Bent u degene die verantwoordelijk is voor het beheer van personeelsdossiers? Als HR-manager of bedrijfsleider wordt deze taak vaak gevreesd. Het aanmaken van een dossier voor een werknemer bij indiensttreding is niet al te moeilijk, maar ervoor zorgen dat het voortdurend up-to-date blijft, is veel uitdagender. Hier vindt u alles wat u moet weten om personeelsdossiers gemakkelijk bij te werken, en hoe een HR-documentbeheersoftware u dagelijks kan helpen!
Definitie en voordelen van een personeelsdossier
Voor elke werknemer in uw bedrijf is het essentieel om een personeelsdossier aan te maken. Dit dossier bevat alle documenten met betrekking tot de HR-situatie en het salaris van de werknemer. Hieronder vallen onder andere:
- Persoonsgegevens van de werknemer;
- Arbeidsovereenkomst;
- Loonstrookjes;
- Evaluatie- en functioneringsverslagen;
- Certificaten van opleiding;
- Documenten met betrekking tot vertrek (ontslag, vaststellingsovereenkomst, enz.);
- Enz.
Dit dossier is niet wettelijk verplicht, maar kan voorgeschreven zijn door de collectieve arbeidsovereenkomst waaronder uw bedrijf valt. In elk geval lijkt het essentieel om dit dossier bij de aanwerving van een nieuwe werknemer aan te maken om zijn loopbaan nauwlettend te volgen. Het is ook handig om alle vereiste documenten bij de hand te hebben in geval van geschillen met de werknemer of met de autoriteiten (fiscaal of sociaal).
Voordelen van een goed beheer van personeelsdossiers
Hoewel het niet verplicht is, lijkt het aanmaken van personeelsdossiers essentieel binnen een bedrijf, ongeacht de grootte. Er zijn veel voordelen aan verbonden.
Allereerst maakt dit effectieve beheer van de documenten van werknemers mogelijk. Alles is op één plek samengebracht voor een werknemer. Als er informatie moet worden toegevoegd, weet u snel waar u het moet invoegen. En als er om een document wordt gevraagd, is het eenvoudig te vinden. Dit bespaart aanzienlijk veel zoektijd voor HR-teams.
Het ordenen en bewaren van werknemersdocumenten beschermt ook uw bedrijf in geval van geschillen. Als u alle documenten en bewijsstukken met betrekking tot de aanwerving van een werknemer hebt bewaard, kunt u zich gemakkelijker verdedigen tegen een aanval van een van uw medewerkers. Bovendien zorgt een goed bijgehouden dossier ervoor dat u de verplichte documenten om aan de wet te voldoen (zoals arbeidsovereenkomsten) altijd bij de hand heeft.
Tot slot stellen personeelsdossiers u in staat om gemakkelijk de loopbaan van een werknemer binnen het bedrijf te volgen. U kunt in één oogopslag zijn beoordelingen, salarisontwikkeling, afwezigheden, enz. zien.
Goed beheer van de dossiers van uw teamleden betekent in de eerste plaats tijdwinst en efficiëntie, wat essentieel is voor een productiever bedrijf!
Updates voor personeelsdossiers: waarom en hoe?
Zodra de personeelsdossiers zijn aangemaakt en geordend, betekent dit niet dat u er niet meer naar hoeft om te kijken. Om alle voordelen van personeelsdossiers te benutten, is het essentieel om ze regelmatig bij te werken. Er zijn twee belangrijke situaties die vereisen dat deze dossiers worden bijgewerkt.
Ten eerste, als de wetgeving verandert, moet u uw dossiers in overeenstemming brengen met de nieuwe verwachtingen. Bijvoorbeeld, het kan nodig zijn om documenten toe te voegen die verplicht zijn om te bewaren, de bewaartermijn van bepaalde informatie te wijzigen, of gegevens te verwijderen die niet langer door het bedrijf moeten worden verzameld.
De tweede reden voor het bijwerken van het personeelsdossier is natuurlijk een verandering in de situatie van de werknemer. Dit kan zijn:
- Een wijziging in contactgegevens;
- Een melding van een arbeidsongeval;
- Een nieuwe gevolgde opleiding;
- De ondertekening van een addendum bij de arbeidsovereenkomst;
- Een nieuwe evaluatie;
- Een ontslag;
- Enz.
In alle gevallen moet deze gewijzigde informatie in het personeelsdossier worden opgenomen. De werknemer moet altijd bewijs leveren van zijn nieuwe situatie (bijvoorbeeld voor een nieuw adres), of het is het bedrijf dat het betreffende document aan het dossier moet toevoegen (bijvoorbeeld een nieuwe evaluatie). Hoe dan ook, het is essentieel om de eerdere bewijsstukken te bewaren om de geschiedenis van de situatie te kunnen traceren indien nodig.
Gebruik van tools voor een beter beheer van werknemersdossiers
Het beheren van personeelsdossiers, en met name hun bijwerking, is geen eenvoudige taak. U moet te allen tijde op de hoogte zijn van de geldende wetgeving en snel handelen bij nieuwe informatie die moet worden toegevoegd aan het dossier van een werknemer. Het is noodzakelijk om nauwkeurig te zijn om niets te vergeten.
Tegenwoordig zijn er veel tools om HR-teams te helpen in hun dagelijkse werkzaamheden. Het opzetten van gedigitaliseerde personeelsdossiers, gekoppeld aan softwarebeheer, heeft veel voordelen. Ten eerste, door papieren formaten zoveel mogelijk te verminderen, vermijdt u problemen met opslag en logistiek, die snel uitdagingen kunnen worden voor grote bedrijven. Het geassisteerd of automatisch beheren van dossiers blijkt veel eenvoudiger. In geval van nieuwe wetgeving wordt de software automatisch bijgewerkt. Als bijvoorbeeld de verplichte bewaartermijnen van bepaalde documenten worden gewijzigd, neemt de software deze informatie automatisch over en past deze zijn eigen gegevens aan. Voor updates van personeelsdossiers met nieuwe stukken en bewijsstukken is het eenvoudig. U voegt het stuk toe aan het gedigitaliseerde dossier, de software neemt het in overweging, dateert het en zorgt voor de classificatie. Dit soort tools betekent een aanzienlijke tijdsbesparing, maar ook efficiëntie. Hierdoor weet u zeker dat u geen fouten maakt, kunt u updates rustig bijhouden en blijft u altijd in overeenstemming met de wet.