Een personeelsplanning is een instrument dat wordt gebruikt om het werk van werknemers te organiseren en te coördineren, zodat het bedrijf soepel kan functioneren. Het is een officieel document dat moet voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen, in overeenstemming met de Arbeidswet en de collectieve arbeidsovereenkomsten. Om de wettigheid van uw document te waarborgen, wordt het gebruik van personeelsplanning software sterk aanbevolen. Deze volledig geautomatiseerde online tools zijn ontworpen om de planning te vergemakkelijken, in overeenstemming met de door de wet vastgestelde regels. Desondanks is het essentieel om de verplichtingen van de werkgever te kennen voordat u begint met het opstellen van een personeelsplanning…
De verplichtingen met betrekking tot de opstelling van de personeelsplanning
Wat is een personeelsplanning?
Een planning is een beheerinstrument dat door bedrijven wordt gebruikt om het werk van werknemers te organiseren. Het stelt hen in staat om het personeel effectief te coördineren en taken efficiënt te verdelen. Het document fungeert als een routekaart voor werknemers en bevat werktijden, rusttijden en verlof over een bepaalde periode.
Welke elementen moeten verplicht op de personeelsplanning staan?
Verschillende belangrijke gegevens moeten op het document staan. Ze maken deel uit van de verplichtingen die de werkgever moet naleven bij het opstellen van de planning. In het geval van een collectief rooster, waarvan de schema’s van toepassing zijn op alle werknemers van een bedrijf, moeten de volgende punten worden vermeld:
- Begin- en eindtijden van de dag
- Rustdagen
- De periode waarvoor het rooster geldt
Voor bedrijven met flexibele werktijden moet het rooster ook de volgende informatie bevatten:
- De data van de betreffende periode
- De verdeling van de uren per week
Deze details zorgen ervoor dat de werkgever voldoet aan de wettelijke arbeidsduur in België, namelijk:
- 8 uur per dag werken
- 38 uur per week werken
- 35 uur rust per week
In welke vorm moet een personeelsplanning worden gegoten?
Hoewel de inhoud van een personeelsplanning is gereglementeerd, legt de wet geen enkele verplichting op aan de vorm van het document. De werkgever is vrij om te kiezen wat het beste past bij zijn bedrijf: een tabel, een agenda, een online planning of een papieren document. De planning kan wekelijks, maandelijks of jaarlijks zijn.
Vandaag de dag zijn er veel apps en software beschikbaar om een personeelsplanning te maken. Deze online tools bieden duidelijke presentatiemodellen die aanpasbaar zijn aan alle bedrijfssectoren. Dit vergemakkelijkt onder andere de leesbaarheid van het document.
Het gebruik van personeelsbeheersoftware maakt ook het opstellen van complexe schema’s mogelijk. Dankzij de automatisering van gegevens houdt de tool rekening met alle HR-informatie van het bedrijf om consistente en efficiënte schema’s te creëren. Een goede manier om de productiviteit van de structuur te waarborgen en perioden van activiteitsfluctuatie te beheren.
De verplichtingen met betrekking tot de communicatie van de planning aan werknemers
Mededelingstermijnen
De wet vermeldt geen regels met betrekking tot de termijn waarbinnen werktijden aan werknemers moeten worden meegedeeld. Deze termijn wordt doorgaans vermeld in de collectieve arbeidsovereenkomst van elk bedrijf of bedrijfssector. Het is dus raadzaam dit rechtstreeks te raadplegen om op de hoogte te zijn van de verplichtingen.
Bij gebrek aan aanwijzingen is de werkgever gebonden aan een « redelijke » kennisgevingstermijn van maximaal 7 dagen voor het begin van het rooster. Het is echter raadzaam het werkschema zo vroeg mogelijk aan werknemers te verstrekken om ontevredenheid te voorkomen en het personeel in staat te stellen hun persoonlijke verplichtingen vooraf te regelen.
Communicatiemiddelen aan werknemers
Een werkgever is verplicht een aantal verplichtingen na te leven met betrekking tot de overdracht van roosters. De regelgeving hangt af van de werking van het bedrijf.
In het geval van collectieve roosters
Het collectieve rooster is een werktijdrooster dat van toepassing is op alle werknemers of een deel ervan in een bedrijf. Het is niet noodzakelijk hetzelfde voor iedereen. In het geval van een dienstverlenend bedrijf heeft elk team dat overdag werkt, een dagrooster en alle werknemers die ‘s nachts werken, hebben een nachtrooster. In dit voorbeeld zijn er dus twee collectieve roosters voor hetzelfde bedrijf.
Een werkgever die collectieve roosters heeft ingevoerd binnen zijn structuur, moet de roosters in zijn bedrijf ophangen, zodat ze toegankelijk zijn voor al het personeel. Het is ook afhankelijk van de collectieve arbeidsovereenkomsten van elke organisatie. In alle gevallen moet het duidelijk en leesbaar zijn.
Als teams buiten werken, in een ander gebouw dan het hoofdkantoor van het bedrijf, moet het rooster in de respectieve vestigingen worden opgehangen.
In geval van wijziging moet het gecorrigeerde rooster ook binnen het bedrijf worden opgehangen onder dezelfde voorwaarden als het oorspronkelijke werkschema.
In het geval van individuele roosters
Het individuele rooster is van toepassing op één enkele werknemer. Het kan gaan om vaste of flexibele werktijden. Werkgevers die gepersonaliseerde schema’s aanbieden aan hun personeel zijn niet verplicht om de roosters op te hangen. Geen enkele wet verplicht hen het document op papier te verstrekken. Desondanks moeten werknemers de mogelijkheid hebben om hun schema’s binnen het bedrijf te raadplegen.
Het gebruik van personeelsbeheersoftware maakt het gemakkelijker om de roosters aan werknemers te communiceren. De schema’s zijn rechtstreeks 24 uur per dag online toegankelijk, met de mogelijkheid om het document per e-mail en sms te ontvangen. Alle leden van het bedrijf in staat stellen vrijelijk toegang te hebben tot hun informatie is een goede manier om fouten die tot vertragingen en afwezigheden kunnen leiden, te beperken. In geval van wijziging van het werkschema wordt het personeel sneller op de hoogte gebracht van de wijziging van het tijdschema. Ze hebben dus de tijd om hun dagelijkse leven opnieuw te organiseren.
Een personeelsplanning heeft niet alleen tot doel werknemers te informeren over hun werktijden. Het is ook een goede manier voor de werkgever om het beheer van zijn personeel te optimaliseren en de menselijke organisatie van zijn bedrijf te visualiseren. Het document, ongeacht de vorm ervan, heeft ook een wettelijke waarde. Het moet verschillende elementen bevatten, zoals de werktijden van de werkdag, verlof en pauzetijden van werknemers. Het zorgt er ook voor dat de werkgever de wettelijke arbeidsduur respecteert. Om er zeker van te zijn dat uw document in overeenstemming is, wordt het gebruik van HR-beheersoftware sterk aanbevolen. Deze online tools zijn ontworpen om de creatie van schema’s te optimaliseren, in overeenstemming met de wet. Ze zijn bedoeld om de communicatie van de roosters naar de werknemers te vergemakkelijken en verminderen de doorlooptijden van het document.