Een digitale tikklok is een van de meest gebruikte systemen voor het controleren van werktijden in bedrijven. Betrouwbaar, eenvoudig te installeren en te bedienen, het heeft veel voordelen. Ontdek hier precies wat een digitale tikklok is, hoe het gebruik ervan wettelijk is geregeld, en waarom het een goed systeem is voor het registreren van personeelsuren.
Digitale tikklok: Wat is het?
Een digitale tikklok is een apparaat dat de in- en uitgangen van werknemers in een bedrijf registreert. Zo’n instrument maakt de berekening van de effectieve werktijd van elke werknemer mogelijk.
De tikklok bestaat uit verschillende elementen. Elk personeelslid heeft een badge die hij voor de terminal van het apparaat moet houden, telkens als hij op zijn werkplek aankomt en vertrekt. De informatie die door de terminal wordt ontvangen, wordt vervolgens overgebracht naar een besturingssysteem. Dit is vaak in de vorm van tijdregistratiesoftware.
Afhankelijk van wat binnen het bedrijf is besloten, kan rekening worden gehouden met lunchpauzes en andere tijdelijke stops gedurende de dag, of alleen met aankomst en vertrek aan het begin en het einde van de dag.
Tijdregistratiesystemen: Wat zegt de wet?
In België zijn werkgevers (nog) niet verplicht om de werktijden van werknemers in bedrijven bij te houden en te registreren. Bovendien, in het geval dat de werkgever de aanwezigheid van zijn werknemers zou registreren, geeft de Arbeidswet niet aan welke oplossing de bedrijfsleider kan gebruiken om de werktijden van werknemers te controleren. Veel middelen zijn beschikbaar: papieren urenstaten, mechanische tikklokken, mobiele tikklokken, of zelfs digitale tikklokken.
Let op dat de Europese Hof van Justitie in 2019 een verordening heeft opgesteld die mogelijk in de richting gaat van een verplichte installatie van een tikklok in bedrijven. Het Hof heeft namelijk geoordeeld dat tijdregistratie de enige betrouwbare oplossing is om de rechten van werknemers op het gebied van werktijd en rusttijd te respecteren.
De voordelen van een digitale tikklok
Een digitale tikklok in een bedrijf heeft veel voordelen. Ten eerste is het een betrouwbare manier om de werktijden van het personeel te verzamelen. Omdat de gegevens automatisch worden geregistreerd wanneer de badge wordt gebruikt, is het risico op fouten bijna nihil.
Met een elektronische tikklok worden de in- en uitgangen van het personeel dagelijks verzameld. De tikklokbeheersoftware levert waardevolle gegevens op voor zowel de bedrijfsleider als de human resources-afdelingen. Met deze betrouwbare en nauwkeurige gegevens is het eenvoudig om de effectieve werktijd van elke werknemer te berekenen. Dit maakt het mogelijk om te zien of hij voldoet aan zijn wettelijke arbeidsverplichting, maar ook om zijn overuren, verlofrechten, enz. te tellen.
Een goed gebruikt tijdregistratiesysteem voorkomt ook conflicten tussen het personeel en het management. De digitale tikklok en de bijbehorende software vormen onweerlegbaar bewijs van de feitelijke uren die door de werknemer zijn gemaakt. Hoewel fouten bij het gebruik van een digitale tikklok kunnen voorkomen, is dit zeldzaam. Als een werknemer vergeet in te klokken en dit leidt tot een conflict, moet hij zelf bewijzen dat hij wel aanwezig was op zijn werkplek ondanks het ontbreken van registratie.
Hoe installeer je een digitale tikklok?
Het kiezen van een tikklok is niet altijd eenvoudig. U moet zich baseren op uw behoeften, verwachtingen en budget. De prijs van een digitale tikklok kan namelijk sterk variëren, afhankelijk van het model. Nadat uw digitale tikklok is gekozen, moet deze nog worden geïnstalleerd. Ook moet al uw personeel op de hoogte worden gebracht van de installatie van een tijdregistratiesysteem, binnen een redelijke termijn vóór de ingebruikname van het apparaat.
Voor een goede werking van de digitale tikklok plaatst u deze bij de ingang van het gebouw of de ruimte waarin uw bedrijf zich bevindt. Als sommige van uw werknemers buitenshuis werken (op een bouwplaats of onderweg), zijn er mobiele tikklokken op smartphones beschikbaar. Vergeet tot slot niet om het personeel te trainen in het gebruik van de tikklok en de bijbehorende badge.