Een personeelsplanning is een essentieel instrument voor het goede functioneren en de productiviteit van een bedrijf. Het stelt u in staat de werktijden van werknemers te organiseren en taken toe te wijzen, rekening houdend met de behoeften van het bedrijf. Het maken van een planning kan complex zijn, vooral voor bedrijven met flexibele werktijden. Hoewel het gebruik van planningsoftware de werktijd van het personeel kan optimaliseren, moeten ook bepaalde aanbevelingen in overweging worden genomen. Hier zijn 5 essentiële stappen om een effectieve planning te maken…
De 5 stappen om een personeelsplanning te maken
Een werkschema is een document (op papier of digitaal) dat de werktijden en rustdagen van een werknemer gedurende een bepaalde periode aangeeft. Dit HR-beheerinstrument organiseert de werktijd van het personeel door rekening te houden met individuele taken en de productiviteitsbehoeften van het betreffende bedrijf. Het kan verschillende vormen aannemen (tabel, agenda, planning) terwijl het toch bepaalde regels respecteert om als legaal te worden beschouwd.
1. De behoeften van het bedrijf bepalen
Voordat de werkplanningen worden opgesteld, moet de werkgever de behoeften van zijn bedrijf bepalen op het gebied van personeel, afhankelijk van de bedrijfstak. Restaurants of 24-uurs hulpdiensten hebben bijvoorbeeld werknemers nodig over een uitgebreidere tijdsperiode dan een bank. Dit leidt tot een vaak complexere organisatie van het werk.
De werkgever moet ook rekening houden met seizoensgebondenheid en perioden van verhoogde of verminderde activiteit bij het opstellen van werkplanningen. Het doel is om de benodigde versterking van de arbeidskrachten te anticiperen om een daling van de productiviteit te voorkomen.
Het bedrijf vertrouwt ook op zijn financiële middelen om zijn menselijke middelen optimaal te benutten en zich voor te bereiden op onverwachte situaties. Een periode van verhoogde activiteit, externe opdrachten of langdurige afwezigheden kunnen situaties van onderbezetting veroorzaken. De werkgever moet deze eventualiteiten anticiperen om te kunnen reageren en er zeker van te zijn dat er te allen tijde personeel beschikbaar is.
2. Rekening houden met de verwachtingen en beschikbaarheid van het personeel
Het bevragen van het personeel over hun beschikbaarheid draagt bij aan het versterken van het gevoel van verbondenheid met het bedrijf. Dit heeft een positieve invloed op de gemoedstoestand en betrokkenheid van werknemers, terwijl het bijdraagt aan het versterken van de relaties tussen medewerkers. Rekening houden met de beschikbaarheid van iedereen maakt het ook mogelijk om eventuele onvoorziene omstandigheden te anticiperen. Vakanties en rustdagen worden dus van tevoren vastgesteld, zodat het bedrijf tijd heeft om afwezigheden te compenseren.
3. De arbeidswetgeving naleven
Een werkschema moet voldoen aan een aantal wettelijke bepalingen, in overeenstemming met de Arbeidswet en de collectieve arbeidsovereenkomst van de betreffende bedrijfstak. Elementen die op het personeelsschema moeten worden vermeld, zijn onder andere:
- Pauzetijden
- Rustdagen
- Begintijden en eindtijden van de werkdag
- De verdeling van uren over de week
- Datums van de betreffende periode
Het personeelsschema moet ook voldoen aan de wettelijke arbeidsduur in België, namelijk:
- 8 uur per dag werken
- Een totaal van maximaal 38 uur per week werken
- 35 uur wekelijkse rust
Andere verplichtingen rusten op de werkgever. Een bedrijf moet de werkschema’s tijdig aan zijn werknemers verstrekken. In afwezigheid van regelgeving gedefinieerd in de collectieve arbeidsovereenkomst, is de termijn vastgesteld op 7 dagen. In het geval van gemeenschappelijke schema’s voor alle werknemers, moet het bedrijf de schema’s binnen zijn bedrijfslocaties zichtbaar en toegankelijk voor iedereen weergeven. Wat betreft individuele schema’s heeft de werkgever niet de verplichting om een papieren planning te verstrekken, maar moet hij er wel voor zorgen dat werknemers hun werktijd op de werkplek kunnen raadplegen.
4. Inzetten op een flexibele planning
Kies een gemakkelijk bewerkbaar formaat
Verschillende situaties kunnen de organisatie van een bedrijf verstoren: afwezigheid, verlof, te laat komen, ongeval, ontslag, verhoogde activiteit, enz. Om een effectief werkschema te maken, moet je vooral focussen op flexibiliteit. Het document moet gemakkelijk kunnen worden aangepast aan onvoorziene omstandigheden.
