Het personeelsrooster is een document met wettelijke waarde volgens de wet. De werkgever moet bepaalde aanbevelingen volgen die zijn vastgesteld in de Arbeidswet en binnen de collectieve arbeidsovereenkomsten, tijdens de verschillende fasen van het opstellen van roosters. Het naleven van de wettelijke arbeidsduur in België, het document daten en ondertekenen, zorgen dat de tekst leesbaar is, behoren tot de verplichtingen van het bedrijf. Maar het bedrijf heeft ook interne beperkingen die meespelen bij het creëren van werkroosters. De werkgever moet voldoen aan productiedoelstellingen, financiële verwachtingen en ervoor zorgen dat de werknemers tevreden zijn. Het gebruik van planningssoftware maakt het mogelijk om roosters te optimaliseren en hun opstelling te vergemakkelijken, terwijl de wettelijke verplichtingen die door de wet zijn vastgesteld, worden nageleefd.
De opstelling van het werkrooster
Definitie van het werkrooster
Het rooster is een document, zowel op papier als digitaal, waarin de werktijden en vakanties van de werknemers van een bedrijf worden geregistreerd. De werkgever gebruikt dit beheerinstrument om taken te verdelen en het werk van iedereen te organiseren. Voor het personeel fungeert het rooster als een routekaart. Het stelt hen in staat hun planning gedurende een bepaalde periode (weken, maanden, jaar) te visualiseren en hun dagelijks leven dienovereenkomstig in te richten.
Stappen bij het maken van een rooster
Bepaal uw behoeften
De eerste stap bij het opstellen van een werkrooster is het bepalen van uw doelen op het gebied van productie en financiële verwachtingen. De werkgever kan dan zijn personeelsbehoefte beoordelen en geschikte roosters maken. Ook moeten periodes van piek- en dalactiviteit in overweging worden genomen. Sommige bedrijven zien hun productie gedurende het jaar versnellen, zoals restaurants, waar de bezoekersaantallen neigen toe te nemen tijdens schoolvakanties, in de zomer of in het weekend.
Bepaal uw uurwerk
Nadat uw behoeften zijn gedefinieerd, moet de werkgever het uurschema selecteren dat het beste past bij zijn bedrijfstak en de doelen van zijn onderneming. Hij kan ervoor kiezen om vaste uren, zogenaamde « klassieke » uren, toe te passen of de voorkeur geven aan een roterend rooster met flexibele uren.
Het roterende rooster bestaat uit verschillende tijdvakken die elke week afwisselen. Dit model is bijzonder geschikt voor bedrijven die 24 uur per dag werken, zoals hotels, apotheken, beveiligingsservices of bepaalde winkels. Het personeel « roteert » elke week zodat de werkdruk beter wordt verdeeld en de taken gevarieerder zijn. Een apotheker hoeft bijvoorbeeld niet elk weekend te werken of dezelfde nachtdiensten te draaien.
Betrek uw personeel bij het opstellen van de roosters
Het rooster is in de eerste plaats een HR-beheertool die de werkgever in staat stelt de productiviteit van de werknemers te verhogen. Om dit te bereiken, moet ervoor worden gezorgd dat medewerkers onder goede omstandigheden werken door bepaalde maatregelen toe te passen:
- Geef de voorkeur aan deeltijdwerk om vermoeidheid van werknemers te minimaliseren: het inhuren van deeltijdpersoneel geeft het team wat rust door lange werktijden te verminderen ten gunste van momenten van rust.
- Bied flexibelere werktijden aan: u kunt uw werknemers de mogelijkheid geven om hun werktijd meer te moduleren door tijdvakken aan te bieden waarop ze zich vrijwillig kunnen aanmelden.
- Sta werknemers toe hun werktijden uit te wisselen: een proces dat het voordeel heeft de afwezigheden te beperken en een bevredigende autonomie voor uw medewerkers te bieden.
- Stel realistische deadlines voor uw projecten: te korte deadlines zullen leiden tot overbelasting van het personeel en zullen frustratie veroorzaken.
- Verdeel taken op basis van ieders vaardigheden: de werkgever moet de zwakke en sterke punten van elk personeelslid goed kennen om het werk strategisch te verdelen. Een werknemer die een taak moet uitvoeren die hij beheerst, zal veel productiever zijn.
- Houd rekening met de beschikbaarheid van het personeel: bij een evenement buiten de gebruikelijke werktijden is het raadzaam personeel in te zetten dat vrijwillig beschikbaar is. Dit personeel zal effectiever en gemotiveerder zijn dan iemand die ontevreden is over het verstoren van zijn schema voor de gelegenheid.
- Voorzie geschikte rusttijden: de Arbeidswet heeft verplichte rusttijden ingesteld die de werkgever moet respecteren voor het welzijn van de werknemers.
Kies het formaat van uw roosters
De werkgever is vrij om het formaat van zijn roosters te kiezen. Tegenwoordig zijn er online tools die zijn gewijd aan het maken van roosters en die zeer effectieve schema’s kunnen genereren. Het enige wat u hoeft te doen is de HR-informatie van uw bedrijf invoeren, een model kiezen en klaar is Kees. De software genereert op maat gemaakte en gemakkelijk aanpasbare roosters, wat fouten beperkt en aanzienlijke tijdsbesparingen oplevert.
