Ben je een bedrijfsleider of HR-verantwoordelijke en wil je op elk gebied in overeenstemming blijven met de wet? Het naleven van de bewaartermijnen van HR-documenten is dan essentieel. Tussen de persoonlijke gegevens van werknemers, loonstroken, medische controles en andere belastingbetalingen kan het moeilijk zijn om je weg te vinden. In dit artikel zul je de bewaartijd van elk type document met betrekking tot je werknemers ontdekken. En voor nog eenvoudiger beheer ontdek je alle voordelen van het gebruik van software voor het beheer van personeelsdocumenten!
Wat zijn HR-documenten?
Binnen een bedrijf is de geproduceerde documentatie uitgebreid. Elk departement heeft zijn eigen verplichtingen en moet documenten volgens de geldende wetgeving bewaren. Op het gebied van human resources zijn er veel papieren te classificeren en archiveren, waaronder:
- arbeidsreglementen;
- belastingformulieren;
- arbeidsovereenkomsten;
- ONSS-documenten;
- algemeen personeelsregister;
- enz.
Alle documenten in deze niet-uitputtende lijst vallen onder de verantwoordelijkheid van de HR-afdelingen. Ze moeten worden gearchiveerd voor elke werknemer, gemakkelijk te vinden zijn wanneer dat nodig is, en worden bewaard gedurende een bepaalde termijn voorgeschreven door de wetgeving.
Hoe lang moet elk document worden bewaard?
Elk document heeft een specifieke bewaartermijn. Deze termijnen, aangegeven door de verschillende geldende wettelijke bepalingen, zijn minimumtermijnen. Je hebt altijd de mogelijkheid om documenten langer te bewaren als je dat nodig acht. Het is ook essentieel om documenten die de loopbaan van een werknemer kunnen reconstrueren onbeperkt te bewaren, om aan zijn behoeften te voldoen wanneer hij met pensioen wil gaan of simulaties wil uitvoeren.
Overzichtstabel
Hier is een tabel met alle bewaartermijnen voor HR-documenten.
| Type document | Minimale bewaartermijn |
| Arbeidsreglement | Verplichting tot bewaring zolang er werknemers in dienst zijn |
| Algemeen personeelsregister | 5 jaar vanaf de datum van inschrijving van de laatste verplichte vermelding (dwz de datum van vertrek van de laatst ingeschreven werknemer) |
| Registratie van de arbeidstijd | 5 jaar na afloop van de maand die volgt op het kwartaal waarin de inschrijving is gedaan |
| Individuele rekening en eventuele bijlagen | 5 jaar vanaf de dag van de jaarafsluiting van de rekening |
| Informatieblad betreffende de loonbonus | 5 jaar |
| Fiscale fiche | 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op het belastbare tijdperk |
| Contract voor studentenarbeid | 5 jaar vanaf de dag volgend op het einde van de uitvoering van het contract |
| Telewerkovereenkomst | 5 jaar vanaf de dag volgend op het einde van de uitvoering van het contract |
| Overeenkomst voor professionele onderdompeling | 5 jaar vanaf de dag volgend op het einde van de uitvoering van het contract |
| Andere arbeidsovereenkomsten | Gewenste bewaring gedurende een jaar na het einde van het contract |
| Overeenkomst betreffende de toekenning van mobiliteitsvergoeding | 5 jaar vanaf de dag volgend op het einde van de uitvoering van de overeenkomst betreffende de toekenning van mobiliteitsvergoeding |
| Kennisgeving betreffende variabele uurroosters | 1 jaar vanaf de dag waarop het in de kennisgeving voorziene rooster niet meer van kracht is |
| Document voor controle van afwijkingen van het normale werkschema van de deeltijdse werknemer | 5 jaar na afloop van de maand die volgt op het kwartaal waarin de laatste inschrijving is gedaan |
| DMFA | 5 jaar |
| DIMONA-melding van de RSZ | 6 maanden vanaf de ontvangst van de DIMONA-melding |
| Werkgelegenheidsdocumenten | 5 jaar |
| Verklaring van inhoudingen op het Vlaams zorgkrediet | 3 jaar vanaf de verzending van de afrekening naar het VFP |
| Validatieboek | 5 jaar vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin de laatste vermelding is opgetekend |
| Ongelukformulier | Minstens 10 jaar |
Informatie en persoonlijke gegevens
Alle persoonlijke gegevens van een werknemer worden gedurende de hele samenwerking bewaard. Dit geldt voor zijn cv, diploma’s, trainingscertificaten en al zijn persoonlijke informatie. De bewaring van deze elementen is onderworpen aan de AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De werknemer heeft het recht om toegang te krijgen tot en wijzigingen aan te brengen in de hem betreffende gegevens. Alle gegevens moeten ook worden beveiligd.
