Goed tijdbeheer biedt tal van voordelen voor een bedrijf. Met een softwareoplossing voor tijdbeheer is het eenvoudiger om nauwkeurig de effectieve werktijd, pauzes en afwezigheden bij te houden. Minder conflicten over schema’s, naleving van de wetgeving… ontdek de 7 belangrijkste voordelen van effectief tijdbeheer voor bedrijven.
Respect voor rust- en pauzetijden
In zowel grote bedrijven als kleine bedrijven is het niet altijd eenvoudig om de pauze- en rusttijden van werknemers te beheren. Met goede tijdbeheertools wordt het proces vereenvoudigd. De personeelsafdelingen registreren en volgen de afwezigheden en pauzes van werknemers op. De resterende vakantiedagen, compensatie voor rusttijden en andere dagen die door de werkgever verschuldigd zijn, zijn bekend bij en voor elke werknemer. Met zo’n methode wordt niemand benadeeld. Elke werknemer profiteert van de vakantie en pauzetijden waar hij recht op heeft.
Vermijd conflicten tussen werknemers over schema’s
Binnen een team is het niet ongebruikelijk dat conflicten ontstaan, met name over werktijden. Het opnemen van vakantie blijkt bijzonder vatbaar voor geschillen. Met een goede tijdbeheermethode zorgt het bedrijf ervoor dat de werktijd door de werknemers wordt gerespecteerd.
De prioriteiten met betrekking tot vertrek op vakantie worden van tevoren bepaald door een collectieve arbeidsovereenkomst of door de bedrijfsleiding. De geldende beslissingen zijn bekend bij alle werknemers. Vertrek op vakantie, afwezigheden en pauzes worden volgens de regels geregistreerd. Zo weet iedereen dat zijn rechten worden gerespecteerd. Met een dergelijk beheer worden veel conflicten tussen werknemers vermeden.
Naleving van de wet op de arbeidstijd
De wet op de arbeidstijd is zeer gedetailleerd. Het bepaalt het aantal uren dat een werknemer op het werk moet doorbrengen, de rustdagen waarop hij recht heeft, het maximale aantal uren dat hij op een dag kan accumuleren, enz. Het wettelijk kader geeft ook aan dat het de verantwoordelijkheid is van het bedrijf om de werktijd van zijn werknemers te beheren: de directeur is verantwoordelijk voor het registreren en volgen van de werktijden en activiteiten van zijn personeel.
Deze taak moet dus nauwkeurig worden uitgevoerd, op straffe van sancties. Om ervoor te zorgen dat aan de verplichtingen wordt voldaan, lijkt het essentieel voor de bedrijfsleiding om een tijdbeheersoftware of een andere effectieve oplossing te gebruiken.
Vergemakkelijken van de berekening van de effectieve werktijd
Voor elke werknemer binnen een bedrijf is het noodzakelijk om onder andere de effectieve werktijd te berekenen. Deze analyse is zeer gecompliceerd, zo niet onmogelijk, zonder een tijdbeheerstrategie. Zonder registratie en opvolging van de werkuren is het moeilijk om het aantal gewerkte uren per werknemer te kennen.
Met goed tijdbeheer zijn de werktijden en pauzes bekend voor elk teamlid. Het wordt dan heel eenvoudig om de duur van de effectieve werktijd te berekenen en binnen het wettelijk kader te blijven.
Naleving van de regels voor de surveillance van werknemers
De werktijd in een bedrijf moet verplicht worden gevolgd door het management, voor elke werknemer. Deze controle vereist de implementatie van verschillende surveillance-instrumenten. Desalniettemin stellen de regels met betrekking tot de surveillance van werknemers veel beperkingen:
- Het respect voor de privacy;
- Voorafgaande informatie aan teams;
- Bescherming van persoonlijke gegevens.
Met tijdbeheermethoden die voldoen aan de behoeften van het bedrijf en het wettelijk kader respecteren, zorgt het management ervoor dat het voldoet aan de regels voor het controleren van werknemers. Dit beschermt de werkgever tegen mogelijke klachten van een medewerker.
Optimaliseren van de opvolging van de werktijd
Een effectieve tijdscontrole stelt u in staat om meer beschikbaarheid te winnen. Werkuren moeten immers worden gevolgd en geregistreerd. De regels met betrekking tot de werktijd moeten worden gerespecteerd door de werkgever, evenals de wetten met betrekking tot de surveillance van werknemers. Tijdbeheer in een bedrijf vertegenwoordigt dus een aanzienlijke taak, die meestal wordt uitgevoerd door de afdeling human resources in grote bedrijven en in het mkb.
Het optimaliseren van taken op dit gebied is een van de voordelen van effectief tijdbeheer. Door geschikte tools te gebruiken en de repetitieve taken zoveel mogelijk te automatiseren, besparen degenen die verantwoordelijk zijn voor het volgen van de activiteiten van werknemers tijd en zijn ze productiever.
Faciliteren van vervangingen bij onvoorziene afwezigheid
Efficiënt tijdbeheer binnen een bedrijf maakt het ook mogelijk om onvoorziene gebeurtenissen aan te pakken. Met een duidelijk schema voor elk werkteam, en een dagelijks bijgewerkte opvolging van uren en rusttijden, verloopt alles soepel.
Bij onvoorziene afwezigheid van een medewerker kan de HR-afdeling gemakkelijk zien wie in staat is om de ontbrekende medewerker te vervangen. Ze kan bijvoorbeeld eenvoudig prioriteit geven aan een werknemer met een tekort aan uren en degenen die met verlof zijn, ziek zijn of al veel overuren hebben, terzijde schuiven.
Dit is dus een van de voordelen van effectief tijdbeheer: onvoorziene gebeurtenissen worden snel opgelost. Dit voorkomt stress bij het management en de productieteams, vertraging in dossiers en ontevredenheid bij klanten.