Verplichte vermeldingen op het rooster
Om een wettelijk werkrooster te maken, moet de werkgever zich baseren op de verplichtingen vermeld in de collectieve arbeidsovereenkomst van zijn bedrijf en in de Arbeidswet. Verschillende gegevens moeten op het document worden vermeld:
- Het tijdstip waarop de werkdagen beginnen
- Het tijdstip waarop de werkdagen eindigen
- Pauzetijden
- Vrije dagen
- De verdeling van de uren over de week
- De periode van geldigheid van het rooster
Het rooster wordt naar de Arbeidsinspectie gestuurd, die erop toeziet dat het bedrijf de wettelijke arbeidsduur in België naleeft:
- 8 uur werken per dag
- 38 uur per week werken
- Minimaal 35 uur rust per week
Het formaat van het personeelsrooster
De werkgever heeft geen vast formaat om de roosters aan zijn teams te presenteren. Het is aan hem om te kiezen wat het meest geschikt lijkt voor zijn bedrijf, tussen papier en digitaal formaat. Het voordeel van het aanbieden van een online kalender via personeelsbeheersoftware is dat het medewerkers onbeperkte toegang geeft tot de roosters. In tegenstelling tot een papieren versie die beschadigd of zoekgeraakt kan worden. Een goede manier om fouten in werktijden, afwezigheden of vertragingen te beperken. Online HR-tools maken het ook gemakkelijker om roosters aan te passen. Werknemers hebben de mogelijkheid om zich aan te melden voor beschikbare tijdvakken wanneer het bedrijf deze optie biedt. De modellen zijn duidelijk, leesbaar en begrijpelijk, wat deel uitmaakt van de eisen die aan het bedrijf worden gesteld met betrekking tot het opstellen van roosters.
Communicatie van het werkrooster
De wettelijke termijn voor de overdracht van roosters aan werknemers
De wet vermeldt geen termijn voor de overdracht van roosters aan werknemers. Er zijn echter verplichtingen gespecificeerd in de collectieve arbeidsovereenkomsten van bedrijven. Bij gebrek aan aanwijzingen is de werkgever verplicht om een redelijke kennisgevingstermijn van 7 dagen voor aanvang van de activiteit te respecteren. Het is het beste om werknemers zo vroeg mogelijk te informeren over hun schema’s om ongemakken als gevolg van een late distributie van roosters te beperken:
- Onbeschikbaarheid van personeel
- Ongenoegen van de teams
- Moeilijkheden bij de algehele organisatie
De communicatiemiddelen voor roosters
Verplichtingen van de werkgever met betrekking tot het weergeven van werktijden
Er zijn verschillende manieren om werktijden aan teams mede te delen, afhankelijk van het door het bedrijf gekozen model. In het geval dat de werkgever collectieve uren toepast, is hij verplicht de roosters leesbaar weer te geven in overeenstemming met de verplichtingen.
Collectieve uren zijn uren die van toepassing zijn op alle of een deel van de werknemers van een bedrijf. Dit gaat gepaard met de verplichting voor de werkgever om de roosters in leesbare letters binnen zijn vestigingen weer te geven, in een voor werknemers toegankelijke ruimte. Hetzelfde geldt voor teams die buiten het hoofdkantoor werken. Een informatiebord moet worden geïnstalleerd in de bijbehorende vestiging onder dezelfde voorwaarden. Alle roosters worden systematisch gedateerd en ondertekend door de werkgever, voordat ze aan de Arbeidsinspectie worden meegedeeld.
Het geval van individuele roosters
Een bedrijf past individuele roosters toe wanneer de roosters voor elke werknemer verschillen. De uren kunnen vast of variabel zijn. In dit geval heeft de werkgever geen verplichting om de roosters weer te geven. De wet schrijft ook niet voor dat het document in papieren vorm moet worden verspreid. Het personeel moet echter wel in staat zijn om zijn schema’s te raadplegen binnen het bedrijf.
Het gebruik van een HR-beheersoftware wordt sterk aanbevolen om de roosters effectiever aan de werknemers te communiceren. Het personeel heeft een privéruimte online waar ze 24/7 toegang hebben tot hun rooster. Als er wijzigingen zijn, worden ze automatisch op de hoogte gebracht. Real-time informatie biedt de mogelijkheid om vooruit te plannen en het dagelijkse leven van tevoren te organiseren.
Het gebruik van HR-beheersoftware om de naleving van roosters te waarborgen
Een bedrijf kan soms moeite hebben met het opstellen van roosters die rekening houden met:
- de wettelijke vereisten voor het opstellen van roosters
- optimalisatie van de productiviteit
- financiële doelstellingen van de werkgever
- wensen en beschikbaarheid van de werknemers
HR-beheersoftware houdt rekening met alle informatie die door het bedrijf wordt verstrekt en stelt automatisch op maat gemaakte roosters op. De schema’s voldoen aan de wettelijke arbeidsduur in België en de door de werkgever vastgestelde werktijden. Bij wijzigingen kunnen de roosters eenvoudig worden aangepast, wat het risico op fouten beperkt. De toegang tot de roosters is geoptimaliseerd en de communicatie met de werknemers verloopt veel soepeler.
Om legaal te zijn volgens de wet, moet de werkgever bepaalde verplichtingen naleven bij het opstellen van de roosters voor het personeel van zijn bedrijf. Het arbeidsreglement en collectieve arbeidsovereenkomsten regelen zowel de opstelling van de roosters als wat betreft de communicatie van de werktijden. Het rooster moet de relevante informatie voor de werknemer specificeren (begin- en eindtijden van werkdagen, rusttijden, vakantiedagen) en voldoen aan de wettelijke arbeidsduur in België. Wat betreft de communicatie van de roosters, moet men het arbeidsreglement van het bedrijf raadplegen om de opgelegde termijnen te kennen. Andere verplichtingen gelden voor bedrijven die collectieve werktijden toepassen: het tonen van de roosters is verplicht en onderworpen aan bepaalde regels. Het gebruik van planningssoftware helpt fouten in de planning te beperken en zorgt ervoor dat wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de opstelling van het document.