Beheert u een bedrijf of bent u verantwoordelijk voor de planning van uw medewerkers? Naarmate de vakantieperiodes naderen, komt vaak de vraag op wie er binnen een bedrijf prioriteit heeft. Er zijn regels die criteria definiëren om rekening mee te houden, maar het bepalen van de vakantieperiodes voor uw werknemers blijft een lastige taak. Om het u makkelijker te maken, gelijkheid onder uw werknemers te respecteren en aan de behoeften van uw vestiging te voldoen, kan het gebruik van een tool voor het beheren van vakanties en afwezigheden een uitstekende oplossing zijn!
Betaald Verlof:
De Rechten van Werknemers Respecteren Een Recht op Betaald Verlof voor Iedereen De verplichtingen van een werkgever bij het beheer van vakantiedagen zijn talrijk. Of u nu een MKB beheert of werkt binnen de HR-afdeling van een groot bedrijf, het is essentieel om te voldoen aan de vastgestelde regels.
De Toegekende Periode voor Betaald Verlof
De werkgever moet zijn teams minstens 2 maanden voor aanvang van deze periode informeren over de vakantieperiode. Deze periode wordt bepaald door de werkgever alleen of op advies van de Ondernemingsraad (OR). Het kan ook van tevoren worden gekozen door een collectieve overeenkomst, een bedrijfscollectieve overeenkomst of een sectorovereenkomst. Elke directeur kan ook zijn bedrijf voor een bepaalde tijd sluiten. In dat geval moeten werknemers vakantiedagen opnemen wanneer de vestiging gesloten is.
Weigering van Betaald Verlof
De werkgever kan, onder bepaalde voorwaarden, vakantie aan een werknemer weigeren. Er moet een kennisgevingstermijn van een maand in acht worden genomen en de weigering moet gerechtvaardigd zijn. Zo kunnen vakanties alleen worden uitgesteld in uitzonderlijke omstandigheden, bij tijdelijke toename van de activiteit of om continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.
Niettemin kunnen bepaalde specifieke verloven niet worden geweigerd of uitgesteld (ouderschapsverlof, verlof voor het overlijden van een naaste, enz.).
De periodes voor het opnemen van verlof, vooral het zomerseizoen, kunnen soms lastig zijn voor degene die verantwoordelijk is voor de planning. Naast de te respecteren verplichtingen is het nodig om een prioriteitsvolgorde vast te stellen.
Wie Moet de Volgorde van Vakantievertrek Bepalen?
Om een bepaalde mate van billijkheid te waarborgen, is het belangrijk om vooraf een prioriteitsvolgorde voor het opnemen van betaald verlof vast te stellen. Het is niet ongebruikelijk dat meerdere werknemers tegelijkertijd op vakantie willen gaan. Als dit niet mogelijk is voor het bedrijf, dan worden sommige werknemers mogelijk geweigerd voor hun dagen. Het is daarom essentieel om te weten wie er binnen de teams prioriteit heeft voor vakantievertrek.
De vaststelling van deze volgorde gebeurt meestal tegelijkertijd met die van de vakantieperiode.
Deze kan worden vastgesteld door de collectieve overeenkomst waartoe het bedrijf behoort, een collectieve overeenkomst of een sectorovereenkomst. Als deze entiteiten niet bestaan binnen uw bedrijf, is het aan de werkgever om zelf te beslissen, alleen of na advies van de Ondernemingsraad.
Met een goed vastgestelde prioriteitsvolgorde en goed geïnformeerde werknemers, wordt het sociale klimaat behouden en verloopt de organisatie van de vakantie rustiger.
Verschillende Criteria voor de Volgorde van Vertrek
De Gezinsituatie Dit is het eerste criterium dat in aanmerking moet worden genomen met betrekking tot de volgorde van vakantievertrek. Inderdaad, iedereen die getrouwd is of een geregistreerd partnerschap heeft, heeft voorrang op een werknemer die dat niet is. Vakanties moeten zo veel mogelijk tegelijkertijd met de partner worden opgenomen. Als twee personen die door het huwelijk of een geregistreerd partnerschap verbonden zijn binnen uw bedrijf werken, is het bovendien niet mogelijk om hen gelijktijdige vakanties te weigeren.
Werknemers met een of meer kinderen ten laste, maar ook een volwassen gehandicapte of een oudere persoon die zorg nodig heeft, hebben ook voorrang. Dit geldt vooral voor schoolvakantieperiodes. Het vinden van opvang is niet altijd gemakkelijk voor werknemers, dus zij kunnen bij voorkeur hun vakanties opnemen.
De Anciënniteit binnen het Bedrijf
Een ander criterium om rekening mee te houden is de anciënniteit van de werknemers. Hoe langer uw collega’s binnen uw vestiging werken, hoe meer prioriteit ze hebben voor het opnemen van vakantie.
