Een werknemer of de autoriteiten kunnen toegang vragen tot het personeelsdossier van een werknemer om redenen van controle, veiligheid of loopbaanontwikkeling. Hoe een bedrijf reageert op dit verzoek, hangt af van het systeem voor opslag en archivering van gegevens. Er zijn twee mogelijkheden: het fysiek bewaren van dossiers op papier of het gebruik van een veilig computersysteem zoals personeelsdocumentbeheersoftware. Beide methoden hebben verschillende voor- en nadelen, maar moeten beide voldoen aan het privacybeleid voor personeelsinformatie.
Wat staat er in een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat alle administratieve informatie van een werknemer. Dit omvat doorgaans documenten met betrekking tot aanwerving, arbeidsvoorwaarden, specifieke taken, arbeidsrecht, belastingen en sociale zekerheid, zoals:
- Arbeidsovereenkomst
- Salarisspecificaties
- Medische certificaten
- Prestatiebeoordelingen
- Ziekteverlof
- Certificaten van training
Waar worden personeelsdossiers opgeslagen?
Vanwege privacy moeten personeelsdossiers veilig worden bewaard met beperkte toegang, alleen voor geautoriseerde personen. Meestal worden ze bewaard in de bedrijfslocatie, gemakkelijk toegankelijk voor HR en het management.
Fysieke dossiers worden vaak in kluizen of toegewijde ruimtes bewaard. Fysieke archivering heeft echter enkele nadelen:
- Naarmate de documenten zich opstapelen, nemen ze steeds meer ruimte in beslag. Daarom moeten er nieuwe opslagoplossingen en ruimtes worden gevonden.
- Papieren documenten verslechteren met de tijd.
- Het is moeilijker om informatie te vinden, wat aanzienlijk tijdverlies betekent voor de human resources afdeling.
- Risico op verlies van dossiers.
Tegenwoordig kiezen veel bedrijven ervoor om HR-documenten online op te slaan en te archiveren. HR-beheersoftware biedt de mogelijkheid om alle informatie van werknemers op een volledig beveiligde cloud te centraliseren. Deze IT-oplossing heeft verschillende voordelen:
- Gemakkelijke toegang voor geautoriseerd personeel via een toegangscode.
- Gecentraliseerde informatie.
- Beperking van gegevensverlies.
- Snel en gecontroleerd toegang tot gearchiveerde documenten.
Wie kan toegang vragen tot personeelsdossiers?
Verzoeken om toegang tot personeelsdossiers kunnen afkomstig zijn van werknemers, overheidsinstanties of regulerende organen. Elk heeft specifieke verplichtingen en procedures om vertrouwelijkheid en privacy te waarborgen.
Hoe kan een werknemer toegang vragen tot zijn personeelsdossier?
Als werknemer is het mogelijk om toegang tot het eigen dossier aan te vragen volgens de procedure die door het bedrijf is vastgesteld. De afdeling human resources moet duidelijk communiceren over de stappen van het proces en de verwerkingstermijnen om eventuele misverstanden te voorkomen. Over het algemeen houdt deze procedure in dat er een schriftelijk verzoek moet worden ingediend bij een specifieke persoon binnen de organisatie, zoals de verantwoordelijke HR. Dit verzoek moet de documenten vermelden die de werknemer wil raadplegen, zoals salarisstroken, prestatiebeoordelingen of het arbeidscontract.
Nadat het verzoek is ingediend, moet het bedrijf binnen de vastgestelde termijnen reageren. Als de procedure is toegestaan, ontvangt de aanvrager de documenten elektronisch (via e-mail of toegang tot de online opslagruimte) of rechtstreeks op papier. In alle gevallen moet de toegang tot het document voldoen aan het privacybeleid voor informatie en computergegevens.
Waarom zou een werknemer toegang willen tot zijn personeelsdossier?
Redenen voor werknemers om hun dossier te raadplegen kunnen zijn:
- Het recht om persoonsgegevens te controleren: de werknemer wil er zeker van zijn dat informatie zoals zijn adres of telefoonnummer correct is ingevuld op een document.
- Het volgen van de loopbaanontwikkeling: prestatiebeoordelingen, aanbevelingsbrieven en andere documenten in het personeelsdossier kunnen aanwijzingen geven over de loopbaanontwikkeling van de werknemer binnen het bedrijf.
