Een werkschema is een essentieel instrument voor het effectief functioneren van een bedrijf. Een late overdracht van werkschema’s aan werknemers kan negatieve gevolgen hebben voor het algemene welzijn en de productiviteit van de organisatie. De termijnen voor de overdracht van werkschema’s zijn specifiek voor de collectieve arbeidsovereenkomsten van bedrijven. In afwezigheid van regelgeving wordt de als « redelijk » beschouwde termijn voor het doorgeven van werktijden aan werknemers gesteld op 7 dagen. Het gebruik van planningssoftware optimaliseert de communicatie van uw schema’s het beste. De online tool centraliseert de HR-informatie van bedrijven en stelt werknemers in staat hun werktijden op elk moment te raadplegen.
Een werkschema maken
Onmisbare stappen
Een werkschema is een personeelsbeheertool voor een bedrijf. Het geeft de werkdagen en -uren van een team aan, wat effectieve organisatie van taken mogelijk maakt om de productiviteit van een bedrijf te waarborgen. Om een effectief schema op te stellen, moeten de volgende stappen worden gevolgd:
- Bepaal de doelen en behoeften van het bedrijf.
- Identificeer beschikbare middelen: arbeidskracht en budget.
- Definieer de functies en taken van het personeel.
- Stel de meest geschikte werktijden vast: dagwerk, nachturen, stand-by of 24-uursbijstand.
- Identificeer piek- of dalperiodes van activiteit gedurende het hele jaar.
Met deze informatie kunt u een werkschema opstellen dat is afgestemd op uw activiteiten, terwijl u bepaalde verplichtingen respecteert.
Verplichte vermeldingen in het werkschema
Een werkschema moet bepaalde informatie vermelden om wettelijk te zijn en werknemers een nauwkeurig beeld te geven van de organisatie van hun werktijd binnen het bedrijf. De belangrijkste verplichtingen van de werkgever bij het opstellen van een schema (in het geval van collectieve werktijden voor alle werknemers van eenzelfde structuur) zijn onder meer:
- Vermelding van de datums van de betreffende periode.
- Begin- en eindtijd van de werkdag.
- Dagen en duur van rustperiodes.
Presentatie van het werkschema
Hoewel de inhoud van een werkschema is gereguleerd, zegt de wet niets over de vorm die dit document moet hebben. Of het nu op papier is of via een online personeelsbeheertool, de werkgever is vrij om te kiezen op basis van de kenmerken van zijn bedrijf. Hij moet er echter voor zorgen dat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot hun schema om verwarring en organisatorische problemen te voorkomen.
Communiceren van het werkschema aan het team
Wat is de ideale termijn voor het communiceren van een schema aan werknemers?
Wat is de ideale termijn voor het communiceren van een schema aan werknemers? Officieel legt de Belgische wet geen termijn op voor de communicatie van werkschema’s aan werknemers. Deze verplichting wordt gedefinieerd in de collectieve arbeidsovereenkomst die van toepassing is op elk bedrijf. Ideaal gezien moet de werkgever een zogenaamde « redelijke » aankondigingstermijn respecteren, die niet minder dan 7 dagen mag zijn. Het is echter het beste om het schema zo vroeg mogelijk aan werknemers door te geven.
Deze termijn is vaak langer in bedrijven die standby-diensten hebben. In dit specifieke geval, en bij gebrek aan een vastgestelde collectieve overeenkomst, moet het standby-personeel minstens 15 dagen van tevoren op de hoogte worden gebracht van hun schema.
Verschillende manieren om het schema over te brengen
Aankondiging binnen de bedrijfslocaties
In het geval van een collectief rooster is de werkgever verplicht om de werktijden van de werknemers op het bedrijf aan te plakken. De regelingen voor het ophangen van roosters worden ook gespecificeerd in de collectieve overeenkomsten voor elke structuur.
Bedrijven die hun werknemers geïndividualiseerde werktijden aanbieden, zijn niet verplicht om de werktijden van elke werknemer aan te plakken of zelfs maar een papieren exemplaar van de roosters te verstrekken. Ze moeten werknemers wel in staat stellen om hun werktijden ter plaatse te raadplegen.
Online beheer van schema’s voor vrij toegang op elk moment
Slechte communicatie over werkroosters kan schadelijke gevolgen hebben voor een bedrijf en de organisatie op zijn kop zetten. Een werknemer die geen toegang heeft tot zijn rooster zal waarschijnlijk een fout maken of te laat komen op het werk.
Als ze te laat op de hoogte zijn gebracht van een wijziging in hun rooster, zijn ze misschien niet beschikbaar of weigeren ze de wijziging gewoon (als deze mogelijkheid niet in hun arbeidscontract stond). Dit kan leiden tot vertragingen die de productiviteit van de organisatie vertragen. Problemen die te maken hebben met slechte communicatie over roosters kunnen ook een impact hebben op het dagelijks leven van werknemers, wiens ontevredenheid gevolgen zal hebben voor de goede relaties binnen het bedrijf.
Het gebruik van HR-software kan helpen om de gevolgen van slecht personeelsbeheer te beperken en de risico’s te beperken die kunnen ontstaan door het te laat communiceren van roosters aan werknemers.
Online tools zoals Shyfter maken het eenvoudiger om personeel binnen een bedrijf te beheren door alle personeelsinformatie (contracten, werkroosters, tijd en aanwezigheid) op één plek te centraliseren. Het is een alles-in-één tool voor een betere organisatie en 24 uur per dag toegang tot werknemersroosters.
Deze communicatieoplossing is vooral handig voor organisaties met complexe flexibele werktijden, zoals cateringbedrijven of dienstverlenende bedrijven waarvan de werktijden regelmatig veranderen. Met een online beheertool kunt u in contact blijven met uw werknemers en uw communicatie optimaliseren. Het is een manier om de interne organisatie rustiger te bekijken en tijd te besparen.
De deadlines voor het communiceren van roosters aan werknemers zijn belangrijk. Het is sterk aan te raden om een minimale deadline van minstens een week aan te houden. Te laat doorgeven of wijzigingen op het laatste moment kunnen een impact hebben op zowel de gemoedstoestand van de werknemer, die zijn of haar organisatie moet herzien, als op de efficiëntie van het bedrijf. Om de gevolgen van slecht personeelsbeheer te beperken, is het gebruik van HR-software zoals Shyfter essentieel. Het biedt een oplossing voor de problemen die gepaard gaan met het communiceren van roosters en verkort tegelijkertijd de tijd die nodig is om roosters naar werknemers te sturen.