Tijdsbeheer op het werk is vandaag de dag een van de prioriteiten in bedrijven. Het is zowel een wettelijke verplichting als een bron van talloze voordelen en moet zorgvuldig worden uitgevoerd. Ontdek hier precies waar het om gaat, wat het de werkgever oplevert, en hoe je het kunt implementeren, met name met behulp van tijdbeheersoftware.
Wat is tijdsbeheer op het werk?
Tijdsbeheer op het werk is in de eerste plaats een wettelijke verplichting voor elke werkgever. Elke bedrijfsleider moet de werktijden en activiteiten van zijn personeel volgen en registreren.
Deze registers moeten bestaan voor alle werknemers van een bedrijf, ongeacht hun arbeidsovereenkomst en hun werktijden (individuele of collectieve schema’s, enz.). Het zijn de daadwerkelijk gewerkte uren die moeten worden geregistreerd, pauzetijden tellen niet mee. Vakanties, ziekteverlof en andere afwezigheden maken ook deel uit van de tijdsregistratie.
Welk wettelijk kader voor het monitoren van werknemers en hun werktijd?
Voor werknemers van een bedrijf kunnen verschillende tijdbeheertools worden gebruikt. Niettemin moeten er regels worden nageleefd:
- De werknemer moet vooraf worden geïnformeerd over de gekozen methode voor het volgen van zijn werktijd;
- De gekozen oplossingen moeten de privacy en individuele vrijheden van iedereen respecteren;
- Persoonlijke gegevens moeten worden beschermd (beperkte toegang, duur en plaats van opslag, enz.).
Een werkgever die zijn verplichtingen op het gebied van tijdsbeheer niet nakomt, riskeert sancties zoals bepaald door de arbeidswet.
Waarom tijdbeheer implementeren?
Tijdsbeheer is een verplichting in alle grote bedrijven en het mkb. Maar het heeft vooral veel voordelen voor zowel het management als de werknemers.
Productiviteit verbeteren
Met een gevolgde werktijd, een vastgesteld schema en vastgestelde prioriteiten weet elke werknemer wat hij op een dag moet doen, aan welk project hij moet werken en hoeveel tijd daarvoor is toegewezen. De werknemer behandelt niet talloze dossiers tegelijk en verspilt geen tijd aan organisatorische details; hij wint aan efficiëntie!
Werken onder goede omstandigheden dankzij goed tijdsbeheer stelt elk teamlid in staat om productiever te zijn.
Onvoorziene gebeurtenissen plannen
Het gebruik van tijdbeheertools maakt het ook mogelijk om tijd te hebben voor urgente taken. Wanneer dagelijkse activiteiten goed worden beheerd, hebben werknemers tijd om hun taken correct uit te voeren. Onvoorziene opdrachten vereisen dus alleen wat meer haast of wat extra uren, maar ze verstoren niet de hele organisatie. Dit is een echt pluspunt voor alle medewerkers van een bedrijf.
Stress verminderen
Wanneer een strategie voor tijdsbeheer wordt geïmplementeerd, is iedereen rustiger, zowel productieteams als managers en de HR-afdeling.
Voor managers is het hebben van een vastgesteld schema, kennis van het verloop van een opdracht in de tijd en weten wie op welk moment tijd heeft om een dossier te behandelen, een echt voordeel.
Voor de werknemer maakt een goede organisatie het mogelijk om zijn doelen binnen de gestelde tijd te bereiken. De werknemer gaat op tijd naar huis en heeft zijn taken voltooid. Hij kan dus genieten van zijn vrije tijd en persoonlijke activiteiten, en terugkomen op het werk verfrist en klaar om het beste van zichzelf te geven. Bovendien weet hij dat zijn pauzetijden en vakantierechten worden gerespecteerd.
Effectief tijdsbeheer volgen stelt iedereen in staat zijn werk op een rustige manier uit te oefenen en minder gestrest te zijn, wat tegenwoordig essentieel is!
Hoe het werktijd van werknemers goed beheren?
Om de effectieve werktijd van elke werknemer te controleren, terwijl de verplichtingen van het bedrijf en de rechten van het personeel worden gerespecteerd, zijn er verschillende oplossingen.
Papieren planning, Excel-tabel… de « ouderwetse » beheersoplossingen
Het papieren formaat of spreadsheets zoals Excel waren tot voor kort goede systemen voor tijdsregistratie. Desalniettemin zijn de hoeveelheden gegevens die moeten worden verwerkt en bewaard aanzienlijk, en het risico op fouten met dergelijke tools is te hoog.
Biometrie, prikklok… moderne tijdbeheersystemen
De prikklok kan worden beschouwd als een effectieve methode om de werktijd in een bedrijf te controleren. Dit hulpmiddel blijft echter moeilijk te combineren met moderne software en wordt steeds minder gebruikt.
Biometrische apparaten vertegenwoordigen een van de meest geavanceerde tools om de activiteiten van werknemers te sturen. Veilig en bijna onfeilbaar blijft het echter zeer kostbaar.
Software voor tijdbeheer
Voor effectieve tijdsregistratie lijken softwareoplossingen voor tijdbeheer ideaal. Ze maken automatische gegevensinvoer mogelijk en kunnen worden gebruikt vanaf elke locatie door geautoriseerde personen. Met alle functies die ze bieden, vormen ze een allesomvattende oplossing voor tijdsbeheer. Ze voldoen dus perfect aan de behoeften van de werknemer en de verplichtingen van de werkgever.