Een geoptimaliseerde werkplanning kan de productiviteit van het personeel van een bedrijf aanzienlijk verbeteren. Voor effectiviteit moet de planning worden ontworpen met de doelstellingen van het bedrijf in gedachten, rekening houdend met de behoeften en vaardigheden van de werknemers. Flexibiliteit, duidelijkheid en communicatie zijn de sleutelwoorden voor het organiseren van uw werktijd en het meeste uit uw teams halen. Hier zijn verschillende strategieën om een geoptimaliseerde werkplanning te creëren en de productiviteit van uw bedrijf te verbeteren, met name door gebruik te maken van planningsbeheersoftware.
Definieer de doelstellingen van uw bedrijf
De planning kan worden gezien als een routekaart, zowel voor de werkgever als voor zijn werknemers. Het bepaalt de werktijden van de teams op basis van de behoeften van het bedrijf en maakt het mogelijk taken te verdelen. De planning is een bijzonder nuttig document voor de goede werking van een organisatie. Het goed coördineren van uw werknemers en effectief taken verdelen draagt bij aan het optimaliseren van de productie van uw bedrijf. Voordat u de roosters van het personeel ontwerpt, moet de werkgever:
- Zijn behoeften definiëren
- Zijn doelstellingen in termen van productie en verwachte resultaten identificeren
- Zijn lopende en toekomstige projecten opsommen
Met deze informatie kan hij de duur van elk project bepalen. Deze gegevens worden meegenomen in het ontwerp van de planningen. Ze stellen hem in staat om de werktijd van werknemers zo goed mogelijk te organiseren met het oog op de te respecteren deadlines.
De werkgever kan overwegen een retroplanning te ontwerpen om zijn doelstellingen in de tijd beter te visualiseren. Retroplanning is een beheerhulpmiddel dat de vorm aanneemt van een omgekeerde kalender. U moet beginnen vanaf de einddatum van een project om in omgekeerde volgorde de te voltooien stappen te definiëren, teruggaand tot het huidige moment. Een goede manier om de deadlines die in het bestek zijn vastgelegd te respecteren. De werkgever is niet verplicht dit document aan zijn werknemers te communiceren, maar dit kan bijdragen aan het verenigen en motiveren van de teams.
Houd rekening met uw personeel bij het ontwerpen van planningen
Realistische deadlines instellen
Werknemers zijn de drijvende kracht achter een bedrijf. Ervoor zorgen dat ze zich gehoord en overwogen voelen, draagt bij aan het verbeteren van hun productiviteit. Wanneer hij de duur van zijn projecten inschat, moet de werkgever ervoor zorgen dat hij realistische deadlines stelt om zijn personeel niet te overbelasten. Te strakke deadlines en op het laatste moment uitgevoerde taken zullen als gevolg hebben dat de teams gedemotiveerd raken.
Taken verdelen op basis van de vaardigheden van de werknemers
Nadat de projecten van het bedrijf zijn gespecificeerd, is het tijd om de taken te verdelen. De werkgever moet de vaardigheden, sterke en zwakke punten van zijn medewerkers meten voordat hij de taken toewijst. Werknemers zullen het waarderen om te werken aan een onderwerp dat ze beheersen. Ze zullen zich comfortabeler voelen en productiever zijn.
Rekening houden met de onbeschikbaarheid van personeel bij het maken van planningen
Een bedrijf moet soms deelnemen aan evenementen of werken aan een project buiten de gebruikelijke werktijden. Het heeft dan personeel nodig om aanwezig te zijn of de werking van het bedrijf te waarborgen. In plaats van op te leggen, kan de werkgever zijn teams direct vragen naar hun beschikbaarheid en vrijwilligers vragen. Degenen die ervoor kiezen aanwezig te zijn, zullen goodwill tonen, in tegenstelling tot werknemers die hun aanwezigheid als een last zien.
Rusttijden voorzien, in overeenstemming met de wettelijke arbeidstijd in België
De arbeidswetgeving bevat strikte bepalingen ten aanzien van werkgevers wat betreft de arbeidstijd van werknemers. Een planning moet de wettelijke arbeidstijd in België respecteren om in overeenstemming te zijn met de wet. Deze verplichtingen zijn noodzakelijk om het welzijn en de veiligheid van werknemers te waarborgen. Om het risico op burn-out als gevolg van overwerk te beperken, moet het bedrijf daarom aangepaste rusttijden in de roosters van de teams opnemen.
Flexibele planningen bevoordelen
Werknemers de mogelijkheid geven hun werktijden uit te wisselen Persoonlijke beperkingen (medische afspraak, ongeval, familiegebeurtenis) kunnen werknemers van een bedrijf dwingen hun planning te wijzigen. Om deze wijzigingen te vergemakkelijken, kunt u uw teams de mogelijkheid geven hun werktijden uit te wisselen. Werknemers kunnen zich autonomer organiseren zonder de organisatie van het bedrijf te verstoren.
