze dossiers worden doorgaans verzameld en beheerd door de afdeling human resources. Hier zijn enkele voorbeelden van veel voorkomende werknemersdocumenten:
- Arbeidsovereenkomst: definieert de voorwaarden van het dienstverband, zoals verantwoordelijkheden, beloning, voordelen en contractduur.
- CV en sollicitatiebrief: worden gebruikt tijdens het wervingsproces.
- Prestatiebeoordelingen: rapporten over de prestaties van de werknemer op basis van jaarlijkse evaluaties of voortdurende feedback.
- Getuigschriften van opleidingen: documenten die de professionele trainingen van de werknemer binnen het bedrijf bevestigen.
- Medische documenten: bestanden met betrekking tot de gezondheid van de werknemer, zoals ziekteverlofaanvragen of medische certificaten.
- Loonstrook: dit document bevat alle informatie over de beloning van de werknemer, zoals gewerkte uren, aftrekposten en sociale voordelen.
Impact van niet-geoptimaliseerd personeelsdocumentbeheer op de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf
Het beheer van personeelsdocumenten is nauw verbonden met de goede werking van een bedrijf. Niet-geüpdatete of slecht opgeslagen bestanden zullen de HR-service schaden en het werk vertragen. Op lange termijn kan dit gevolgen hebben voor de gezondheid van het bedrijf, zoals:
- Tijdverlies: het zoeken naar slecht geclassificeerde of gearchiveerde documenten kost tijd en kan operationele processen vertragen, wat de algehele productiviteit van het bedrijf kan beïnvloeden.
- Risico op fouten: onjuiste informatie in werknemersdossiers kan leiden tot verkeerde beslissingen, wat gevolgen kan hebben voor HR-beheer en beslissingen over promoties, salarisverhogingen en andere aspecten van het professionele leven van een werknemer.
- Risico’s van niet-naleving van documenten: slecht beheer van werknemersdocumenten kan leiden tot nalevingsproblemen. Het bedrijf loopt dan het risico op juridische en financiële problemen.
- Interne samenwerkingsproblemen: problemen met toegang tot personeelsdocumenten of te lange raadplegingstijden kunnen de coördinatie van projecten beïnvloeden en de relaties tussen medewerkers schaden.
- Ongenoegen van werknemers: moeizame of onduidelijke toegangsvoorwaarden voor personeelsdocumenten leiden vaak tot ontevredenheid bij werknemers, soms zelfs tot verminderde betrokkenheid.
- Veiligheidsrisico’s: slecht beheer van werknemersdocumenten stelt het bedrijf bloot aan gegevenslekken, verlies van belangrijke bestanden of schendingen van de privacy van werknemers.
- Extra kosten: fouten en vertragingen veroorzaakt door slecht documentbeheer kunnen extra kosten voor het bedrijf met zich meebrengen.
Slecht beheer van werknemersdocumenten kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf. Om deze problemen te voorkomen, moet een organisatie het beheer van personeelsdossiers optimaliseren.
Hoe het beheer van personeelsdocumenten te optimaliseren?
Organiseer documenten strategisch en ordelijk
Een geoptimaliseerd beheer van personeelsdossiers vereist de implementatie van een organisatorische methode die past bij de werking van het bedrijf. Je moet een systeem van dossierindeling definiëren (per sector, alfabetisch, op kleur, per jaar) om de zoektocht naar informatie te vergemakkelijken.
Optimaliseer het beheer van personeelsdocumenten met online opslag en archivering
Er zijn twee manieren om werknemersdossiers op te slaan en te archiveren: de fysieke methode en de digitale methode. De eerste houdt in dat papieren dossiers worden bewaard op een beveiligde locatie binnen het bedrijf. Deze ruimte moet worden vergrendeld om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de informatie te waarborgen. De tweede methode omvat het centraliseren van werknemersgegevens op een online platform, ook wel bekend als de cloud, via personeelsbeheersoftware. Deze volledig geautomatiseerde tools hebben verschillende voordelen:
- Snelle en gecontroleerde toegang tot documenten: alleen geautoriseerde personen hebben de code om toegang te krijgen tot gevoelige informatie. Het invoeren van de combinatie verstrekt door de HR-afdeling geeft toegang tot online dossiers.
