Excel is een bekend instrument voor bedrijven om het beheer en de personeels- en ressourceplanning te waarborgen. Wanneer het echter gaat om het maken van een planning met behulp van deze software, kan dit al snel een ingewikkelde taak worden. Om u te helpen bij het plannen van uw resources met behulp van de software en Excel-tools, geven we u hieronder onze tips.
Waarom een werkplanning maken?
Voor bedrijven moet een planning voldoen aan de geldende wetgeving. De werkgever heeft een zekere vrijheid bij het bepalen van de werktijden van zijn team en de werknemers in zijn bedrijf. Hij mag echter hun belangen en behoeften niet verwaarlozen. In dit opzicht moet hij rekening houden met de bepalingen van de artikelen L 3121-1 en L 3121-2 van het arbeidswetboek. Deze artikelen behandelen onder meer het aantal uren dagelijkse arbeid en nachturen.
Omdat het de basis vormt voor de berekening van het salaris van werknemers, wordt de planning beschouwd als een document met juridische waarde voor uw organisatie.
1. Kies een bestaand Excel-planningsmodel
Excel-software is een krachtige beheertool voor uw team, waarmee u talloze spreadsheets, grafieken, tabellen en andere presentatiemiddelen kunt genereren. Het kan soms ingewikkeld zijn om uw weg te vinden in termen van project- of teamplanning, gezien de vele mogelijkheden.
Gelukkig zijn er bestaande planningsmodellen om uw taken voor personeelsplanning te vergemakkelijken, die worden aangeboden door de software. Deze modellen hebben krachtige functies die het beheer van planningen, delen en samenwerken vergemakkelijken. Deze modellen bevatten al bepaalde bereikberekeningen en gegevenspresentatie-indelingen die zeer nuttig zijn voor het beheer van uw planningen en het plannen van taken en teams binnen uw organisatie.
2. Pas het model aan met de gegevens van uw bedrijf
Als u geen planningssoftware of planningshulpmiddel hebt, kunt u voorbeelden van planningen in Excel vinden, maar de functionaliteiten zijn niet altijd geoptimaliseerd om uw beheertaken te vergemakkelijken. U moet dan handmatig de informatie van uw bedrijf toevoegen. Dankzij de functies kunnen alle namen in de modellen worden gewijzigd, en het is ook mogelijk om extra velden toe te voegen, afhankelijk van uw project en behoeften. U kunt toegang krijgen tot de door Microsoft aangeboden versies door eenvoudigweg in het zoekveld het woord « planning » in te voeren en op enter te klikken.
Open vervolgens het werkblad door dubbel te klikken op de modellen die verschijnen. Bij het openen van het model kunt u een werkblad zien dat al informatie bevat voor de bestaande velden. Dankzij deze functionaliteit, omdat de opmaak al is gedaan in de beheersoftware, hoeft u alleen maar de spreadsheet naar wens te gebruiken en de gegevens met betrekking tot uw project, uw bedrijf in te voegen om de planningen op te stellen.
3. Pas het model aan volgens uw behoeften: kleuren, spreadsheets…
Zodra de informatie is ingevoerd in de spreadsheet van de Excel-software, kunt u het uiterlijk ervan aanpassen met behulp van de beschikbare instellingen, tools en functies. Het is dus mogelijk om meer kleur toe te voegen en de manier waarop de gegevens verschijnen te veranderen, afhankelijk van uw organisatie en project. Met deze functie is de planning weergegeven voor een maand. Als u wilt dat deze langer is, moet u de pijlen gebruiken die zich in het grijze gedeelte bevinden waar de datum wordt vermeld.
Geef de voorkeur aan het gebruik van planningssoftware
Op het eerste gezicht lijken softwareprogramma’s zoals Excel eenvoudig te gebruiken voor het plannen van uw team, maar wanneer u complexe bestanden wilt maken en veel gegevens moet verwerken, kunnen deze programma’s en tools bepaalde beperkingen hebben bij het plannen van uw project:
- Gebrek aan automatisering: als er wijzigingen zijn in uw planning, moet u deze handmatig aanpassen in deze programma’s.
- De naleving van de wetgeving moet worden overwogen door de personen die dit Excel-document maken, omdat de software dit niet voor u zal doen.
- Wanneer veel mensen en teams voor uw bedrijf werken, moet u soms meerdere spreadsheets vermenigvuldigen. Het is dan moeilijk om uw weg te vinden tussen al deze informatie en verschillende pagina’s voor uw teams.
Om dit probleem op te lossen, is een oplossing om te kiezen voor het gebruik van specifieke planningssoftware voor uw project. Shyfter, de nummer 1 in planningssoftware, stelt u in staat om een krachtig en eenvoudig te gebruiken planningsinstrument te gebruiken dat u helpt bij het automatiseren van uw beheer. Bovendien helpt onze planningssoftware u om voortdurend te voldoen aan de wettelijke bepalingen van uw land en centraliseert deze alle gegevens van uw teams in een handige en intuïtieve interface, 100% online.
Conclusie
Excel-software en -tools zijn interessant als het gaat om het maken van planningen met beperkte informatie in uw project. Maar voor meer automatisering en gemak in uw beheer, overweeg om uitgerust te zijn met speciale planningssoftware, om u te helpen bij uw beheer- en resourceplanningstaken binnen uw organisatie.
Via haar gebruiksvriendelijke beheertool biedt Shyfter verschillende oplossingen die zijn afgestemd op uw project, met name om u te helpen uw taken rechtstreeks toe te wijzen in uw planningsbeheer en u een beschikbare mobiele applicatieversie aan te bieden, wat de planning vergemakkelijkt en rechtstreeks gericht is op uw werknemers.