Het succes van een bedrijf berust grotendeels op een effectief beheer van het personeel. De planning is het instrument dat het mogelijk maakt de werktijd van werknemers te organiseren en de taken van iedereen te coördineren. Om een optimaal werkrooster op te stellen, moet de werkgever aan verschillende criteria voldoen. De behoeften van het bedrijf, de vaardigheden en de beschikbaarheid van werknemers zijn de eerste elementen om rekening mee te houden bij het maken van een rooster. Het gebruik van online tools zoals planningssoftware stelt u in staat om op maat gemaakte schema’s te maken. Ze zijn gebaseerd op de beperkingen en behoeften van elke organisatie om de ideale kalender voor u en uw werknemers te creëren.
Definieer de behoeften van uw bedrijf
De planning is een essentieel beheerinstrument voor het goed functioneren van een bedrijf. Het stelt u in staat om teams te organiseren, te coördineren en taken te verdelen. Als het op een efficiënte manier wordt opgesteld, rekening houdend met de beschikbare middelen, is het werkschema een goede manier om de productiviteit te verbeteren.
Voordat de werkuren van werknemers worden gepland, moet de werkgever eerst zijn doelen en de projecten die hij wil uitvoeren, noteren. Dit stelt hem in staat een duidelijk beeld te krijgen van zijn behoeften en zo samenhangende roosters op te stellen die aan zijn verwachtingen voldoen.
Hij moet ook op de hoogte zijn van de vaardigheden van zijn werknemers om taken effectief te verdelen, rekening houdend met ieders sterke en zwakke punten.
Vervolgens moeten geschikte werktijden worden vastgesteld, afhankelijk van de productiedoelen van de organisatie (flexibele uren, nachturen of standaarduren). Seizoensgebondenheid en periodes van verhoogde of verminderde activiteit spelen een rol bij het opstellen van een rooster. Het is nodig om mogelijke schommelingen te anticiperen om de benodigde arbeidskracht te plannen en ervoor te zorgen dat het bedrijf onder alle omstandigheden goed functioneert.
Houd rekening met uw werknemers bij het opstellen van de roosters
De werknemers van uw bedrijf zijn uw meest waardevolle troeven. Het succes en de prestaties van uw organisatie zijn gedeeltelijk afhankelijk van hen. Het is daarom verstandig om te overleggen over de beschikbaarheid van elk individu en meer flexibiliteit in de werktijden toe te staan.
Houd rekening met de beschikbaarheid van uw werknemers
Het kennen van de onbeschikbaarheden van uw werknemers helpt bij het beperken van afwezigheden of mogelijke vertragingen. Het rooster zal voldoen aan de verwachtingen van de werknemer, die geen last-minute vakantiedagen hoeft op te nemen voor een belangrijke afspraak. Dit is ook gunstig voor de werkgever, die zo voorkomt dat hij last-minute een vervanger moet zoeken. Rekening houden met de beschikbaarheid van uw team is dus voordelig voor beide partijen.
Geef werknemers de mogelijkheid om hun schema’s uit te wisselen
Om afwezigheden en problemen bij het wijzigen van een rooster te beperken, kunt u ook uw personeel de mogelijkheid geven om hun shifts uit te wisselen. Deze aanpak zal zeer op prijs worden gesteld door uw medewerkers, die het gevoel zullen hebben meer vrijheid en autonomie te hebben bij het beheren van hun werktijden.
Optimaal verdelen van de werkdruk
Sommige sectoren hebben dagelijkse en wekelijkse piekmomenten van activiteit, zoals de horeca. Klanten bezoeken deze etablissementen vaker in het weekend en tijdens vakanties. In dit geval maakt het gebruik van een flexibel rooster het mogelijk om taken en de werkdruk van werknemers beter te verdelen.
Het flexibele rooster bestaat uit tijdvakken die elke week afwisselen, zodat een werknemer niet altijd op hetzelfde moment werkt. Hierdoor kan hij beschikken over vrije weekends en minder drukke werkdagen. Het biedt ook de mogelijkheid om taken te variëren en vermoeidheid bij de teams te voorkomen.
Respecteer de wettelijke werktijd van werknemers
Om als wettelijk beschouwd te worden volgens de wet, moet het personeelsrooster voldoen aan verschillende voorwaarden in overeenstemming met collectieve arbeidsovereenkomsten en de arbeidswet. Het moet met name vermelden:
- De begin- en eindtijden van de werkdag
- Pauzemomenten
- Vrije dagen
- De verdeling van de uren over de week
- De periode die is opgenomen in het rooster
Deze details zorgen ervoor dat de werknemer en de arbeidsinspectie er zeker van zijn dat het rooster de wettelijke arbeidsduur in België respecteert, namelijk:
- 8 uur werken per dag
- Een totaal van 38 uur per week werken
- Een minimum van 35 uur rust per week
Snel en effectief communiceren van de roosters naar uw werknemers
De termijn voor de overdracht van werkroosters
Om een rooster in aanmerking te laten komen, moet het zo vroeg mogelijk aan de werknemers worden meegedeeld. De wet legt bedrijven geen termijn op voor de aankondiging van werktijden. Raadpleeg de collectieve arbeidsovereenkomst van uw organisatie om uw termijn te kennen. Als er geen vermelding is, moet het document binnen een redelijke termijn van 7 dagen vóór de effectieve start van het rooster worden overgedragen, met inachtneming van bepaalde verplichtingen.