- Toegang tot prestatiebeoordelingen: werknemers zijn vaak geïnteresseerd in prestatiebeoordelingen om hun sterke punten, verbeterpunten en professionele doelen te begrijpen.
- Bijhouden van trainingen en certificeringen: werknemers willen mogelijk controleren of alle gevolgde trainingen en behaalde certificeringen correct zijn geregistreerd.
- In geval van administratieve problemen: in het kader van geschillen over administratieve kwesties kunnen werknemers hun dossiers raadplegen voor documentair bewijs.
- Voorbereiding op een gesprek of onderhandeling: vóór beoordelingsgesprekken met de werkgever, salarisonderhandelingen of andere belangrijke discussies willen werknemers mogelijk vertrouwd raken met hun dossier om hun argumenten te ondersteunen.
Waarom zouden autoriteiten toegang vragen tot personeelsdossiers?
Autoriteiten vragen vaak toegang om redenen van openbaar belang, wettelijke naleving of bescherming van werknemersrechten. Enkele veelvoorkomende redenen zijn:
• Belastingonderzoeken: belastingautoriteiten kunnen toegang eisen tot personeelsdossiers om fiscale naleving te controleren, ervoor te zorgen dat inkomensverklaringen juist zijn en dat belastingen correct worden betaald.
• Wettelijke nalevingscontrole: regelgevende instanties en overheidsautoriteiten kunnen toegang vragen tot personeelsdossiers om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan arbeidswetten, veiligheidsnormen en andere geldende voorschriften.
• Bij een strafrechtelijk onderzoek: autoriteiten kunnen toegang tot personeelsdossiers nodig hebben om informatie te verzamelen over betrokken werknemers of om het bedrijf te begrijpen in het kader van het onderzoek.
• Ter bescherming van de rechten van werknemers: autoriteiten kunnen tussenkomen om de rechten van werknemers te beschermen, met name bij vermoedens van discriminatie, intimidatie of andere schendingen van arbeidsrechten.
• Om redenen van nationale veiligheid: in bepaalde uitzonderlijke omstandigheden kunnen autoriteiten informatie over werknemers vragen die mogelijk verband houden met activiteiten die de veiligheid van het land zouden kunnen schaden.
• Onderzoek naar zakelijke praktijken: mededingingsautoriteiten of economische regulerende instanties kunnen toegang eisen tot personeelsdossiers om te onderzoeken of er mogelijk sprake is van onrechtmatige of frauduleuze handelspraktijken.
• Bij geschillen: in het kader van juridische geschillen kunnen autoriteiten toegang vragen tot personeelsdossiers om bewijsmateriaal of informatie voor de rechtszaak te verzamelen.
Ongeacht de reden wordt de toegang tot personeelsdossiers gereguleerd door wetten inzake privacy en gegevensbescherming. Bedrijven moeten zich aan deze voorschriften houden en alleen de nodige en wettelijk toegestane informatie verstrekken. Werknemers hebben ook rechten op het gebied van privacy en bescherming van hun persoonsgegevens.
Hoe reageren op toegangsverzoeken tot personeelsdossiers?
Er zijn twee manieren om personeelsdossiers te verstrekken: fysieke overdracht van papieren documenten of digitale toegang via online personeelsbeheersoftware.
Fysieke overdracht:
Voor de komst van geautomatiseerde systemen werden personeelsdossiers vaak op papier bewaard. Sommige bedrijven handhaven deze methode, maar het heeft nadelen zoals documentdegradatie en complexe informatiezoektochten. In dit geval reageert HR op verzoeken met fysieke toegang tot de opslagplaats of overdracht van papieren documenten.
Digitale overdracht:
Bedrijven met online personeelsbeheersoftware reageren op verzoeken door een toegangscode te verstrekken. Gegevens op de cloud zijn direct toegankelijk. Dit proces versnelt reactietijden en biedt veilige toegang tot bestanden.
Het beheer van toegangsverzoeken tot personeelsdossiers is een gereguleerd proces dat een goede kennis van interne beleidslijnen en wetten vereist. Bedrijven hebben verschillende opties om te reageren op verzoeken van werknemers en autoriteiten, of het nu gaat om fysieke overdracht of gebruik van technologie om dit proces te vergemakkelijken, met inachtneming van privacy en werknemersrechten.