Betaalde vakantiedagen zijn sinds 1936 een verworven sociaal recht voor alle werknemers in België. Hoewel het momenteel op vier weken is vastgesteld, moet de vakantie worden aangevraagd bij de werkgever voordat de werknemer op vakantie gaat. Hoewel het beheer van deze vakantiedagen vandaag de dag wordt vergemakkelijkt door software voor het beheer van verlof en afwezigheden, moet de werkgever toch de vakantie goedkeuren. Is er een termijn van toepassing? Wat zijn de rechten van werknemers in geval van niet-goedkeuring van verlofaanvragen? Wij vertellen u alles.
De verplichting van de werkgever om de vakantiedagen van zijn werknemers goed te keuren
De werkgever is verplicht elke vakantieperiode van zijn werknemers goed te keuren. Elke vakantie moet door de werknemer worden aangevraagd en door de werkgever worden goedgekeurd, of het nu gaat om een vakantie, een uitzonderlijk verlof of het recupereren van arbeidstijd.
Zo moet elke werknemer zijn vakantieaanvraag voldoende lang van tevoren indienen, zodat de werkgever zijn vervanging kan organiseren en zijn afwezigheid de werking van de dienst zo min mogelijk verstoort. Deze aanvraag voor vakantieverlof moet vervolgens door de werkgever worden goedgekeurd. Het wordt gecommuniceerd aan de salarisadministratie voor overweging en bijwerking van de vakantiedagenteller.
De verplichting van de werknemer om zijn vakantieaanvraag van tevoren in te dienen
Om een betere organisatie van het bedrijf mogelijk te maken, moet de werknemer zijn aanvraag binnen een redelijke termijn indienen. Deze termijn kan door de werkgever worden verlengd, vooral bij het opnemen van zomervakantie, wat een langere afwezigheidsperiode betreft en soms een herorganisatie van de dienst vereist.
Als het bedrijf software voor vakantieplanning gebruikt, kan de werknemer zijn aanvraag indienen via zijn computer of mobiele telefoon. De vereenvoudigde uitwisselingen zorgen meestal voor een snellere reactie van de werkgever.
Goedkeuring van vakantiedagen
De werkgever heeft het laatste woord over de vakantiedagen van zijn werknemers, wetende dat in de praktijk weinig vakantiedagen worden geweigerd en dat de meeste werkgevers tijdig ingaan op afwezigheidsaanvragen van personeel.
Vakantiedagen kunnen niet eenzijdig worden vastgesteld; een werknemer kan zijn werkgever niet de datum van zijn vakantie opleggen en omgekeerd. De goedkeuring van vakantiedagen door de werkgever is bovendien vereist, zodat de werknemer zijn vakantie kan opnemen.
Wat gebeurt er met familievakanties en uitzonderlijke gebeurtenissen?
Deze vakanties kunnen door de werkgever niet worden geweigerd vanwege hun karakter dat verband houdt met uitzonderlijke omstandigheden (huwelijk, overlijden, ziekte van een kind, enz.). De werknemer dient dan een aanvraag voor uitzonderlijk verlof in, die hij zo snel mogelijk voor zijn vertrek aan zijn werkgever overhandigt.
Het moet worden opgemerkt dat deze afwezigheden, die niet kunnen worden geweigerd, moeten worden gerechtvaardigd door de verstrekking van een officieel document (huwelijks- of overlijdensakte, verklaring van ziekte van een kind bijvoorbeeld).
Arbeidstijd recupereren en vakantieaanvraag indienen
Een werknemer die overuren of aanvullende uren heeft gewerkt, heeft de mogelijkheid, afhankelijk van wat is overeengekomen met zijn werkgever, om dagen van arbeidstijd recuperatieverlof op te nemen in plaats van een vergoeding te ontvangen.
De procedure is identiek aan die van betaalde vakantiedagen, aangezien de afwezigheid de goede werking van het bedrijf niet mag verstoren. Zo zal de werknemer proberen zich aan de termijn van kennisgeving te houden en moet de werkgever zijn aanvraag ook binnen een respectabele termijn accepteren. De werkgever heeft tegelijkertijd de mogelijkheid om zijn weigering te melden, zoals voor een klassieke afwezigheid.
Hoe dien je je vakantieaanvraag in om binnen de kennisgevingstermijn te zijn?
Naast het anticiperen op de aanvraag van vakantiedagen door dit ruim van tevoren te doen, heeft de werknemer over het algemeen verschillende mogelijkheden om zijn aanvraag in te dienen.
- Een aanvraagformulier op papier invullen en ter ondertekening overhandigen.
- Een e-mail sturen naar de betreffende dienst die de afwezigheidsperiode moet goedkeuren.
- De aanvraag voor vakantieverlof via software voor verlofbeheer indienen, die beschikbaar is voor alle werknemers.
De eerste twee oplossingen impliceren een zwaarder beheer van de vakantieplanning en de overweging van een langere reactietermijn. In feite moet de vakantie eerst worden ontvangen door de verantwoordelijke die alle vrijheid heeft om een termijn te nemen voordat hij deze goedkeurt en vervolgens doorgeeft aan de salarisadministratie.
De oplossing van software voor het beheer van vakantieplanning is het meest geschikt, aangezien de dienstverantwoordelijke automatisch en in realtime een waarschuwing voor een vakantieaanvraag ontvangt. Zijn goedkeuring leidt onmiddellijk tot de overdracht en integratie van de afwezigheidsdata van de werknemer in de software en de vermelding ervan op de loonstrook.