Het meten van de productiviteit op de werkvloer is essentieel om de sterke en zwakke punten van een bedrijfsvoering te identificeren. Voor het meten van de productiviteit van werknemers kunnen we gebruik maken van verschillende technieken, zoals KPI’s, de productiviteitsequatie of HR-beheertools zoals software voor personeelsproductiviteitsberekening. Op basis van de verkregen resultaten kan de werkgever de nodige aanpassingen doorvoeren om de efficiëntie van de werknemers te verbeteren.
Wat betekent productiviteit op het werk?
Productiviteit op de werkvloer verwijst naar de verhouding tussen behaalde resultaten en de menselijke en materiële middelen die een bedrijf inzet om haar doelen te bereiken:
- Tijd
- Aantal werknemers
- Vaardigheden
- Gereedschappen en apparatuur
Een productief bedrijf optimaliseert deze verschillende middelen om de beste resultaten te behalen. Productiviteit is het vermogen om meer te bereiken in minder tijd en met zo min mogelijk middelen. Het verschil tussen productiviteit en opbrengst is dat productiviteit zich richt op de efficiëntie van alle interne processen, terwijl opbrengst vooral kijkt naar de hoeveelheid en kwaliteit van het werk dat een persoon in een bepaalde periode levert. Het moet ook niet worden verward met het begrip « rendabiliteit », dat de financiële prestaties van een bedrijf beschrijft.
Waarom productiviteit op het werk meten?
Identificeren van knelpunten
Een bedrijf dat zijn productiedoelen niet haalt, moet de oorzaak van zijn inefficiëntie identificeren om zijn strategie aan te kunnen passen. Onder de mogelijke redenen die de productiviteit van een structuur kunnen vertragen, vinden we:
- Slecht tijd- en middelenbeheer
- Gebrek aan betrokkenheid van het personeel
- De impact van een gezondheidscrisis, natuurramp of oorlog
- Wervingsproblemen
Voorspellen van bedrijfsgroei
Het meten van de productiviteit op het werk stelt ons in staat gegevens te verzamelen die zullen helpen bij het maken van voorspellingen over de groei van het bedrijf. Een structuur met positieve resultaten heeft veel meer kans om in de toekomst duurzaam te zijn. Een bedrijf dat een lage productiviteitsscore behaalt, zal zijn werkwijze moeten heroverwegen.
Verbeteren van de productiviteit
Op basis van de behaalde resultaten kan een bedrijf zijn strategie bijstellen en zijn middelen optimaliseren om de productiviteit te verhogen. Het kan bijvoorbeeld overwegen om:
- Meer samenwerking onder zijn werknemers te bevorderen
- De prijs van zijn producten te wijzigen
- Over te schakelen naar andere tools en materialen
- Meer personeel aan te nemen.
Op welke criteria moet je letten bij het meten van de productiviteit van een bedrijf?
Men meet de productiviteit van een bedrijf aan de hand van verschillende criteria, zoals:
- Financieel rendement: de omzet, de winstmarge, het rendement op investering (ROI) en de winst geven betrouwbare indicaties over de algemene gezondheid van een bedrijf.
- Productiviteit van de werknemers: de opbrengst per werknemer, de uurproductiviteit en andere HR-gerelateerde metingen kunnen inzicht geven in de operationele efficiëntie van de organisatie.
- Gebruik van middelen: het optimaliseren van materiële, menselijke en financiële middelen is essentieel voor de productiviteit van een bedrijf. Het is mogelijk om de benuttingsgraad van apparatuur of de effectieve werktijd per werknemer te meten om meer te weten te komen over de efficiëntie van het bedrijf.
- Kwaliteit van het product of de dienst: klanttevredenheid, feedback en klachten weerspiegelen de kwaliteit van de geleverde producten of diensten, wat op lange termijn invloed heeft op de productiviteit.
- Innovatievermogen: het volgen van het aantal en de aard van nieuwe ideeën, producten of processen kan de innovatiecapaciteit van het bedrijf aangeven, wat op de lange termijn invloed heeft op de productiviteit.
- Voorraadomloopsnelheid: goed beheerd voorraadbeheer kan bijdragen aan een soepelere productie en de kosten van opslag verminderen.
- Tevredenheid van werknemers: een werknemer die zich prettig voelt in zijn werkomgeving is productiever. Het is mogelijk om de tevredenheid van medewerkers te analyseren via enquêtes of door het bestuderen van het personeelsverloop.
Hoe meet je de productiviteit op het werk?
Sleutelindicatoren van prestaties (KPI’s)
Sleutelindicatoren van prestaties, ook wel KPI’s (Key Performance Indicators) genoemd, zijn meetcriteria die worden gebruikt om de prestaties van een bedrijf, project, proces of werknemer te beoordelen in relatie tot vooraf bepaalde doelstellingen. Het doel is om leidinggevenden in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen om de productiviteit van een bedrijf te verbeteren. KPI’s bieden concrete referentiepunten om het succes en de efficiëntie van een organisatie te beoordelen. Ze worden gekozen op basis van de strategische doelstellingen van de structuur en kunnen variëren afhankelijk van de bedrijfssector of -grootte.
