De vakanties van werknemers zijn de verantwoordelijkheid van de HR-afdeling. Ze moeten verplicht op de loonstrook staan en zijn onderverdeeld in resterende vakantiedagen van de vorige periode en de dagen die nog moeten worden opgebouwd. Het gebruik van een software voor het beheer van verlof en afwezigheden is daarom essentieel geworden voor een betere anticipatie van afwezigheden en een onmiddellijke update van de tellers van genomen vakantiedagen en de nog te nemen dagen.
Wat zijn de uitdagingen van een vakantieplanning?
Je bedrijf moet real-time afwezigheden van de dag en toekomstige afwezigheden kennen. Je moet de reeds genomen vakantiedagen volgen om ze in de loonsoftware op te nemen, zodat deze op de loonstrook van elke werknemer worden vermeld. Dit is onderdeel van je verplichtingen als werkgever op het gebied van vakantie.
Om problemen en klachten te voorkomen, moet een vakantieplanning regelmatig worden bijgewerkt. Dit kan de verantwoordelijkheid zijn van de afdelingshoofden, met het bijhouden van Excel-tabellen bijvoorbeeld, of direct vallen onder de verantwoordelijkheid van de loonadministratie.
Het is nu mogelijk om de afwezigheden van werknemers in een vakantiebeheersoftware op een computer te integreren, en sinds enige tijd ook via een speciale app op smartphones. De planning is daardoor vereenvoudigd en vooral gedeeld tussen de betrokken personen en afdelingen.
Hoe maak je een vakantieplanning met Excel?
Excel was lange tijd de meest efficiënte manier om een vakantieplanning te maken. Het volstond om:
een lijst van medewerkers te maken; het aantal vakantiedagen in te voeren dat op de periode n-1 moet worden verrekend; de in de huidige periode verworven dagen aan te geven; het aantal afwezigheidsdagen aan te geven; de vertrek- en terugkeerdatums van de vakantie te specificeren. De magie van Excel-formules deed zijn werk en de planning werd bijgewerkt voordat deze werd overgedragen aan de loonadministratie.
Maar Excel stond het niet toe om dit document, vaak vertrouwelijk, te delen tussen de HR-afdeling en de werknemer. Soms foutief, soms onvolledig, Excel had bepaalde beperkingen die nu zijn opgelost door bedrijven een planningsbeheersoftware aan te bieden die het mogelijk maakt om alle gegevens bijna automatisch up-to-date te houden.
Het bepalen van het aantal vakantiedagen
Het opzetten van een afwezigheidsplanning begon met het bepalen van het aantal vakantiedagen. Deze planning kon worden uitgespreid over 5 of 6 werkdagen per week, wat recht gaf op 25 of 30 betaalde vakantiedagen per jaar, afhankelijk van het geval. Eventueel werden er RTT-dagen, dagen voor familie-evenementen of overuren die recht gaven op compensatie in de vorm van toegestane afwezigheidsdagen toegevoegd.
De periodes n en n-1 afronden
Vakanties worden genomen per rollende periode. Dit betekent dat de planning in Excel moest voorzien in vakantiedagen die in het voorgaande jaar waren genomen en die als eerste moesten worden verrekend, voordat de teller voor de lopende jaars CP werd geopend.
Samen het aantal toegewezen dagen controleren
De werknemer en zijn manager, onder toezicht van de HR-afdeling, werden vervolgens uitgenodigd om samen hun akkoord te controleren en te ondertekenen.
Het gebruik van een software voor verlofbeheer
Het gebruik van een verlofbeheersoftware maakt het nu mogelijk om de taken van de HR-afdeling en de managers te vereenvoudigen. Deze software, die meestal in de cloud is opgeslagen, maakt een real-time follow-up van de afwezigheden mogelijk. De manager kan de aanvragen voor vakantie van zijn medewerkers zien en goedkeuren of afwijzen. Hij kan de planning van zijn team bekijken en deze aanpassen aan de behoeften van zijn afdeling.
De werknemer kan zijn saldo van resterende vakantiedagen bekijken, zijn vakantie aanvragen en de reactie van zijn manager volgen. Het kan ook gebeuren dat de software automatisch de overuren omzet in toegestane afwezigheidsdagen.
Een mobiele app voor verlofbeheer
Met de vooruitgang van smartphones en tablets is het nu mogelijk om een vakantieplanning te beheren vanaf een mobiele app. Dit betekent dat elke werknemer zijn afwezigheden kan aanvragen en opvolgen, waar hij ook is, en op elk moment van de dag.
Deze apps zijn een echte aanwinst voor de HR-afdeling en de managers, omdat ze de communicatie tussen medewerkers en hun leidinggevenden vergemakkelijken. Ze laten ook toe om snel te reageren op onverwachte afwezigheden, een vervanger aan te wijzen of het werk opnieuw te organiseren.
Conclusie
Het beheer van vakanties en afwezigheden is een essentieel onderdeel van het HR-beleid van elk bedrijf. De technologische vooruitgang heeft het mogelijk gemaakt om deze taak te vereenvoudigen en te optimaliseren. Het gebruik van specifieke software en mobiele apps heeft geleid tot een betere communicatie en organisatie, wat het welzijn van werknemers ten goede komt.