Kies voor een flexibele planning wanneer dit relevant is
In sommige bedrijfstakken is de invoering van een flexibele planning essentieel. De flexibele planning bestaat uit tijdvakken die elke week afwisselen. Het voordeel van dit principe is dat het de werklast en de taken van de werknemers beter verdeelt. Op deze manier werkt een werknemer niet altijd op hetzelfde moment. Hij kan rustigere dagen hebben en gevarieerde taken.
Communiceer snel en effectief de planningen aan uw werknemers
Redelijke overdrachtstermijnen respecteren Het personeel van een bedrijf zal het op prijs stellen vooraf op de hoogte te worden gebracht van hun werktijden. Een aandacht die hen in staat stelt:
- Hun persoonlijke tijd te organiseren op basis van hun planning
- Hun taken voor de komende dagen, weken of maanden te visualiseren
- Hun schema aan te passen in geval van onbeschikbaarheid
- Hun taken en dagelijks leven efficiënter te organiseren
Hoewel de wet geen termijn vermeldt voor het overdragen van planningen aan werknemers, kunnen bepaalde verplichtingen worden aangegeven in collectieve overeenkomsten. Bij gebrek aan aanwijzingen is de werkgever verplicht een overdrachtstermijn van ten minste 7 dagen vóór het begin van de planning te respecteren.
Maak planningen toegankelijk voor uw werknemers
De methoden voor het communiceren van planningen variëren afhankelijk van het functioneren van elk bedrijf. Een werkgever die ervoor heeft gekozen collectieve werktijden voor zijn teams aan te bieden, is verplicht de roosters in de bedrijfsgebouwen te posten. Het document moet toegankelijk en leesbaar zijn voor iedereen.
In het geval van individuele werktijden kan de werkgever de planningen in papieren versie aan elke werknemer overhandigen, maar dit is geen verplichting. Hij moet er echter voor zorgen dat de kalenders binnen de structuur raadpleegbaar zijn op verzoek van het personeel.
Regelmatig uw werkplanning herzien
Om een planning optimaal te laten zijn, is het soms nodig om aanpassingen te maken op basis van de behaalde resultaten. Na enkele maanden activiteit kunt u de effectiviteit van uw personeelsbeheermethode evalueren. Zijn de projecten op tijd en volgens planning uitgevoerd? Heeft het personeel de gewenste doelen bereikt? Zijn de teams tevreden met de organisatie van hun werktijd? Aarzel niet om feedback van uw werknemers te vragen om de planningen aan te passen en te verbeteren.
Een personeelsbeheertools gebruiken om uw planningen te optimaliseren
Om de werktijden van uw medewerkers te optimaliseren en de productiviteit van uw bedrijf te verbeteren, kunt u een software gebruiken die u helpt bij het maken van uw werkplanningen. Deze online tools automatiseren taken die verband houden met personeelsbeheer, waardoor u tijd en efficiëntie wint.
Meer autonomie bieden aan uw werknemers in het beheren van planningen
Het gebruik van online personeelsbeheersoftware geeft uw werknemers de mogelijkheid om hun planningen zelfstandig aan te passen via een privéruimte. U kunt werktijden voorstellen waarop ze zich kunnen positioneren of hen toestaan hun tijdslot met een andere werknemer te ruilen in geval van onbeschikbaarheid.
Vrije toegang tot werkroosters bevorderen
Geen toegang hebben tot hun werkrooster op elk moment kan leiden tot fouten van werknemers. Een personeelsbeheersoftware biedt een online ruimte voor teams, waar ze onbeperkte toegang hebben tot hun werkroosters. Een goede manier om afwezigheden en vertragingen te beperken die te wijten zijn aan een fout in de planning.
Gemakkelijk conflicten in roosters oplossen
Bij het beheren van een team kunnen verschillende problemen ontstaan die leiden tot ontevredenheid bij werknemers:
- Vakanties op hetzelfde moment
- Overlappende evenementen
- Last-minute wijzigingen
Daarom moet een bedrijf een effectieve organisatieprocedure implementeren die rekening houdt met de nieuwe manieren van werken van werknemers (flexibele werktijden en telewerken). HR-beheersoftware is een effectief middel om conflicten in werktijden op het werk te voorkomen. Ze stellen u in staat om de taken van werknemers te plannen (vergaderingen, evenementen, afspraken) en kantoren of vergaderzalen direct online te reserveren. Het personeel heeft een privéruimte waar ze hun planning kunnen aanpassen en zelf hun tijdslots kunnen reserveren voor een vergadering of het reserveren van een ruimte (kantoor, conferentiezaal). Dit heeft als voordeel dat interne conflicten worden beperkt.
Het optimaliseren van uw werkplanningen is essentieel om de productiviteit van uw werknemers te verbeteren. Om effectieve werkroosters te realiseren, moet rekening worden gehouden met de behoeften, vaardigheden van de werknemers en de beperkingen van het bedrijf. Taken prioriteren, flexibele werktijden creëren en snel werkroosters communiceren, draagt bij aan het verbeteren van de tevredenheid van de teams. Een positieve werkomgeving is essentieel om uw productiviteitsdoelstellingen te bereiken, terwijl u zorgt voor de tevredenheid van uw medewerkers.