Een bedrijf is verplicht om betaalde vakanties en rustdagen aan haar werknemers te verlenen. Hoe groter de structuur en hoe meer teams er zijn, hoe complexer het beheer van verlof- en afwezigheidsaanvragen wordt. Een werkgever moet zowel zijn medewerkers tevreden stellen als voldoen aan de operationele behoeften van zijn bedrijf, vooral tijdens perioden van verhoogde activiteit. De complexiteit van het verlofsysteem en de verschillende wetten die het reguleren, maken het moeilijker om aanvragen te verwerken en planningen te maken. Het gebruik van software voor het beheer van verlof en afwezigheden is de oplossing voor het opstellen van consistente kalenders en het waarborgen van een goede bedrijfsvoering.
Hoe maak je een verlofplanning?
De planning is een papieren of digitaal document dat de werkuren, rustdagen en vakantieperioden van een werknemer bevat. Het wordt meestal gepresenteerd in de vorm van een kalender of een tabel. Dit hulpmiddel is noodzakelijk voor de organisatie van een bedrijf en voor een goed personeelsbeheer. De planning kan handmatig worden gemaakt, met behulp van een applicatie zoals Excel, of automatisch, door gebruik te maken van online HR-software.
Stappen voor het maken van een planning
Definieer de operationele behoeften van uw bedrijf
De eerste stap bij het opstellen van een verlofplanning is het definiëren van de operationele behoeften van uw bedrijf. Afhankelijk van de sector kunnen bepaalde maanden van het jaar gunstig zijn voor een toename van activiteiten (seizoensgebondenheid, afronding van een project). Het is noodzakelijk deze perioden te identificeren en dienovereenkomstig uw personeelsbehoeften te anticiperen om personeelstekorten te voorkomen. Als u wordt geconfronteerd met gelijktijdige verlofaanvragen tijdens een drukke periode, moet u de productiviteit van het bedrijf prioriteren en ervoor zorgen dat u over de nodige middelen beschikt. Zorg echter voor een eerlijke behandeling van de aanvragen en bied alternatieven aan met inachtneming van het beleid van het bedrijf.
Stel een duidelijk beleid op voor verlof en rustdagen
Voordat u planningen maakt, moet een bedrijf haar beleid voor het opnemen van verlof en rustdagen van haar werknemers definiëren.
Dit moet bevatten:
- de procedures voor het aanvragen van verlof
- de deadlines
- de prioriteitscriteria
- de periodes waarin het niet mogelijk is om verlof te nemen (verhoogde activiteit).
Zodra vastgesteld, moet de werkgever ervoor zorgen dat alle werknemers van het bedrijf hiervan op de hoogte zijn.
De keuze van het formaat van de personeelsplanning
De werkgever is vrij om het formaat van de planningen die hij aan zijn teams wil aanbieden, te kiezen. Het is aan hem om het formaat te selecteren dat het meest geschikt is voor zijn bedrijf, tussen een papieren of digitale versie. Het belangrijkste is dat het document zo duidelijk mogelijk is om interpretatiefouten te voorkomen die tot afwezigheden kunnen leiden. Het voordeel van het ontwerpen van uw planningen via personeelsbeheersoftware is dat het uw werknemers in staat stelt om op elk moment toegang te hebben tot hun kalenders. De formaten die door deze tools worden aangeboden, zijn leesbaar en gemakkelijk aan te passen in geval van onvoorziene afwezigheid.
In België is het beheer van betaalde vakantiedagen en rustdagen geregeld door specifieke wettelijke verplichtingen voor werkgevers.
Deze omvatten:
Wettelijke verplichtingen van de werkgever met betrekking tot betaalde vakantiedagen
Om de verplichtingen van de werkgever met betrekking tot betaalde vakantiedagen te kennen, moet men verwijzen naar de arbeidswetgeving en de collectieve arbeidsovereenkomsten. Een werkgever is verplicht om vakantiedagen toe te kennen aan zijn werknemers volgens de modaliteiten die door de wet zijn vastgesteld. Elke werknemer heeft recht op betaalde vakantiedagen, ongeacht zijn contracttype (vast contract, tijdelijk contract, interim) of zijn arbeidstijd (voltijds of deeltijds).
Wanneer kan de werknemer zijn vakantie opnemen?
Een bedrijfsovereenkomst bepaalt meestal de toegestane periode voor het opnemen van vakantie. Als er geen datum is vastgesteld, moet men verwijzen naar de collectieve arbeidsovereenkomst van de betreffende sector. De werkgever kan ook zelf de periode van vakantieopname bepalen na overleg met de personeelsvertegenwoordigers van het bedrijf. Deze periode kan zich uitstrekken over het hele jaar of alleen bepaalde maanden betreffen. De volgorde van vertrek en de gekozen data worden ten minste één maand van tevoren gecommuniceerd aan de teams.
Wat is de wettelijke duur van betaalde vakantiedagen?
In België heeft een werknemer die een volledig jaar werkt, recht op 4 weken betaalde vakantie. De berekening van de vakantiedagen is gebaseerd op de toegestane vakantieperiode zoals gedefinieerd in de collectieve arbeidsovereenkomst of door de werkgever.
Wettelijke verplichtingen van de werkgever met betrekking tot rusttijden
Om legaal te zijn, moet een planning de door de wet en collectieve arbeidsovereenkomsten gedefinieerde werktijden en rusttijden van werknemers respecteren, namelijk:
- 8 uur werken per dag
- 38 uur werken per week
- minimaal 35 uur rust per week
De werkgever is verplicht om de planningen te overleggen aan de arbeidsinspectie, die zal toezien op de naleving en toepassing van de wettelijke arbeidstijd in België.
Optimalisatie van het beheer van vakantieaanvragen en rustdagen
Communicatie en flexibiliteit bevorderen
Om een bevredigend vakantieplanning voor zowel de werknemer als de werkgever te creëren, moet een bedrijf communicatie aanmoedigen en flexibiliteit bevorderen. Rekening houden met de wensen van de teams helpt om onbeschikbaarheden en ontevredenheid te beperken. Flexibiliteit tonen is ook belangrijk om in te spelen op onvoorziene omstandigheden zoals familie-urgenties of gezondheidsproblemen. Men kan regelingen voorstellen zoals telewerken of alternatieve werktijden waar mogelijk. Om conflicten en last-minute wijzigingen te voorkomen, moedigt u uw medewerkers aan om hun vakantie en rustdagen van tevoren te plannen en te communiceren. Dit stelt u in staat om organisatorische moeilijkheden te anticiperen en alternatieve oplossingen te vinden indien nodig.
Gebruik van een personeelsbeheersoftware
Het gebruik van planningssoftware vergemakkelijkt het beheer van alle soorten vakanties (betaalde vakantie, compensatiedagen, ziekteverlof, ouderschapsverlof) en rustdagen. Werknemers hebben toegang tot een persoonlijke online ruimte waar ze direct hun vakantieaanvragen kunnen indienen. De verantwoordelijke van de afdeling human resources wordt onmiddellijk geïnformeerd via een melding en kan deze sneller verwerken. Door het gebruik van deze tools is het mogelijk om vakantieaanvragen sneller te beheren, de bezetting te optimaliseren en eventuele conflicten te voorkomen.