De werkgever heeft de verplichting om de effectieve werktijd van zijn werknemers te beheren en te berekenen. Hun aanwezigheid binnen het bedrijf moet worden geverifieerd om hun loonstrookjes op te stellen en eventuele extra uren of compensatieverlof te regelen. Het wordt daarom aanbevolen om te kiezen voor tijdregistratiesoftware die het exact kan berekenen voor elke werknemer.
Definitie van effectieve werktijd
In België is de effectieve werktijd gebaseerd op de wettelijke duur van de aanwezigheid op het werk van 38 uur per week voor een voltijds dienstverband. Dit vormt de basis voor het ontvangen van overuren of compensatiedagen voor de werknemer. Het is daarom belangrijk om dit te definiëren om te voldoen aan de wettelijke vereisten van de Arbeidswet en te begrijpen hoe de berekening van de effectieve werktijd wordt geregistreerd binnen de personeelsafdeling.
Deze effectieve werktijd voldoet aan 3 criteria: de vrijwillige beschikbaarstelling van de werknemer aan zijn werkgever, het ontvangen van instructies, en het onvermogen van de werknemer om deze tijd te gebruiken voor persoonlijke activiteiten.
Om deze berekening van de effectieve werktijd in te stellen, wordt tegenwoordig aanbevolen om tijdregistratiesoftware te gebruiken die het mogelijk maakt om voor elke werknemer het aantal uren dat onder bedrijfstijd wordt doorgebracht, aan te passen.
Berekening van effectieve werktijd
Een werknemer mag niet meer dan 38 uur per week werken zonder een aanvullende vergoeding in de vorm van verhoogd salaris of compensatie-uren te ontvangen. Er is een duidelijk verschil tussen aanwezigheid op het werk en effectieve werktijd. Alleen de laatste wordt door het bedrijf geregistreerd voor het opstellen van loonstrookjes en dus het maandelijkse salaris.
Aanwezigheid omvat de uren doorgebracht op de werkplek, inclusief pauzes, maaltijden en de tijd besteed aan omkleden, behalve voor speciale kleding of professionele uitrusting.
Wat omvat de effectieve werktijd?
Naast de uren die op de werkplek worden doorgebracht, profiteert de werknemer van aanvullende uren effectieve werktijd die verplicht moeten worden opgenomen in de berekening van de effectieve werktijd.
- Periodes van opleiding: Verplichte trainingen tijdens werktijd, begeleid door een trainingsplan, worden beschouwd als effectieve werktijd. Andere trainingen, vooral die buiten de werktijd, zijn uitgesloten.
- Bedrijfsevenementen en seminars: Deze uren worden beschouwd als effectieve werktijd als ze verplicht zijn gesteld door de werkgever. Ze zijn dat niet als de activiteiten vrijwillig zijn en niet gepland zijn tijdens de werkweek.
- Zakelijke reizen: Deze worden uiteraard meegeteld, of de werknemer nu naar een klant, leverancier gaat of van het ene bedrijfsterrein naar het andere reist.
- Verlof: Dit wordt beschouwd als effectieve werktijd als het gaat om betaald verlof, verlof voor familiegebeurtenissen, zwangerschaps- en vaderschapsverlof, arbeidsongeschiktheid en compensatieverlof gegeven door de werkgever.
Uitsluitingen
Volgende zaken worden niet meegerekend in de berekening van effectieve werktijd:
- Pauzes voor maaltijden;
- Pauzes gedurende de dag;
- Reistijd tussen huis en werk heen en terug;
- Het niet naleven van het recht op loskoppeling door de werknemer die in uitzonderlijke gevallen professionele e-mails beantwoordt tijdens zijn vrije tijd.
Het is vermeldenswaard dat de meeste bedrijven de pauzes gedurende de dag van hun werknemers niet aftrekken als deze redelijk zijn. Bovendien kan een werknemer die frequent en regelmatig reageert op verzoeken via e-mail tijdens zijn vrije uren te maken krijgen met een standby-regeling ingesteld door zijn werkgever.