Het bijhouden van werkuren is essentieel in elk bedrijf. Deze wettelijke verplichting heeft vele voordelen voor alle belanghebbenden in een MKB of groot bedrijf. Verschillende methoden bestaan om de werktijd van werknemers goed te controleren, en het gebruik van tijdbeheersoftware lijkt tegenwoordig ideaal. Ontdek snel alles wat je hierover moet weten!
Werkuren bijhouden: waar hebben we het over?
Voordat we ingaan op de details van het bijhouden van werkuren, is het noodzakelijk om de zaken goed te verduidelijken. Het bijhouden van de werktijd kan worden gedefinieerd als de duur van de arbeid verricht door werknemers, in overeenstemming met de wettelijke kaders.
Wie is betrokken?
Binnen een bedrijf zijn absoluut alle werknemers onderworpen aan de registratie van hun werktijd. Dit geldt ongeacht hun regime (individuele schema’s, collectieve schema’s, deeltijd, enz.), en niemand kan zich hiertegen verzetten.
Welke activiteiten moeten worden gecontroleerd met betrekking tot werktijd?
Het bijhouden van de werktijd omvat voor elke werknemer de registratie van:
- In- en uitgangen van het bedrijf;
- Tijd besteed aan een opdracht;
- Afwezigheden (verlof, ziekte, enz.).
Het belangrijkste doel is om de daadwerkelijke arbeidsduur te tellen; pauzes worden dus niet meegerekend.
Werkuren bijhouden: een verplichting voor de werkgever
Het bijhouden van de werktijd van werknemers is een verplichting voor elke werkgever. Deze moet gedetailleerde registers bijhouden van de werktijd van werknemers, die beschikbaar moeten zijn voor zijn teams en ook voor de administratie in geval van controle.
Voor werknemers met individuele of collectieve schema’s moet de registratie van werktijden worden gedaan voor elk teamlid. Dit moet dagelijks en wekelijks worden gedaan en de feitelijke pauze- en snijperiodes moeten worden vermeld. Bij collectieve schema’s moet een persoonlijke telling worden gemaakt als de werknemer overuren maakt.
Bij het niet nakomen van deze verplichtingen riskeert de werkgever een sanctie zoals vastgelegd in het arbeidsrecht.
Verschillende middelen om de werktijd van werknemers bij te houden
Om aan zijn verplichtingen op het gebied van het bijhouden van werktijd te voldoen, heeft een bedrijfsleider verschillende mogelijkheden.
Het papieren register
Dit middel wordt steeds minder gebruikt voor het bijhouden van de werktijd van werknemers. Omdat de informatie gedurende 5 jaar moet worden bewaard, leidt dit tot een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk voor zowel grote bedrijven als het MKB. Tijdregistratiebladen bieden een volledig legitieme oplossing voor het beheer van werktijden, maar het is niet praktisch.
De Excel-spreadsheet
Dit was het meest gebruikte instrument voor het bijhouden van werktijd totdat speciale software arriveerde. Hoewel het handig is, heeft het veel risico’s op fouten (gegevensinvoer, berekeningsformules, enz.). Het kan worden gekozen, maar verdient geen voorkeur.
De prikklok
Veel gebruikt in de industrie, dit apparaat verdwijnt langzaam. Effectief en handig, het is echter moeilijk te combineren met andere software en loopt niet gelijk met nieuwe beschikbare middelen voor bedrijven.
Het biometrische apparaat
Dit type surveillancemiddel voor werktijd van werknemers is zeer effectief. Het heeft geen risico op fouten en is eenvoudig in gebruik. Werknemers worden geregistreerd bij binnenkomst in het bedrijf via hun vingerafdruk of zelfs gezichtsherkenning. Dit ultramoderne proces is echter zeer kostbaar. Bovendien moet het voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot de bescherming van de privacy en persoonlijke gegevens.
Software voor het bijhouden van werktijd
Met dit type tool wordt het beheer van werk aanzienlijk vergemakkelijkt. Een tijdbeheersoftware maakt geautomatiseerde invoer mogelijk. Het blijft toegankelijk voor alle geautoriseerde personen, overal. Het kan ook andere apparaten integreren (biometrische herkenning, prikklok) om een alomvattende oplossing te vormen voor de controle van werktijd in een bedrijf.
Voordelen van goed tijdsbeheer
Het beheren van de werktijd van werknemers is een verplichting voor elke werkgever, maar het heeft ook veel voordelen.
Voor werknemers
Wanneer de werktijd goed wordt beheerd en gevolgd, profiteert de werknemer:
- Zijn werktijd is beter georganiseerd, wat de kwaliteit van het werk aanzienlijk verbetert;
- Hij kan flexibele werktijden hebben, zolang het bijhouden goed gebeurt;
- Hij is er zeker van dat hij zijn overuren niet verliest;
- Hij weet dat zijn werkgever de regels met betrekking tot zijn werktijd respecteert.
Voor managers
Managers vinden tal van voordelen bij goed bijgehouden werktijd:
- Het is eenvoudiger om werk te organiseren binnen verschillende teams;
- Dit maakt een betere verdeling van taken mogelijk en voorkomt overbelasting voor sommige werknemers;
- Projectmanagement wordt efficiënter uitgevoerd;
- Het is eenvoudiger om werknemers te laten voldoen aan pauze- en snijtijden.
Voor de afdeling Human Resources
De HR-afdeling en de directie van een bedrijf hebben ook alle belang bij een effectieve controle van de werktijd van werknemers. Dit stelt hen in staat:
- Wettelijk in orde te blijven;
- Gegevens in de loop van de tijd te verwerken, zonder te hoeven wachten tot het einde van de maand;
- Betrouwbare gegevens te hebben voor belangrijke berekeningen (salarisspecificaties, compensatiedagen, enz.);
- Productievere teams te hebben, en dus betere resultaten te behalen.