Digitale tikklokken maken vandaag deel uit van veel bedrijven, ongeacht hun grootte. Ze zijn zeer nuttig om de werktijden van het personeel bij te houden en worden altijd gekoppeld aan tijdregistratiesoftware of een badge-app. Hier vind je alle informatie die je moet weten over de werking van een tikklok, de verschillende beschikbare types en ons advies voor een goede keuze!
Waar dient een tikklok voor?
Ongeacht de omvang van het bedrijf dat je beheert of waarvan je de HR-manager bent, is tijdsregistratie iets zeer nuttigs voor het bedrijf.
Elke werknemer heeft een aantal uren te werken, bepaald door zijn contract, een collectieve arbeidsovereenkomst of iets anders. Het is dus essentieel om de aankomst- en vertrektijden van elke werknemer te kennen om de werkelijke werktijd te berekenen. Dit zorgt ervoor dat de werknemer alle uren heeft gewerkt die hij aan het bedrijf verschuldigd is. Het is ook handig voor het berekenen van overuren of aanvullende uren. Al deze gegevens worden gebruikt om de loonstrook op te stellen.
De digitale tikklok maakt een efficiënte en betrouwbare registratie mogelijk van de gewerkte uren per werknemer. Met zo’n tool is het vervolgens gemakkelijker voor de afdeling human resources om de gegevens te verwerken.
De verschillende elementen van een tijdsregistratiesysteem
Alle tikklokken, ongeacht hun type, bestaan uit drie essentiële elementen.
De badge
Elke werknemer van het bedrijf krijgt een badge toegewezen. Deze bevat meestal een chip of een ander component dat informatie over de werknemer opslaat (contactgegevens, afdeling waar hij werkt, enz.). Het kan verschillende vormen hebben (kaart, sleutelhanger, rechtstreeks op de smartphone, enz.). Badges kunnen worden vervangen door andere elementen, vooral bij biometrische registratie.
Het terminal
Dit is het element waarop werknemers bij elke in- en uitgang moeten inloggen. Gewoonlijk geplaatst bij de ingang van het gebouw of kantoor, bevat het een elektronische klok en een chip. Deze laatste registreert de in- en uitchecktijden van elke werknemer.
Het besturingssysteem
Nadat de terminal de informatie heeft geregistreerd, haalt het besturingssysteem de gegevens op. De overdracht kan worden uitgevoerd via WIFI, via een Ethernetkabel of zelfs via een USB-stick. Het besturingssysteem is in feite software die alle tijdregistratiegegevens presenteert.
De werking van een tikklok
Een tijdregistratiesysteem werkt altijd volgens hetzelfde principe. Elke werknemer wordt geïdentificeerd via zijn badge, of andere methoden, afhankelijk van het gebruikte type tikklok. Het hele personeel moet ‘s ochtends bij aankomst op het werk inloggen en bij vertrek uitloggen. Afhankelijk van wat binnen het bedrijf is besloten, kan de werknemer ook in- en uitchecken tijdens de lunchpauze of tijdens een tijdelijke onderbreking van zijn activiteit gedurende de dag.
De gegevens met betrekking tot de in- en uitgangen van het personeel worden geregistreerd door de tikklok van het bedrijf. Al deze informatie wordt vervolgens verzonden naar tijdregistratiesoftware. De opvolging van de werktijd voor elke werknemer wordt dus geautomatiseerd.
De gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt door verschillende afdelingen. Dit geldt met name voor de boekhoudafdeling, die de door de tikklok overgedragen informatie rechtstreeks gebruikt om loonstroken op te stellen.
De verschillende soorten tikklokken
Er zijn tegenwoordig verschillende systemen voor tijdregistratie op het werk.
De mechanische tikklok
Dit is een van de oudste tijdregistratiesystemen. Elke werknemer krijgt een stempelkaart toegewezen. Deze moet worden gestempeld bij aankomst op het werk en bij vertrek. De stempel geeft de datum en het tijdstip van de registratie aan. De gegevens moeten vervolgens handmatig worden verwerkt. Dit soort tijdregistratie, in « papieren » formaat, wordt niet veel meer gebruikt, behalve voor bedrijven met zeer weinig werknemers.
De digitale tikklok
Met dit tijdsregistratiesysteem is het personeel uitgerust met badges met een RFID-chip. Het volstaat om deze badge voor de terminal van de tikklok te houden om de aankomst- en vertrektijden van elke werknemer te registreren. De verzamelde gegevens worden vervolgens naar de beheersoftware gestuurd.
De mobiele tikklok
Dit zogenaamde virtuele registratiesysteem is perfect voor personeel dat vaak onderweg is of thuis werkt. De werknemer kan inchecken via een app, rechtstreeks op zijn mobiele telefoon. De gegevens worden vervolgens verzonden en verwerkt met behulp van tijdregistratiesoftware, net als bij digitale tikklokken. Deze techniek heeft het nadeel dat deze weinig betrouwbaar is, omdat de werknemer vrij kan in- en uitchecken. Het moet dus gebaseerd zijn op een vertrouwensrelatie tussen de werkgever en het personeel.
De biometrische tikklok
Door gezichtsherkenning, vingerafdrukken of andere « fysieke » gegevens van de werknemer te gebruiken, is deze methode tegenwoordig beperkt. Een biometrisch systeem kan echter worden ingevoerd om de toegang tot een gevoelige ruimte te beperken en alleen toe te staan aan bepaalde werknemers. De gegevensverwerking blijft echter zeer strikt gereguleerd.
De implementatie van een tikklok
Voordat je je bedrijf uitrust, is het nodig om de vraag te beantwoorden: welke tikklok voor jouw bedrijf? De keuze moet worden gemaakt op basis van de omvang van je personeelsbestand, je beperkingen, je budget en je behoeften! Elk product heeft voor- en nadelen. De werkgever en de HR-afdeling moeten de keuze maken.
Nadat een betrouwbaar tijdregistratiesysteem is geselecteerd, moet het worden geïnstalleerd in je gebouwen. De gekozen oplossing moet voldoen aan de behoeften van het bedrijf en voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de monitoring van de werktijden van werknemers. Alle medewerkers moeten op de hoogte worden gesteld van de implementatie van het tijdregistratiesysteem, binnen een redelijke termijn voorafgaand aan de installatie. Nadat het systeem is geïnstalleerd en ingevoerd, hoef je alleen nog maar te profiteren van alle voordelen van de tikklok en de bijbehorende software!