Werknemers surveilleren, vooral hun tijd en werkschema’s, is een recht voor elke werkgever. Het is handig voor het bedrijf, maar kan ook voordelig zijn voor de werknemer, bijvoorbeeld als deze overuren maakt. De controle van werknemers moet volgens zeer specifieke regels plaatsvinden en de privacy en persoonlijke gegevens van medewerkers respecteren. Een software voor het beheer van de werktijd van werknemers is een zeer praktische optie waarmee werkgevers hun rechten kunnen uitoefenen terwijl ze die van hun teams respecteren.
Werknemerscontrole: wat zegt de wet?
De bevoegdheid van de werkgever en zijn grenzen
Elke werkgever heeft het recht zijn werknemers te surveilleren tijdens hun werkuren. De fundamentele rechten en individuele vrijheid moeten echter te allen tijde en op alle plaatsen worden gerespecteerd.
Zo moet elk surveillancesysteem dat wordt ingezet, worden gerechtvaardigd door de aard van de uit te voeren taken, zoals:
- Beveiliging van goederen of personen;
- Bestrijding van oneerlijke concurrentie;
- Toegangscontrole tot het bedrijf;
- Beheer van werktijd;
- Enz.
De implementatie van een surveillancesysteem moet ook in verhouding staan tot het beoogde doel.
Eerbiediging van de privacy
« Iedereen heeft recht op eerbiediging van zijn privéleven », zo staat in het Burgerlijk Wetboek. Een werkgever mag dus niet binnendringen in het privéleven van de werknemer, en alles wat niet te maken heeft met de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst. Deze regel geldt zowel in het persoonlijke leven van de werknemer als wanneer hij op zijn werkplek is. Bijvoorbeeld, een werkgever heeft niet het recht toegang te krijgen tot fysieke of virtuele documenten waarop « persoonlijk » staat vermeld, ook al bevinden ze zich binnen het bedrijf of op een gehoste pc. Het privéleven van werknemers in het bedrijf gaat de werkgever niets aan, zolang dit natuurlijk niet schadelijk is voor het bedrijf dat hen in dienst heeft.
De verplichting om werknemers te informeren
Werknemers moeten altijd op de hoogte worden gesteld van de implementatie van een surveillancesysteem. Deze voorafgaande informatie kan op vele manieren worden verstrekt: via een mededelingsbord, e-mail, brief, notitie op het intranet, enz.
Als de surveillance van werknemers gepaard gaat met het verzamelen van persoonlijke gegevens, moet dit aan de aandacht van elke werknemer worden gebracht, met verschillende details (beoogd doel, wettelijk kader, ontvanger en bewaartermijn van de gegevens, enz.).
Controle van de werktijden van werknemers: alles weten
Waarom de werktijden van werknemers controleren?
De controle van de activiteiten van werknemers, met name hun werktijden, is handig voor zowel de werkgever als de werknemer. Immers, volgens zijn arbeidsovereenkomst moet elke werknemer een bepaald aantal uren voor zijn werkgever werken. Deze laatste heeft het recht ervoor te zorgen dat deze uren daadwerkelijk door elk teamlid worden gewerkt.
Het controleren van werktijden is ook gunstig voor de werknemer, vooral als hij overuren maakt. Met een surveillancesysteem is het zeker dat deze extra gewerkte uren correct worden bijgehouden en vergoed.
Welke apparaten te gebruiken voor het controleren van de werktijden?
De arbeidswet bepaalt dat het aan de werkgever is om aan te geven hoe de uren van zijn werknemers worden geregistreerd. Bij inspectie moet hij verantwoording afleggen over de gewerkte uren van de werknemers. Hiertoe kan hij tools voor tijdsregistratie en urenregistratie gebruiken, zoals een tijdklok of software die de duur en tijden van de verbindingen van gebruikers aftelt. Deze surveillancesoplossingen zijn onderworpen aan specifieke regels en mogen niet lukraak worden toegepast.
Surveillance van werktijden en arbeidstijd: strikte regels
Door een tool te gebruiken om de werktijden en -tijd van werknemers te controleren, is de directeur van een bedrijf onderworpen aan strikte verplichtingen.
Bewaartermijn van gegevens
Wat betreft de bescherming van persoonsgegevens is de Belgische wet niet specifiek over de bewaartermijnen van gegevens. Het wordt echter aanbevolen dat gegevens met betrekking tot de tijdsregistratie gedurende maximaal 5 jaar worden bewaard.
Voorafgaande informatie aan werknemers
Voordat een surveillancesysteem wordt ingevoerd, moeten de vertegenwoordigers van het personeel altijd worden geraadpleegd. Zodra de beslissing is genomen, moet het volledige personeel op de hoogte worden gebracht van de te nemen maatregelen. Ongeacht hoe de informatie wordt verspreid, moet deze het volgende aangeven:
- Het beoogde doel van deze surveillance;
- Het gebruikte wettelijke kader;
- De naam van de persoon die de gegevens ontvangt;
- De bewaartermijn van de gegevens;
- De mogelijkheid om zich te verzetten in geval van een legitieme reden;
- Het recht op toegang en rectificatie van de verzamelde gegevens;
Beveiligingsmaatregelen
De gegevens die zijn verzameld als gevolg van de surveillantie van werktijden moeten worden beveiligd. Slechts een beperkt aantal mensen mag toegang hebben. Deze toegang moet beperkt, onderworpen aan autorisatie en beveiligd zijn.