Er kunnen verschillende software en toepassingen worden gebruikt om roosters te maken die in verschillende mate complex zijn. Sommige bedrijven gebruiken Excel-spreadsheets en voeren de informatie handmatig in. Dit is een bijzonder tijdrovende en beperkende taak, vooral wanneer er wijzigingen moeten worden aangebracht. Het gebruik van online managementsoftware is een veel efficiëntere manier om roosters bij te werken en vermindert het risico op fouten (dubbele roosters, importproblemen, onnauwkeurige gegevens, enz.)
Implementeer een rooster
Sommige organisaties kiezen voor roterende roosters om ervoor te zorgen dat de verschillende diensten goed op elkaar zijn afgestemd. Dit is vaak het geval voor ziekenhuizen, schoonmaakbedrijven of fabrieken voor continu productiebeheer. Roosters zijn essentieel om de continuïteit en efficiëntie van deze diensten te garanderen.
Een rotatieschema is een rooster dat bestaat uit slots die van week tot week verschillen. Het principe is om werknemers de mogelijkheid te geven om van tijdslot te wisselen, zodat ze niet altijd op hetzelfde tijdstip werken en hun taken kunnen variëren. Dit is erg nuttig in het geval van specifieke structuren zoals callcenters of rusthuizen, die mankracht nodig hebben tijdens lange shifts. In de cateringsector bijvoorbeeld kan de werklast zo gelijkmatiger over de werknemers worden verdeeld. Personeel dat in week 1 in het weekend werkt, zal niet hetzelfde zijn als personeel dat in week 2 werkt.
Meer betrokkenheid van medewerkers
Door werknemers toe te staan hun werktijden te ruilen, wordt ook de flexibiliteit vergroot en het ziekteverzuim teruggedrongen. Deze aanpak wordt vaak positief beoordeeld door werknemers, die genieten van meer autonomie in hun dagelijkse organisatie. Om last-minute vervangingen op te vangen, kun je overwegen om een interne oproep voor vrijwilligers te doen. Sommige werknemers kiezen er misschien voor om vrijwilligerswerk te doen.
5. Gebruik een personeelsbeheersoftware voor het opstellen van schema’s
Een HR-software voor personeelsbeheer stelt u in staat planningen te maken die zijn afgestemd op elk bedrijf, rekening houdend met de beschikbare arbeidskrachten en de wettelijke verplichtingen van de Arbeidswet. Het is een alles-in-één tool die alle HR-gegevens van een bedrijf centraliseert en het personeelsbeheer vergemakkelijkt. De interface en functies zijn ontworpen om de planning van het werk te optimaliseren.
Om tijd te besparen
Het opstellen van een werkschema houdt in dat rekening wordt gehouden met verschillende elementen (pauzes, verlof, arbeidskosten, bedrijfsbehoeften), wat tijd kost. Het gebruik van online planningssoftware automatiseert deze taak en maakt snelle en consistente roosters mogelijk.
Om de communicatie van schema’s naar werknemers te optimaliseren
Een late communicatie van werkschema’s kan moeilijkheden veroorzaken voor een bedrijf. Een werknemer die te laat op de hoogte wordt gebracht van een wijziging in werktijden kan niet beschikbaar zijn of weigeren deze wijziging door te voeren, als deze niet is voorzien in zijn arbeidsovereenkomst. Het is ook belangrijk dat de schema’s van werknemers toegankelijk zijn om mogelijke fouten (vertragingen of afwezigheden) te voorkomen. Een online beheersoftware vermindert de planningstijd en maakt roosters op elk moment toegankelijk. Naast een persoonlijke online ruimte kunnen werknemers hun schema per e-mail of sms ontvangen.
Om fouten in planning te minimaliseren
Het gebruik van HR-software helpt bij het oplossen van problemen met betrekking tot de creatie van complexe schema’s. Sommige bedrijven hebben beperkingen op het gebied van werktijden, wat het maken van een schema moeilijker maakt. Gebruik van gespecialiseerde software helpt fouten in roosters te minimaliseren en de productiviteit van het bedrijf continu te waarborgen. De software bereidt automatisch de planningen voor, waarbij rekening wordt gehouden met menselijke, budgettaire beperkingen en personeelsmiddelen, evenals schommelingen in de activiteit.
Voordat een werkgever de schema’s van zijn personeel opstelt, moet hij rekening houden met verschillende beperkingen. Het is vooral nodig om de behoeften van het bedrijf op het gebied van productiviteit te bepalen en de periodes van schommelingen in de activiteit vast te stellen. Op deze manier is het mogelijk om de personeelsbehoeften te voorzien en situaties van onderbezetting en overbezetting te vermijden. Andere elementen, zoals de arbeidswetgeving, spelen een rol bij het opstellen van een rooster, waardoor het ontwerpen ervan complex is. Daarom wordt het gebruik van HR-software aanbevolen. Het is een intuïtieve oplossing die tijd bespaart, effectieve roosters maakt, foutenrisico beperkt en de communicatietijd verkort.