Het Meerdere Werkgeverschap van Uw Werknemer
Dit is het laatste criterium genoemd door het ministerie van Arbeid en Werkgelegenheid. Als een lid van uw team een andere activiteit uitoefent bij een tweede werkgever, moet dit in aanmerking worden genomen. Het probleem hier moet vooral worden opgelost tussen de verschillende werkgevers. Om ervoor te zorgen dat het opnemen van vakantie van de werknemer soepel verloopt, is het noodzakelijk dat bedrijven het eens worden over vertrekdata. Een minnelijke regeling voorkomt conflicten, zowel tussen de verschillende werkgevers als tussen het bedrijf en zijn werknemer.
Facultatieve Criteria
De drie belangrijkste eerder genoemde factoren worden bepaald door de Arbeidswet. Elk bedrijf of collectieve overeenkomst kan echter andere criteria toevoegen om zo eerlijk mogelijk te blijven. Zo kunnen de volgende groepen prioriteit krijgen:
- werknemers die het voorgaande jaar vakantie werd geweigerd;
- mensen met kinderen in co-ouderschap met specifieke data aangegeven door de rechtbank;
- medewerkers met schoolgaande kinderen, tijdens schoolvakanties;
- werknemers wiens bedrijf van de partner op een bepaalde periode sluit;
- enz.
Medewerkers Informeren over de Prioriteitsvolgorde van Vakanties
Zodra de prioriteitsvolgorde voor vakantievertrek is vastgesteld, moet het bedrijf zijn werknemers hierover informeren. Het hele team moet minstens een maand van tevoren toegang hebben tot deze informatie. Deze wordt meestal gegeven tegelijkertijd met de vakantieperiode, waarover de werknemers ook minstens een maand van tevoren moeten worden geïnformeerd.
Elk communicatiemiddel kan worden gebruikt, zolang het toegankelijk is voor alle werknemers en de kennisgevingstermijn wordt gerespecteerd. Zo kunt u de prioriteitsvolgorde voor vakantievertrek aangeven via:
- een mededelingenbord;
- een interne informatienota;
- een e-mail;
- het intranet van het bedrijf.
Tekortkomingen in de informatieplicht en de daaraan verbonden risico’s
Deze informatie is een verplichting. Als het bedrijf deze niet respecteert, loopt het risico. Een gebrek aan informatie kan dus leiden tot een boete van 1500 euro per betrokken werknemer. Deze overtreding kan oplopen tot 3000 euro per niet-geïnformeerde persoon in geval van herhaling.
Ook kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor schadevergoeding. Deze compensatie kan worden geëist door een werknemer die zijn vakantie niet kon opnemen zoals hij wilde vanwege een gebrek aan informatie. Het is inderdaad de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat zijn werknemers hun vakantie opnemen. In geval van een geschil moet hij bewijzen dat hij zijn informatieplicht heeft nageleefd, zowel voor de periode van vakantieopname als voor de criteria voor prioriteit.
Prioriteit bij het opnemen van vakantie: hoe doe je dat in de praktijk?
De regels voor de volgorde van vakantieopname zijn duidelijk en bestaan om gelijkheid tussen werknemers te bevorderen. Echter, binnen de meeste bedrijven blijft het plannen van dagen tijdens de belangrijkste perioden, zoals de zomervakantie en de kerstperiode, vaak problematisch. Het is niet ongewoon dat er spanningen en jaloezie ontstaan. Om uw teams te kalmeren, is het noodzakelijk om hen goed te informeren en autonomie te bieden. Het beste is vaak om hen hun vakantieperioden te laten plannen op basis van hun wensen en rechten. Het kan nuttig zijn om hen te begeleiden door verschillende schema’s voor te stellen die zowel aan hun wensen als aan de behoeften van uw bedrijf voldoen.
De criteria voor prioriteit komen aan bod als een minnelijke schikking niet mogelijk lijkt.
Tot slot kan het gebeuren dat twee werknemers het niet eens kunnen worden en dat de hierboven gedefinieerde criteria niet voldoende zijn om hen te scheiden. Dit kan het geval zijn als ze tegelijkertijd willen vertrekken en ze dezelfde gezinssituatie en anciënniteit hebben. In dat geval is de leeftijd van de werknemer doorslaggevend, waarbij voorrang wordt gegeven aan de oudste.
U kent nu alle regels met betrekking tot de prioriteitsvolgorde voor het opnemen van betaalde vakantie van uw werknemers. Vertrouw op hen, help hen bij hun besluitvorming, en deel ze in met respect voor de wettelijke criteria als dat echt nodig is. En om ervoor te zorgen dat de organisatie van de vakanties van uw teams geen hoofdpijn meer veroorzaakt, kies voor een beheersoftware! U bespaart tijd en zult zeker zijn dat u alle regels voor al uw werknemers respecteert.