Het is de verantwoordelijkheid van elke werkgever om de werktijden van het personeel van zijn bedrijf te beheren. Er zijn veel middelen gewijd aan dit tijdbeheer, maar tijdsregistratie blijft het meest gebruikt. Dus, is een tikklok verplicht of niet? Ontdek alles wat u moet weten over het wettelijk kader rond tijdsregistratiesystemen. En ontdek ook de voordelen van het gebruik van een tikklok in combinatie met tijdregistratiesoftware.
De berekening van de arbeidstijd
Binnen alle bedrijven, ongeacht hun omvang, kan de werktijd van elke werknemer worden geregistreerd en vastgelegd. Deze taak valt onder de verantwoordelijkheid van de bedrijfsleider. Het is zijn verantwoordelijkheid en het is een verplichting.
Waarom de werktijden van werknemers registreren?
De effectieve werktijd van werknemers hoeft niet per se te worden geregistreerd in België, hoewel het wordt aanbevolen, of het nu binnen het bedrijf of extern wordt uitgevoerd. De werkgever kan er zo voor zorgen dat zijn medewerkers het aantal uren werken zoals bepaald in hun contract of door de wetgeving. Dankzij deze monitoring is het ook gemakkelijker om de rusttijden van de werknemer te berekenen. Goed tijdbeheer maakt het ook snel zichtbaar of er overuren of aanvullende uren zijn gemaakt, en in welke hoeveelheid. Ten slotte gebruikt de boekhoudafdeling de registratie van de gewerkte uren om loonstrookjes op te stellen.
Wie is betrokken bij de tijdregistratie?
In België vereist de Arbeidswet niet dat de werkgever de werktijden van alle werknemers rechtvaardigt, ongeacht hun arbeidstijd (voltijds of deeltijds, collectieve of individuele schema’s, enz.). Dit geldt ook voor elk ondertekend contract (interim, bepaalde tijd, onbepaalde tijd).
Hoe controleert u de werktijd van werknemers?
Om de uren van zijn werknemers te controleren en te rechtvaardigen, is het nodig om ze op te nemen. Inderdaad, de aankomst- en vertrektijden van elke werknemer moeten worden genoteerd en geregistreerd. Er zijn hiervoor veel systemen:
- het papieren register;
- de Excel-spreadsheet of vergelijkbaar;
- de tikklok;
- het biometrische apparaat.
Elk systeem heeft voor- en nadelen. Sommige methoden worden niet echt meer gebruikt, behalve voor zeer kleine teams. Dit is met name het geval bij het papieren register of de spreadsheet. Deze methoden nemen veel tijd in beslag en het risico op fouten blijft aanzienlijk.
Technologisch geavanceerde middelen, zoals biometrische apparaten, worden zeer strikt gereguleerd door de wet. De Nationale Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer weigert zelfs dat een bedrijf alleen biometrie gebruikt voor het controleren van werktijden. Deze methode blijkt namelijk onevenredig ten opzichte van het beoogde doel en schept echte problemen met betrekking tot het beheer van persoonsgegevens.
Is het verplicht om een tijdregistratiesysteem te installeren?
Het lijkt er uiteindelijk op dat het installeren van een tikklok een uitstekende oplossing is voor het beheer van de werktijd van werknemers. Maar wat zegt de wet over tijdregistratie? In België is het registreren van werktijden nog niet verplicht. Een bedrijfstikklok is dus op dit moment niet verplicht.
Dingen kunnen echter in de toekomst veranderen. Op 14 mei 2019 werd een besluit genomen door het Hof van Justitie van de Europese Unie. In dit besluit werd geoordeeld dat alleen de invoering van een tijdsregistratiesysteem de werknemers hun rechten op het gebied van arbeids- en rusttijden kon waarborgen. Het is niet uitgesloten dat dit besluit van het Hof van Justitie van de Europese Unie de Belgische wet in de toekomst zal beïnvloeden.
De voordelen van het registreren van personeel
Hoewel het niet verplicht is om een tikklok in het bedrijf te installeren, zijn ze te vinden in zowel kleine als grote bedrijven. Dus waarom een tijdsregistratiesysteem in het bedrijf installeren? En wel omdat dit veel voordelen biedt, vooral wanneer de tikklok wordt gecombineerd met planningssoftware. Dit geheel:
- is zeer betrouwbaar en elimineert het risico op fouten;
- vergemakkelijkt berekeningen voor het opstellen van loonstrookjes;
- maakt het mogelijk om overuren en rusttijden te berekenen;
- vormt een onweerlegbaar bewijs van de uren die door het personeel zijn gemaakt;
- voorkomt conflicten over werktijden.