Productiviteit en efficiëntie van werknemers zijn cruciaal voor het goed functioneren van een bedrijf. Hoewel technologie vaak wordt gezien als dé oplossing voor succes, zal worden aangetoond dat de menselijke factor nog steeds van essentieel belang is voor het succes van een bedrijf. Daarom moet een instrument voor productiviteitsberekening altijd rekening houden met de werknemer, maar ook met hun werktijd en professionele ontwikkeling.
Waarom spreekt men over de productiviteit van werknemers?
Productiviteit onderzoekt de hoeveelheid werk die door werknemers in een bepaalde tijd wordt verricht. Het houdt rekening met zaken als het aantal geproduceerde stukken per dag door een team.
Het verkregen cijfer kan vervolgens worden:
- Gerelateerd en verwerkt met de behaalde omzet of de winst van het bedrijf;
- Gebruikt om de leveringstermijnen te kennen;
- Geïntegreerd in de berekening van de cadans van werknemers;
- Geanalyseerd om alles te weten te komen over de concurrentiepositie van het bedrijf.
Aangezien de menselijke factor ook een rol speelt in het succes van een bedrijf, kan het bedrijf op basis van de resultaten een strategie ontwikkelen om de productiviteit van werknemers te verbeteren.
Teams motiveren om de productiviteit te verhogen
Lopendebandwerk stond lang bekend om hoge productiesnelheden waarbij de voorman soms weinig aandacht had voor zijn teams die zich soms overwerkten. Gelukkig is dit vandaag de dag anders door:
- De komst van technologie in productiefabrieken;
- De arbeidswetgeving die zowel het productietempo reguleert;
- De verplichte tijdbeheer.
Bij het beheren van werktijd en het relateren daarvan aan de productiviteit van een bedrijf, zijn er veel interne factoren die kunnen bijdragen aan verbetering, terwijl tegelijkertijd wordt gezorgd voor de kwaliteit van het werk en de motivatie van teams.
Er zijn tegenwoordig verschillende strategieën om de productiviteit van werknemers binnen een bedrijf te verhogen. Hoewel sommige te maken hebben met geavanceerde technologie of professionele software die het dagelijkse werk van werknemers vereenvoudigt, hebben andere betrekking op de menselijke factor, zoals het motiveren van teams en het positief evalueren van hun rol binnen de afdelingen.
Productiviteit meten in relatie tot het welzijn van werknemers
Productiviteit varieert per sector. Tijdbeheer, tevredenheidsniveaus en betrokkenheid van werknemers spelen uiteraard een rol bij het meten van hun motivatie. Dit heeft ook invloed op hun bereidheid om meer bij te dragen aan een hogere productiviteit en het succes van het bedrijf. Dit welzijn op het werk wordt dus geïntegreerd in de motivatie van teams.
Daarom bestudeert de afdeling human resources dit regelmatig, aangezien dit kan variëren afhankelijk van:
- De werkdruk;
- Doelstellingen te bereiken;
- Relaties tussen werknemers;
- Relaties met het management;
- Salarisniveaus;
- Secundaire arbeidsvoorwaarden;
- Tijdbeheer en vakanties.
Een afname van de productiviteit heeft directe gevolgen voor de winstgevendheid van een bedrijf. Het kan ook wijzen op interne problemen met tijdbeheer, naast bijvoorbeeld verouderde machines of een betere softwareoplossing.
Het is ondenkbaar om een bedrijf te laten lijden onder een verminderde concurrentiepositie als gevolg van een afname van de motivatie of een ongeorganiseerd tijdbeheer, zonder het risico te lopen het bedrijf in gevaar te brengen. Daarom moeten het management en de human resources afdeling proactieve maatregelen nemen voordat werknemers te veel worden beïnvloed.
Een gebrek aan motivatie en slecht personeelsbeheer leiden vaak tot regelmatige afwezigheid of vertragingen van werknemers. Dit kan soms leiden tot vertrek van werknemers en dus tot een hoger personeelsverloop. Het is daarom de verantwoordelijkheid van het bedrijf om:
- Potentiële interne problemen te identificeren;
- Vooruit te plannen voor werknemersacties;
- Ervoor te zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt op zijn post;
- Regelmatige individuele gesprekken te voeren;
- Een optimale personeelsbeheerstrategie te hebben.
10 punten voor het optimaliseren van tijdbeheer op het werk
We kunnen 10 nuttige punten identificeren voor de human resources afdeling om de werktijd van werknemers te optimaliseren. Elke werknemer kan interne training krijgen om deze 10 punten beter te begrijpen en vooral toe te passen.
- Aandacht besteden aan de werkomgeving: hoe aangenamer de sfeer, hoe meer plezier een werknemer heeft in zijn werk. Het wordt aanbevolen om een algemene inspectie van de ruimte uit te voeren en verbeteringen aan te brengen, zoals het renoveren van de inrichting, het opzetten van nieuwe kantoren, het herindelen van werkplekken, enz.
- Deel van de tijd voor thuiswerken voorstellen: thuiswerken of telewerken is tegenwoordig sterk gewild onder werknemers. Het stelt hen in staat om hun werkdag beter te ervaren, bespaart op reiskosten en zorgt ervoor dat ze zich beter kunnen concentreren, omdat ze minder worden gestoord door collega’s.
- Een tijdbeheerstrategie implementeren: op deze manier kunnen werktijden worden aangepast, kan er een systeem voor afstandspunten worden opgezet om het beheer van gewerkte of in te halen uren te vergemakkelijken en kunnen werknemers worden getraind in tijdbeheer met beproefde methoden zoals de pomodoro-techniek of het Pareto-principe.
- Repetitieve taken aanpassen: het gebruik van een gezamenlijk instrument vereenvoudigt de communicatie tussen iedereen. Hier vinden we dus gedeelde bestanden in de cloud voor een enkele bron van waarheid, takenborden toegewezen aan individuen die dubbel werk elimineren en hun dagelijkse tijd verminderen.
- Vergaderingen groeperen en hun nut controleren: te veel vergaderingen schaden de productiviteit enorm. Geef de voorkeur aan videoconferenties en zorg ervoor dat hun timing niet in een te druk deel van de dag valt.
- Leren een planning op te stellen: je concentreren op één taak tegelijk is essentieel om alles succesvol af te ronden. Het is dus belangrijk om je schema te maken en je eraan te houden. Voorzie eventueel vrije blokken die nuttig kunnen zijn bij vertraging.
- Procrastinatie aanpakken: dit betekent het uitstellen van taken die we niet leuk vinden of die ons weinig interesseren. In plaats van het risico te lopen achterop te raken omdat de taak toch moet worden uitgevoerd, overweeg deze in delen op te splitsen die je in de loop van de dagen zult uitvoeren.
- Prioriteiten stellen: neem afstand van het belang van elke uit te voeren taak en evalueer deze. Identificeer die gerelateerd zijn aan teamdoelstellingen, kies een geschikt moment op de dag om eraan te werken.
- Afzondering voor betere concentratie: beslis om meldingen van e-mails en andere netwerken uit te schakelen. Laat uw gesprekspartners weten dat u gedurende een bepaalde periode uw berichten niet zult controleren. Dit verbetert uw concentratie en daarmee uw productiviteit.
- Projectbeheertools gebruiken: het gebruik van deze tools stelt u in staat om op elk moment te weten waar u staat in uw werkvoortgang. U kunt onder andere lopende, voltooide en nog te komen taken aangeven. Ze vergemakkelijken de controle en geven vooral onmiddellijk een globaal overzicht van de voortgang van een project.