- Minder risico op gegevensverlies: alle gegevens zijn veilig opgeslagen in een beveiligde omgeving.
- Realtime wijzigingstracking: zodra een wijziging is aangebracht in een document, wordt deze direct geregistreerd. Deze optie is handig bij audits of om handelingen te rechtvaardigen.
- Deadline tracking: personeelsbeheersoftware biedt de mogelijkheid om herinneringen in te stellen om ervoor te zorgen dat werknemersdocumenten gedurende de wettelijk vereiste periode worden bewaard.
Investeer in de veiligheid van werknemersgegevens
Het gebruik van personeelsbeheersoftware is de beste manier om gevoelige werknemersinformatie te beschermen. Deze online tools bieden beperkte toegang tot dossiers via gedefinieerde autorisatieniveaus op basis van de bedrijfshiërarchie. Ze beschikken ook over een beleid voor gegevensversleuteling, waarbij informatie wordt omgezet in een onleesbaar formaat voor elke gebruiker zonder de decryptiesleutel. Andere opties om de veiligheid van documenten te waarborgen zijn:
- Centralisatie van informatie: door alle informatie op één plek te bundelen, is het gemakkelijker om alle gegevens te beveiligen.
- Logboekregistratie van gebruikersactiviteiten: dit stelt in staat om verdacht gedrag snel te detecteren.
- Automatische back-up om het risico van gegevensverlies te beperken.
- Regelmatige software-updates: softwareleveranciers updaten regelmatig hun systemen om kwetsbaarheden te verhelpen en de voortdurende beveiliging van hun platforms te garanderen.
- Meldingen bij verdachte activiteit: software waarschuwt gebruikers onmiddellijk bij verdacht gedrag.
- Implementatie van wachtwoorden om de toegang tot informatie verder te beveiligen.
Het gebruik van personeelsbeheersoftware versterkt niet alleen de veiligheid en bescherming van werknemersgegevens, maar vereenvoudigt ook de processen met betrekking tot human resources.
Zorg voor regelmatige bijwerking van werknemersbestanden
Bedrijven vertrouwen vaak op bepaalde werknemersdocumenten bij het nemen van beslissingen. Dit kan gaan over beslissingen met betrekking tot promotie, functiewijziging, trainingsaanvragen of salarisverhogingen. Het handhaven van de nauwkeurigheid van informatie voorkomt onjuiste keuzes die van invloed kunnen zijn op het professionele leven van een werknemer.
Daarom is regelmatige bijwerking van werknemersdossiers een bijzonder belangrijke stap. Bij wijzigingen in adres, bankgegevens of professionele status moet een bedrijf snel reageren en de gegevens van werknemers zo snel mogelijk bijwerken. Op deze manier beschermt het zichzelf tegen juridische, operationele en financiële gevolgen van het nemen van beslissingen op basis van onjuiste informatie.
Geef de voorkeur aan duidelijke en transparante communicatie over de processen van opslag en toegang tot personeelsdocumenten
Een werknemer heeft het recht zijn persoonlijk dossier in te zien, mits hij hier formeel om verzoekt bij de verantwoordelijke van de HR-afdeling. Zijn verzoek wordt binnen een door de organisatie vastgestelde termijn behandeld, waarna de werknemer toegang krijgt tot de gewenste informatie. Zijn leidinggevende kan de bestanden op twee manieren aan hem verstrekken:
- Fysieke overdracht van papieren documenten
- Overdracht van een toegangscode tot de online opslagruimte.
In alle gevallen moet het volledige proces van toegang tot werknemersdocumenten duidelijk en transparant aan de teams worden gecommuniceerd. Iedereen moet het privacy- en gegevensbeheerbeleid van het bedrijf begrijpen. Transparantie bevordert een gezonde werkomgeving en beperkt de gevolgen van een slecht begrip van de instructies.
Een geoptimaliseerd beheer van werknemersdocumenten kan de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf daadwerkelijk verbeteren. Gemakkelijke en veilige toegang tot bestanden, logische gegevensorganisatie en regelmatige informatiebijwerking vergemakkelijken processen met betrekking tot human resources. Het gebruik van online tools, zoals personeelsbeheersoftware, is een effectieve manier om gegevensbeheer veilig te optimaliseren op een speciaal voor het bedrijf toegewezen ruimte.