Het beheren van afwezigheden en last-minute onbeschikbaarheden kan een echte uitdaging zijn voor bedrijven. Ziekteverlof en ongerechtvaardigde langdurige afwezigheden beïnvloeden de productiviteit en de goede werking van een structuur. Een werkgever moet de reden en de frequentie van afwezigheden evalueren en proberen deze te beperken door maatregelen te nemen om de werkomstandigheden van zijn werknemers te verbeteren. Het gebruik van software voor het beheer van verlof en afwezigheden stelt bedrijven in staat het absenteïsmecijfer te analyseren en snel personeel te vinden om last-minute onbeschikbaarheden op te vangen.
Wat zijn de belangrijkste oorzaken van absenteïsme in een bedrijf?
Het begrip absenteïsme in een bedrijf verwijst naar de plotselinge afwezigheid van een of meer werknemers om een van de volgende redenen:
- Ziekteverlof
- Ongerechtvaardigde afwezigheid
- Arbeidsongeval
Absenteïsme in een bedrijf kan verschillende oorzaken hebben:
- Ziektes en gezondheidsproblemen: gezondheidsproblemen, zowel fysiek als psychologisch, zijn een belangrijke oorzaak van absenteïsme in bedrijven. Chronische of incidentele ziektes, geestelijke gezondheidsproblemen kunnen werknemers ertoe brengen medisch verlof op te nemen.
- Persoonlijke problemen: ongerechtvaardigde afwezigheden van een werknemer kunnen worden veroorzaakt door persoonlijke problemen (familieconflict, overlijden van een naaste, nieuwe verantwoordelijkheden).
- Arbeidsomstandigheden: gespannen relaties tussen collega’s of met superieuren, moeilijke werktijden of fysiek veeleisende arbeidsomstandigheden zijn factoren die bijdragen aan absenteïsme. Absenteïsme in het bedrijf analyseren om het beter aan te pakken Om een te hoog absenteïsmecijfer aan te pakken, is het noodzakelijk de oorzaken, frequentie en duur van afwezigheden te kennen.
Een gedetailleerde analyse is een goede manier om het dominante type absenteïsme binnen het bedrijf te identificeren en het probleem op te lossen.
Om deze evaluatie uit te voeren en cijfermatige gegevens te verzamelen, is het essentieel een personeelsdossier te creëren. Dit dossier zal alle informatie over elke werknemer bevatten (naam, voornaam, leeftijd, functie, planning) en over de afwezigheidsperiodes (duur, reden, data). De tabel maakt het mogelijk om op lange termijn de evolutie van afwezigheden te volgen en conclusies te trekken. Het bedrijf kan dan nieuwe richtlijnen opstellen en beslissingen nemen om ze te beperken.
Deze evaluatie, vaak noodzakelijk, is ook complex. Om het analyseproces te vergemakkelijken, wordt het aanbevolen om online personeelsbeheertools te gebruiken. Deze software heeft meestal een dashboard voor de studie en evolutie van het absenteïsmecijfer van het bedrijf. De resultaten worden automatisch gegenereerd op basis van informatie verstrekt door de HR-afdeling. Dit bespaart tijd en levert betrouwbare gegevens op.
Oplossingen om de afwezigheden van werknemers te beperken
Het individueel gesprek na een afwezigheid
Om de redenen voor een afwezigheid beter te begrijpen, kunt u overwegen de werknemer bij zijn terugkeer uit te nodigen voor een individueel gesprek. Het doel is om eventuele problemen te identificeren en te helpen bij zijn re-integratie bij zijn collega’s.
Medische tegenbezoeken
Het bedrijf heeft de mogelijkheid om een medische dienstverlener te vragen te controleren of een ziekteverlof daadwerkelijk gerechtvaardigd is. Deze maatregel is bedoeld om mogelijke misbruiken te ontmoedigen.
De aanwezigheidspremie
De aanwezigheidspremie beloont de stiptheid en inzet van de werknemers van een bedrijf. Het doel is het personeel aan te moedigen zo veel mogelijk aanwezig te zijn op het werk. In geval van afwezigheid, zelfs gerechtvaardigd, kan de premie worden verlaagd of ingetrokken.
