De regelgeving inzake werktijd en rusttijden voor werknemers wordt steeds complexer. Een effectief personeelsbeheer is echter een belangrijke focus voor de HR-afdeling van een bedrijf. De komst van verlof- en afwezigheidsbeheersoftware heeft dit proces vereenvoudigd, terwijl tegelijkertijd de wettelijke verplichtingen van de werkgever worden gegarandeerd. Deze online tools maken het mogelijk om automatisch planningen te creëren, de werktijd van werknemers nauwkeurig te volgen en het beheer van verlof te verbeteren. Data-analysefuncties bieden bedrijven de mogelijkheid om hun werking aan te passen en de algehele organisatie van werktijd en rusttijden van teams te optimaliseren.
Wat zijn de verplichtingen van de werkgever inzake werktijd en rusttijden van werknemers?
Een werkgever is onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen met betrekking tot het beheer van werktijd en rusttijden van zijn werknemers. Deze modaliteiten zijn gedefinieerd in de Arbeidswet en in de collectieve overeenkomsten van elke bedrijfssector. Bij het opstellen van personeelsplanningen moet de werkgever ervoor zorgen dat de wettelijke arbeidstijd in België wordt nageleefd, namelijk:
- 8 uur werk per dag
- 38 uur werk per week
- Minimaal 35 uur wekelijkse rust
Hoe verlofaanvragen beheren?
Een duidelijk beleid vaststellen voor verlof en rustdagen
Een werkgever moet het beleid van zijn bedrijf met betrekking tot het opnemen van betaald verlof en rustdagen van zijn teams definiëren. Deze parameters zijn bedoeld om aanvragen te omkaderen en procedures te vergemakkelijken. Het gaat om het specificeren van:
- De modaliteiten van de aanvraag
- De deadlines (voor acceptatie, weigering, indiening van de aanvraag)
- De prioriteitscriteria
- De toegestane verlofperiode
Een effectieve verlofplanning creëren
Deze informatie wordt aan alle werknemers van het bedrijf doorgegeven.
Zodra het verlofbeleid is vastgesteld, moet de werkgever de verlof- en rustperioden in een werkplanning integreren. De planning is een document dat de werktijden, rustdagen en verlofdagen van werknemers bevat. Het is een essentieel hulpmiddel voor een goede organisatie van een bedrijf. Het kan de vorm aannemen van een tabel of een kalender en in papieren of digitale vorm aan de teams worden verstrekt. Een goed verlofbeheer wordt bereikt door het opstellen van duidelijke en coherente planningen. Verschillende tools maken het mogelijk om effectieve werkschema’s te ontwerpen. Online HR-software is ontworpen om de moeilijkheden die worden ondervonden bij het maken van agenda’s, zoals last-minute wijzigingen, periodes van verhoogde activiteit of de implementatie van roterende schema’s, aan te pakken.
Naleving van verplichtingen met betrekking tot betaald verlof
Een werkgever is verplicht om werknemers verlofdagen toe te kennen, ongeacht hun contract (vast contract, tijdelijk contract, uitzendwerk) of hun werktijd (voltijd of deeltijd). De Arbeidswet en de collectieve overeenkomsten van elke bedrijfssector omkaderen de opname van betaald verlof. De werkgever is verplicht om hieraan te refereren en een aantal verplichtingen na te leven:
- De wettelijke periode voor het opnemen van verlof: de toegestane verlofperiode wordt doorgaans vastgesteld door het bedrijf, in overeenstemming met de personeelsvertegenwoordigers. Bij gebrek aan een overeenkomst tussen beide partijen, is het raadzaam om te verwijzen naar de collectieve overeenkomst van de bedrijfssector.
- De wettelijke duur van betaald verlof: na een volledig jaar werken, krijgt een werknemer 4 weken betaald verlof. De berekening van verlofdagen is gebaseerd op de door de werkgever toegestane data of, bij gebrek daaraan, op de wettelijke referentieperiode van het voorgaande jaar.
- Het vakantiegeld: Het vakantiegeld vervangt het salaris tijdens de afwezigheidsperiode van de werknemer en is ten laste van de werkgever. Het bestaat uit twee elementen: het enkele en het dubbele vakantiegeld.
Werktijd en rusttijden van werknemers beheren met behulp van softwareoplossingen
Geautomatiseerde planning
Het programmeren van werktijden en verlof is een complex proces. Planningsfouten kunnen leiden tot:
- Overschrijdingen van werktijd
- Niet-betaalde overuren
- Onvoldoende rust voor werknemers
Personeelsbeheersoftware automatiseert dit proces door te vertrouwen op wettelijke bepalingen en specifieke bedrijfsbeperkingen. Functies zoals rekening houden met de beschikbaarheid, vaardigheden en beperkingen van elke werknemer, maken het mogelijk om geoptimaliseerde planningen te genereren, waardoor de risico’s op fouten en niet-naleving van agenda’s worden beperkt.
Nauwkeurige monitoring van werktijd
Het nauwkeurig bijhouden van de werktijd van werknemers is essentieel om naleving van de geldende verplichtingen te garanderen en geschillen te voorkomen. Personeelsbeheersoftware registreert betrouwbaar en nauwkeurig de werktijden en rusttijden van elke werknemer. Functies zoals virtueel inklokken of aansluiting op toegangscontrolesystemen maken het mogelijk om te registreren:
- In- en uitgangen van personeel
- Pauzetijden
- Genomen verlof
- Overuren gemaakt door de teams
Een goede manier om de nauwkeurigheid en verzameling van gegevens te garanderen.
Een beter beheer van verlof en rustdagen
Software voor het maken van planningen vereenvoudigt het beheer van verlof en verbetert de communicatie tussen werknemers en de HR-afdeling aanzienlijk. Medewerkers hebben de mogelijkheid om hun verlofaanvraag rechtstreeks online in te dienen via een speciale ruimte. De HR-afdeling wordt onmiddellijk per e-mail of via een melding van de procedure op de hoogte gebracht. Ze kunnen alle verlofplanningen van de medewerkers van het bedrijf bekijken en eventuele conflicten vermijden door te zorgen voor een eerlijke verdeling van rusttijden. De software zorgt voor het versturen van geautomatiseerde herinneringen voor verlofvernieuwingen of onbeschikbaarheidsperioden van werknemers.
Gegevens analyseren om de werking aan te passen
Personeelsbeheersoftware biedt analysefuncties die HR-managers in staat stellen hun beleid aan te passen op basis van de verkregen resultaten. De studie van werktijd, afwezigheden en door werknemers gemaakte overuren maakt het mogelijk om trends en terugkerende problemen te identificeren. De werkgever baseert zich op de verzamelde gegevens om planningen aan te passen, personeelsbehoeften te plannen
Het gebruik van personeelsbeheersoftware is een effectieve manier om de naleving van regels met betrekking tot werktijden en rusttijden van werknemers te garanderen. Deze online tools maken het mogelijk om de planning en vakanties van werknemers te automatiseren en te verbeteren. Het is een effectieve oplossing om planningsfouten te beperken en de communicatie tussen teams en Human Resources te vergemakkelijken. Meer algemeen dragen HR-softwareprogramma’s bij aan het verbeteren van de productiviteit van een bedrijf door gegevens te verzamelen die het mogelijk maken om beslissingen aan te passen op basis van de obstakels die in de loop van het jaar worden ondervonden.