De manier van overdracht van roosters naar werknemers
In het geval van collectieve schema’s
De werkgever moet verschillende voorwaarden respecteren bij het overdragen van roosters aan werknemers. In het geval van collectieve schema’s moet hij de werkschema’s weergeven op het bedrijfsterrein, op een locatie die toegankelijk is voor al het personeel. Teams die buiten het gebouw werken, moeten dezelfde toegang hebben binnen het gebied waaraan ze zijn gekoppeld. De werkgever is vrij om de presentatie van het document te kiezen, zolang de tekst maar duidelijk en leesbaar is.
In het geval van individuele schema’s
Voor individuele schema’s is de werkgever niet verplicht om de roosters op papier over te dragen of weer te geven. Hij moet echter wel de werktijden van de werknemers communiceren en ervoor zorgen dat deze binnen het bedrijf kunnen worden geraadpleegd.
Gebruik een planningssoftware om het personeelsbeheer te optimaliseren
Een van de methoden om een efficiënt rooster op te stellen, is het gebruik van online planningssoftware. Deze volledig geautomatiseerde tools besparen tijd bij het maken van roosters en optimaliseren het werk van het personeel maximaal.
Gemakkelijk effectieve roosters maken
De software is ontworpen om rekening te houden met alle HR-gegevens van het bedrijf (aantal werknemers, werktijden, aan elke persoon toegewezen functie, enz.). Het biedt verschillende roostermodellen op basis van de bedrijfstak en de specifieke kenmerken van elke onderneming. Afhankelijk van de verstrekte informatie stelt het op maat gemaakte en eenvoudig aanpasbare roosters op.
In geval van ziekteverlof, zwangerschapsverlof of vertraging is het soms nodig om het document snel te wijzigen. HR-software maakt snelle en gemakkelijke aanpassingen mogelijk.
Werknemers hebben ook toegang tot hun rooster via een privé online ruimte. Met goedkeuring van de werkgever kunnen ze:
- Zelf wijzigingen aanbrengen
- Werktijden reserveren om hun schema aan te passen op basis van hun beschikbaarheid.
- Hun werktijden uitwisselen
Gemakkelijk complexe roosters maken
Sommige bedrijven hanteren speciale uren, waardoor het maken van roosters ingewikkelder kan zijn. Veel organisaties gebruiken tools zoals Excel voor human resources management. De persoon die verantwoordelijk is voor het organiseren van de werktijd van werknemers voert dan handmatig informatie in een tabel in en genereert zelf de kalenders. Deze methode is riskant omdat een foutieve manipulatie al snel de werking van het hele bedrijf kan verstoren. Het gebruik van HR-beheersoftware automatiseert deze taak en beperkt het risico op fouten.
Beperk de communicatietermijnen
Zoals eerder besproken, is het beter om de werktijden aan de werknemers van uw bedrijf binnen een redelijke termijn te communiceren. Wanneer de opstelling van de roosters complex is, is het soms moeilijk om deze aanbeveling op te volgen. Het gebruik van HR-software is een goede manier om de werktijden van werknemers sneller te organiseren. De tool baseert zich op vooraf verzonden HR-gegevens en genereert automatisch een coherent schema. Het document kan dan zo snel mogelijk aan de teams worden overgedragen.
Bevorder de toegankelijkheid van roosters voor werknemers
Een werknemer moet eenvoudig toegang hebben tot zijn rooster. Als dit niet het geval is, kan hij het mogelijk niet raadplegen wanneer dat nodig is, wat kan leiden tot vertragingen of afwezigheden. Hoewel de werkgever niet verplicht is om een papieren versie van de roosters aan zijn medewerkers te verstrekken (in het geval van individuele schema’s), moet hij er toch voor zorgen dat het document binnen het bedrijf kan worden geraadpleegd. HR-software heeft als voordeel dat het werknemers in staat stelt hun rooster op elk moment te bekijken via een privé online ruimte. Ze kunnen er ook voor kiezen om het document per sms of per e-mail in PDF-formaat te ontvangen, wat een goede manier is om fouten in de planning te beperken.
Om een effectief rooster voor uw werknemers op te stellen, moet een werkgever rekening houden met verschillende elementen. Eerst moet hij de behoeften en doelen van zijn bedrijf op het gebied van productiviteit bepalen. Hij moet ook zijn arbeidsmiddelen en budget evalueren. Een effectief rooster houdt rekening met de vaardigheden en beschikbaarheid van de werknemers van het bedrijf. Teams maken integraal deel uit van de werking van een structuur, en geen rekening houden met hun beschikbaarheid kan leiden tot afwezigheden of last-minute roosterwijzigingen. Na het opstellen van roosters moeten ze nog aan de werknemers worden overgedragen, met inachtneming van bepaalde verplichtingen op het gebied van bekendmaking. Succesvolle communicatie berust op de snelheid en duidelijkheid van de verstrekte documenten. Het gebruik van HR-software is een goede manier om de werktijden voor iedereen toegankelijk te maken, de tijd die wordt besteed aan het maken van roosters te verminderen en het personeelsbeheer te optimaliseren.