In welke vorm moeten bedrijfsdocumenten worden bewaard?
Het opslaan en archiveren van HR-documenten is een noodzaak voor alle bedrijven. Desondanks is dit een moeilijke en tijdrovende taak. Het naleven van bewaartermijnen vereist veel oplettendheid, en de opslag van documenten vormt soms een echt logistiek probleem. Om het werk van HR-managers te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat aan de regelgeving wordt voldaan, is het gebruik van documentbeheersoftware een uitstekende oplossing.
Met dit type tool worden alle personeelsdocumenten veilig bewaard. De software verzorgt de tijdstempel en beheert de bewaartermijnen van elke gegevenscategorie. Als de wet verandert, wordt de tool automatisch bijgewerkt volgens de nieuwe verplichtingen. Hierdoor hoef je je geen zorgen meer te maken over bewaartermijnen en weet je zeker dat je altijd voldoet aan de geldende wetgeving. Je bespaart ruimte, tijd en verhoogt de productiviteit, en voorkomt fouten!
Waarom is het belangrijk om HR-documenten goed te beheren?
In de afdeling human resources hebben de vele geproduceerde of ontvangen documenten niet alleen een functie op een bepaald moment. Sterker nog, al deze geschriften kunnen als bewijs dienen in geval van een geschil met een werknemer. Door alle documenten met betrekking tot het dienstverband van een werknemer bij de hand te hebben, bevind je je in een regelmatige positie en kun je jezelf verdedigen in geval van een conflict. Deze documenten kunnen ook dienen als bewijs dat jouw bedrijf zijn verplichtingen jegens de overheid goed heeft nagekomen, met name op fiscaal gebied. Naast de voordelen van goed documentbeheer met betrekking tot het personeel van een bedrijf, moet rekening worden gehouden met het wettelijke aspect.
Welke wetten regelen de bewaring van HR-documenten?
Met betrekking tot de bewaring van documenten die verband houden met het human resources van een bedrijf, zijn verschillende wetten van toepassing.
We vinden met name het Arbeidsrecht. Dit reguleert allereerst de oprichting van het personeelsregister. Dit register bevat essentiële informatie over elke werknemer (identiteit, functie, contract, enz.). Het is verplicht voor alle bedrijven. Het Arbeidsrecht bepaalt ook de bewaartermijn van documenten zoals loonstrookjes of tellingen van gewerkte uren en dagen. Hierin vinden we ook de instructies voor papieren met betrekking tot een arbeidsongeval en voor die welke zijn geproduceerd door de Arbeidsinspectie.
Voor arbeidsovereenkomsten, documenten met betrekking tot het einde van het contract (ontslag, ontslag, enz.) en overzichten van de deelname en deelname van een werknemer, komt het Burgerlijk Wetboek in het spel. We vinden ook, onder de codes die de bewaartermijnen voor HR-gegevens regelen, het Sociaal Zekerheidsrecht (voor sociale lasten) en het Wetboek van Fiscale Procedures (belasting over lonen). Zoals te zien is, zijn er veel wetten die moeten worden begrepen met betrekking tot deze bewaartermijnen, en het kan moeilijk zijn om hierin wegwijs te worden.
Welke sancties zijn er bij niet-naleving van de bewaartermijnen?
In de meeste gevallen leidt slecht beheer van gegevens met betrekking tot human resources niet tot sancties.
Voor HR-documenten die in het dossier van de werknemer moeten worden bewaard, impliceert het niet naleven van de bewaartermijnen niet specifiek een sanctie. Desalniettemin kan dit ernstige problemen voor je bedrijf opleveren, soms zelfs meer dan een boete. Immers, in geval van geschil of conflict, als je geen bewijs kunt leveren dat in jouw voordeel spreekt of als je jezelf niet kunt verdedigen, kan dit zeer schadelijk zijn.