Zorgen dat het personeel onder goede omstandigheden werkt
Slechte arbeidsomstandigheden zullen op termijn leiden tot afwezigheden van werknemers van een bedrijf. Stress, burn-out of ernstige vermoeidheid zijn vaak de oorzaak van langdurige ziekteverlof of ongerechtvaardigde afwezigheden. Daarom is het belangrijk ervoor te zorgen dat het personeel van een bedrijf onder goede omstandigheden werkt.
De regels met betrekking tot werktijden en rusttijden voor werknemers geven aan dat een werkdag niet langer mag zijn dan 8 uur. Een werknemer mag niet meer dan 35 uur per week werken en een wekelijkse rustperiode van 35 opeenvolgende uren is verplicht. Deze wet zorgt voor de gezondheid en het welzijn van werknemers van een bedrijf.
Rekening houden met de onbeschikbaarheden en vakantiewensen van werknemers is ook een goede manier om afwezigheden te beperken. Een werknemer zal minder geneigd zijn afwezig te zijn als de data die hij heeft voorgesteld worden geaccepteerd. Hij kan dan zijn persoonlijke leven beter combineren met zijn professionele leven. Maar in geval van nood, kan een werkgever verlof weigeren? En ja, dat kan. In geval van uitzonderlijke omstandigheden, om de continuïteit van een dienst te waarborgen of om een toename van activiteit aan te kunnen. De weigering van de werkgever mag niet onredelijk zijn.
Het gebruik van HR-software
Het ontwerpen van werkschema’s met behulp van HR-beheersoftware is de beste manier om afwezigheden en aanpassingen in werktijden te beheren. Handmatig invoeren van alle informatie dagelijks in een Excel-spreadsheet is een tijdrovende taak en kan fouten veroorzaken. Een online planningscreatie-tool maakt het mogelijk om het beheer van verlof en afwezigheden in een bedrijf beter te structureren. Teams hebben de mogelijkheid om hun kalender op elk moment te bekijken en autonomer te wijzigen. Ze kunnen zich bijvoorbeeld direct positioneren op werktijdslots of de HR-afdeling snel informeren over een last-minute onbeschikbaarheid.
Omgaan met last-minute afwezigheden
Een database van potentiële kandidaten creëren
Wanneer een last-minute afwezigheid zich voordoet, is het vaak moeilijk om onmiddellijk een gekwalificeerde en beschikbare persoon te vinden voor vervanging. Het beste is om onvoorziene gebeurtenissen te anticiperen door een lijst van contacten van potentiële kandidaten aan te leggen. In de loop van de maanden en jaren verzamelt een bedrijf vaak sollicitaties. U kunt interessante profielen bewaren en hun contactgegevens in uw database invoeren om ze te kunnen contacteren indien nodig.
Zoek intern naar een vervanger
Een interne oproep doen is ook zeer effectief om een vervanger te vinden. De vrijwilliger kan overuren maken om de afwezigheid van een collega op te vangen. Het gebruik van HR-managementsoftware is zeer nuttig om iemand binnen het bedrijf te vinden die beschikbaar is. Het stelt u in staat om de planning van al het personeel te bekijken en snel en efficiënt een behoefte te communiceren. Eenmaal goedgekeurd, heeft de HR-afdeling de mogelijkheid om de kalenders gemakkelijk aan te passen, zonder bang te zijn voor fouten.
Herhaalde afwezigheden of last-minute onbeschikbaarheden kunnen gevolgen hebben voor de productiviteit van een bedrijf. Een werkgever moet snel de oorzaak van een te hoog verzuimpercentage identificeren om te kunnen reageren. Daarom wordt geadviseerd om HR-managementsoftware te gebruiken. Deze online tools bieden een analyse van de afwezigheden in de structuur en maken het mogelijk om het hele beschikbare personeel te visualiseren om te reageren op een dringende vervangingsbehoefte.