Elke werknemer heeft recht op betaald verlof, ongeacht zijn of haar sector. De werkgever moet een aantal door de wet bepaalde verplichtingen naleven met betrekking tot de berekening van vergoedingen, de wettelijke duur en de validatietermijn van het verlof. Hij moet zich baseren op de Arbeidswet en de collectieve overeenkomst van zijn sector om de toepasselijke modaliteiten te kennen. Om de organisatie van werktijd en rusttijd van zijn teams te vergemakkelijken, wordt het gebruik van software voor het beheer van verlof en afwezigheden ten zeerste aanbevolen. Deze online tools optimaliseren het creëren van vakantieplanningen en vergemakkelijken wijzigingen en communicatie tussen de HR-afdeling en de werknemers.
Het beleid van het bedrijf met betrekking tot betaald verlof
Elk bedrijf moet duidelijke regels vaststellen voor het opnemen van betaald verlof en deze zo snel mogelijk communiceren aan zijn werknemers. Het gaat om het definiëren van:
- de modaliteiten voor het aanvragen
- de termijnen
- de prioriteitscriteria
- de toegestane periode voor het opnemen van verlof
De periode voor het opnemen van betaald verlof
De toegestane periode voor het opnemen van verlof wordt bepaald in het kader van een bedrijfsakkoord. Als de data niet zijn vastgesteld, dan is het raadzaam om de collectieve overeenkomst van de betreffende sector te raadplegen. Een werkgever is vrij om de periode voor het opnemen van verlof te kiezen die hij wil toepassen in zijn bedrijf. Deze moet echter vooraf worden goedgekeurd door de werknemersvertegenwoordigers. De data kunnen het hele jaar doorlopen of alleen bepaalde maanden van verhoogde activiteit omvatten.
De wettelijke duur van het verlof
Volgens de Belgische wetgeving is de wettelijke duur van betaald verlof vier weken per jaar. Dit komt overeen met een totaal van 20 werkdagen voor een volledig werkjaar. Elke werknemer heeft recht op dit voordeel, ongeacht het type contract (vast, tijdelijk, interim), de wekelijkse arbeidsduur of zijn anciënniteit in het bedrijf. Het betaalde verlof wordt berekend op basis van de referentieperiode die door de organisatie is bepaald, of bij gebreke daarvan, tijdens de wettelijke referentieperiode die gelijk is aan het voorgaande jaar.
Berekening van het vakantiegeld
Het vakantiegeld vervangt het loon tijdens de afwezigheid van de werknemer en is voor rekening van de werkgever. Het bestaat uit twee elementen: het enkele en het dubbele vakantiegeld.
Het enkele vakantiegeld is het normale maandsalaris, toegekend voor de vakantiedagen. Dit geld, voor het lopende jaar, wordt vastgesteld op basis van het aantal gewerkte of gelijkgestelde maanden, gedurende het voorgaande jaar. Dit geld wordt betaald op het moment dat de vakantie wordt opgenomen en is onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen voor zowel de werkgever als de werknemer.
Het dubbele vakantiegeld bedraagt 92% van het brutoloon. Het wordt berekend op basis van het aantal gewerkte of gelijkgestelde maanden in het jaar voorafgaand aan de vakantie. Dit geld is niet onderworpen aan werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid. De werknemer is echter wel verplicht om een persoonlijke bijdrage aan de sociale zekerheid van 13,07% te betalen.
De wettelijke verplichtingen van de werkgever met betrekking tot rusttijden
De werkgever is verplicht om de door de wet en collectieve overeenkomsten gedefinieerde regels met betrekking tot de werktijd en rusttijd van de werknemers na te leven, namelijk:
- 8 uur werk per dag
- 38 uur werk per week
- Minimaal 35 uur wekelijkse rust
De arbeidsinspectie ziet toe op de naleving en toepassing van de wettelijke arbeidstijd in België. Daarom moet de werkgever haar systematisch de werk- en vakantieplanningen van zijn werknemers overhandigen.
De validatietermijn van betaald verlof
Een werknemer die verlof aanvraagt bij de HR-afdeling van zijn bedrijf, verwacht over het algemeen snel een reactie om zijn rusttijd te organiseren, maar binnen welke termijn moet de werkgever het verlof valideren?
In België wordt de validatietermijn van het verlof overgelaten aan het oordeel van de werkgever, hoewel gerechtvaardigde afwezigheden een recht zijn voor de werknemer. Er is dus geen wettelijke termijn voor de acceptatie ervan, wetende dat de beslissing redelijkerwijs door de werkgever moet worden genomen.
Het uitblijven van een reactie van de werkgever op een verlofaanvraag wordt beschouwd als een acceptatie. De werknemer heeft het recht om zijn vakantie op te nemen zonder dat zijn afwezigheid wordt beschouwd als werkverlating. De werknemer moet echter wel kunnen bewijzen dat hij daadwerkelijk een aanvraag heeft gedaan zonder een reactie van het bedrijf te ontvangen, anders kan hij worden gesanctioneerd.
Weigeren van verlof: rechten en verplichtingen
Een grote vraag naar verlof tijdens een periode van verhoogde activiteit of bij uitzonderlijke gebeurtenissen kan gevolgen hebben voor de productiviteit van een bedrijf. In deze omstandigheden, mag een werkgever verlof weigeren? Het antwoord is ja. Een werkgever mag verlof weigeren onder bepaalde voorwaarden. Zijn weigering moet gerechtvaardigd zijn, bijvoorbeeld om de continuïteit van zijn diensten tijdens een periode van verhoogde activiteit te waarborgen. In elk geval mag zijn beslissing niet als misbruik worden beschouwd. In geval van niet-acceptatie van het verlof, moet de werknemer zijn data wijzigen.
In het geval van een uitzonderlijk familie-evenement zoals een geboorte, het overlijden van een naaste of een huwelijk, mag de werkgever het verlofverzoek niet weigeren. De werknemer is desalniettemin verplicht om een bewijsstuk aan de HR-afdeling te overhandigen.
Het gebruik van personeelsbeheersoftware voor een beter beheer van betaalde vakantiedagen
De regels met betrekking tot betaalde vakantiedagen, de berekening van het vakantiegeld of uitzonderlijke omstandigheden kunnen de organisatie van vakanties van werknemers van een bedrijf compliceren. Het gebruik van online HR-software maakt het mogelijk om het personeelsbeheer te optimaliseren en effectieve werk- en vakantieplanningen te creëren. Alle taken worden geautomatiseerd, waardoor werknemers zich autonoom op tijdslots kunnen plaatsen en werkgevers onmiddellijk over de aanvraag worden geïnformeerd. Wijzigingen worden gemakkelijk doorgevoerd, zonder risico op invoerfouten. Wat betreft de communicatie tussen de HR-afdeling en de teams, deze is veel vloeiender en sneller.
Een werkgever is onderworpen aan meerdere verplichtingen met betrekking tot betaalde vakantiedagen. Deze voorwaarden, vastgesteld door de wet en collectieve arbeidsovereenkomsten, betreffen de periode, de duur en het bedrag van het vakantiegeld. Ze helpen bij het kaderen van de werktijd en rusttijden van werknemers. Om het beheer van vakantieplanningen te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat aan de wettelijke bepalingen wordt voldaan, kan een bedrijf gebruikmaken van personeelsbeheersoftware. Deze tools zijn ontworpen om het maken van planningen te vergemakkelijken en de communicatie tussen een werkgever en zijn teams te bevorderen.