Het verhogen van de productiviteit van medewerkers staat centraal voor veel bedrijven die concurrerend willen blijven. Werkproductiviteit geeft de verhouding weer tussen de behaalde resultaten en de gebruikte menselijke en materiële middelen. Medewerkersprestaties zijn een van de belangrijkste factoren om te evalueren om bij te blijven. Een digitale tikklok voor productiviteitsberekening helpt bij het identificeren van HR-problemen en knelpunten. Bedrijfsleiders baseren hun strategie op deze resultaten om de productiviteit te verhogen.
Het belang van werkproductiviteit
Wat is productiviteit?
Werkproductiviteit meet hoe medewerkers bijdragen aan de effectiviteit van een bedrijf. Het is de verhouding tussen de bereikte resultaten en de ingezette middelen zoals tijd, aantal medewerkers, apparatuur en vaardigheden. De productiviteit van een bedrijf is onder meer gebaseerd op:
- Effectief beheer van menselijke middelen
- Het gebruik van nieuwe technologieën en geschikte tools
- Optimalisatie van operationele processen
- Medewerkerstevredenheid
- Innovatie
- Kwaliteit van leiderschap
Key Performance Indicators (KPI’s) zoals tijdbeheer, aanwezigheidspercentage en individuele doelen worden gebruikt om werkproductiviteit te meten.
Medewerkersprestaties: een belangrijke factor voor bedrijven
Medewerkersprestaties hebben directe invloed op de productiviteit van een bedrijf. Een medewerker die tevreden is over zijn werkomgeving:
- Is minder vaak afwezig: een hoog ziekteverzuim leidt tot hoge kosten omdat er vervangende medewerkers moeten worden ingezet.
- Blijft langer bij het bedrijf: een hoog verloop is niet winstgevend en geeft een slecht imago.
- Werkt effectiever: een ontevreden medewerker is minder gemotiveerd en zal dus minder inspanningen leveren.
- Drijft innovatie: een tevreden medewerker zal actief bijdragen aan de ontwikkeling van het bedrijf.
Factoren die de productiviteit van medewerkers verminderen
Gebrek aan apparatuur en middelen
Onder de factoren die de productiviteit van het personeel beïnvloeden, vinden we het gebrek aan tools en materiaal terug. Verouderde computers, verouderde software of defecte apparatuur vertragen de dagelijkse operaties. Investeren in modernere middelen stelt teams in staat om tijdrovende taken te automatiseren en zich te richten op belangrijke taken.
Onduidelijke doelen
Een bedrijf moet een kader stellen en duidelijke doelen voor zijn werknemers vaststellen om verwarring en onzekerheden te voorkomen. Een werknemer die de doelen van het bedrijf en de resultaten die hij moet behalen niet kent, zal moeite hebben om zich erop te richten om deze te bereiken.
Herhalende taken
Eentonige taken leiden vaak tot een verlies van betrokkenheid en motivatie bij werknemers. Het uitvoeren van repetitieve taken resulteert ook in verminderde alertheid en aandacht, wat kan leiden tot een afname van de kwaliteit van het werk en fouten. Een werknemer die voortdurend dezelfde handelingen moet herhalen, is vatbaarder voor stress en beroepsuitputting.
Slechte werkomstandigheden
Slecht verlichte ruimtes, oncomfortabele stoelen of een gebrek aan ontspanningsruimtes kunnen een negatieve invloed hebben op het welzijn van werknemers en bijgevolg op hun productiviteit.
Gebrek aan waardering
Een transparante communicatie, het erkennen van inspanningen en het waarderen van individuele bijdragen creëren een gevoel van betrokkenheid en motivatie. Daarentegen kan een gebrek aan waardering leiden tot desinteresse. Luisteren naar en rekening houden met de meningen van het personeel en het waarderen van hun inzet draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur.
Stappen om de productiviteit van medewerkers te verbeteren
Medewerkers opleiden
Investeringen in voortgezette opleiding stellen werknemers in staat om nieuwe vaardigheden te verwerven, op de hoogte te blijven van nieuwe technologieën en zich aan te passen aan marktontwikkelingen. Dit bevordert efficiëntie en veelzijdigheid.
Geschikte tools beschikbaar stellen
Het automatiseren van repetitieve taken en het verstrekken van geschikte digitale tools vereenvoudigt processen, vermindert het risico op menselijke fouten en maakt tijd vrij voor taken met een hogere toegevoegde waarde.
Positieve werkomgeving creëren
Om een gezonde en positieve werkomgeving te creëren, moet een bedrijf zijn interne communicatie verbeteren. Door te investeren in transparantie kunnen werknemers vertrouwen krijgen en de doelen en uitdagingen van de organisatie beter begrijpen. De mogelijkheid tot telewerken is ook een goede manier om een evenwicht te vinden tussen werk en privéleven, wat bijdraagt aan de tevredenheid van de werknemers. U kunt regelmatig feedback verzamelen van teams om de organisatie van het bedrijf bij te stellen en uw waardering te tonen.
Duidelijke doelen stellen
Een bedrijf moet duidelijke doelen stellen voor zijn werknemers om verwarring en onzekerheid te voorkomen. Het kan gebruik maken van de SMART-methode om zijn doelen eenvoudig te beschrijven. De term SMART is een acroniem waarbij elke letter overeenkomt met een indicator:
- Specifiek: het doel moet duidelijk en nauwkeurig zijn, zonder enige ambiguïteit.
- Meetbaar: het moet kwantificeerbaar zijn, zodat de voortgang ervan kan worden geëvalueerd.
- Acceptabel: het moet haalbaar zijn met de beschikbare middelen.
- Relevant: het moet in lijn zijn met de doelstellingen van het bedrijf.
- Tijdsgebonden: het moet een duidelijke deadline hebben.
Taken evenwichtig verdelen
Het vermijden van overbelasting door taken in balans te brengen, voorkomt beroepsuitputting en zorgt ervoor dat elke werknemer zijn taken efficiënt kan uitvoeren.
Tools voor het meten van werkproductiviteit
KPI’s
KPI’s, of kernprestatie-indicatoren, maken het mogelijk om de productiviteit van een bedrijf te meten op basis van een reeks criteria. Om de prestaties van werknemers te evalueren, worden bijvoorbeeld de volgende zaken geanalyseerd:
- de tevredenheidsscore van het personeel
- de kwaliteit van het geleverde werk
- individuele doelstellingen behaald
Leidinggevenden vertrouwen op de behaalde resultaten om beslissingen te nemen en de organisatie van het bedrijf aan te passen.
Personeelsbeheersoftware
Personeelsbeheersoftware zijn online tools die bedoeld zijn om bepaalde HR-taken te vereenvoudigen en te automatiseren, zoals: het opstellen van roosters, het organiseren van verlof en het volgen van de ondertekening van arbeidsovereenkomsten. Ze bieden verschillende handige functies om de productiviteit van werknemers te meten:
- Het bijhouden van gewerkte uren, afwezigheden en verlof
- Het volgen van lopende taken en projecten
- Het analyseren van verzamelde gegevens in de vorm van rapporten
Deze platforms zijn waardevolle hulpmiddelen om de sterke en zwakke punten van een bedrijf te beoordelen en de prestaties van werknemers te meten.
Het verbeteren van de productiviteit van medewerkers is cruciaal voor bedrijven die op lange termijn willen overleven. Door acties te ondernemen zoals het creëren van een positieve werkomgeving en het stellen van duidelijke doelen, draag je bij aan het welzijn van medewerkers en daarmee aan de productiviteit van de organisatie.