Hier zijn enkele voorbeelden van relevante KPI’s om de productiviteit van het personeel te beoordelen:
- Aanwezigheids- en absentiepercentage: berekent het percentage tijd waarin werknemers aanwezig zijn op het werk. Een laag absenteïsme kan wijzen op een betere productiviteit.
- Personeelsverloop: meet het aantal werknemers dat het bedrijf verlaat. Een hoog verloop kan schadelijk zijn voor de productiviteit.
- Behaalde individuele doelstellingen: evalueert de realisatie van individuele doelen die voor elke werknemer zijn vastgesteld.
- Optimalisatie van de werktijd: meet hoe de tijd wordt gebruikt tijdens de werkuren, inclusief elementen zoals het verminderen van downtime.
- Kwaliteit van het werk: gebruikt kwaliteitsindicatoren om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het werk dat door elke werknemer wordt geproduceerd, te beoordelen.
- Gebruiksfrequentie van tools en technologieën: meet hoe vaak werknemers de beschikbare tools en technologieën gebruiken.
- Klantfeedback: indien mogelijk meet de klanttevredenheid die kan worden toegeschreven aan het werk van werknemers.
- Productiviteit per gewerkt uur: berekent de hoeveelheid werk die per uur werk wordt geproduceerd.
- Voortgezette opleiding: meet de deelname van werknemers aan trainingen en hun vermogen om nieuwe vaardigheden toe te passen in hun werk.
Productiviteitsequatie van het werk
Om de productiviteit van uw werknemers te meten, kunt u gebruik maken van de volgende formule: totaalresultaten / totale middelen.
Bijvoorbeeld, als uw bedrijf € 50.000 aan resultaten heeft gegenereerd over 1200 geleverde werkuren (middelen), hoeft u alleen maar 50.000 te delen door 1200. U krijgt dan een totaal van 41,6, wat betekent dat uw bedrijf iets meer dan € 41 per werkuren genereert.
U kunt ook de individuele bijdrage van elke werknemer meten. Vervang gewoon het aantal uren door het aantal werknemers.
Bijvoorbeeld, als uw bedrijf € 50.000 aan resultaten heeft gegenereerd in 10 dagen met 20 werknemers, deelt u 50.000 € door 20, wat resulteert in € 2500. Elke werknemer heeft dus € 2500 voor uw bedrijf geproduceerd in 10 dagen.
Hulpmiddelen voor het meten van de productiviteit op het werk
Personeelsbeheersoftware is ontworpen om verschillende processen met betrekking tot human resources binnen een bedrijf te automatiseren en te vereenvoudigen. Deze online tools bieden diverse functies om de productiviteit van werknemers te meten:
- Tijdbeheer: werknemers registreren hun werktijd elektronisch, wat een opvolging van gewerkte uren, afwezigheden en verlofdagen mogelijk maakt.
- Taakopvolging: het is mogelijk om taken die aan elke werknemer zijn toegewezen te volgen, waardoor men inzicht krijgt in lopende activiteiten en de voortgang van projecten.
- Automatisering van processen: administratieve taken gerelateerd aan human resources, zoals verlofbeheer, worden geautomatiseerd. Dit stelt werknemers en managers in staat om meer tijd te besteden aan productieve activiteiten.
- Data-analyse: deze software kan rapporten en analyses genereren op basis van verzamelde gegevens over tijd. Bedrijfsleiders zullen deze informatie gebruiken om de werking van hun organisatie aan te passen en hun productiviteit te verbeteren.
- Interne communicatie: sommige systemen bieden interne communicatiefuncties die samenwerking en coördinatie tussen teamleden bevorderen, wat een positieve invloed heeft op de productiviteit.
Hoe de productiviteit van werknemers verbeteren?
Er zijn enkele eenvoudige methoden om de productiviteit van werknemers in een bedrijf te verbeteren:
- Duidelijke doelstellingen stellen: elk teamlid moet de te bereiken doelen begrijpen om een duidelijke richting te volgen.
- Communicatie bevorderen: een omgeving creëren waarin teamleden zich op hun gemak voelen om hun ideeën te delen, vragen te stellen en nieuwe uitdagingen te bespreken.
- Voortdurende training aanbieden: investeren in de professionele ontwikkeling van werknemers door relevante trainingen aan te bieden.
- Pauzetijden invoeren: meer, zelfs korte, pauzes voorstellen om uitputting te voorkomen en de batterijen op te laden.
- Werken met digitale tools om repetitieve taken te vereenvoudigen en de samenwerking tussen teams te verbeteren.
- Thuiswerktijden aanbieden om een balans tussen werk en privéleven te bevorderen.
Het meten van productiviteit op het werk is essentieel voor elk bedrijf dat zijn prestaties wil verbeteren en op lange termijn wil voortbestaan. Het identificeren van blokkades zoals slecht voorraadbeheer of ontevredenheid onder het personeel stelt organisaties in staat beslissingen te nemen en aanpassingen te maken ten gunste van een betere productiviteit. Hiervoor kan een organisatie vertrouwen op KPI’s of de productiviteitsvergelijking op het werk. Personeelsbeheersoftware is ook een waardevol instrument dat deze evaluatie automatiseert en de productiviteit van werknemers binnen een organisatie verbetert.