Het beheer van de arbeidstijd van werknemers is nog niet verplicht gesteld door de Belgische wetgever. Dit beheer is tegenwoordig aanzienlijk verbeterd door tijdregistratiesoftware of een badge-app. De verzamelde gegevens worden eenvoudig gebruikt voor intern beheer van de aanwezigheids- en afwezigheidstijden van werknemers. Laten we eens kijken hoe we ze kunnen gebruiken.
Installeer tijdregistratiesoftware of een badge-app voor effectieve monitoring
Waarom controle op de werktijden? Sinds het arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 14 mei 2019 maakt alleen een tijdregistratiesysteem een nauwkeurige controle mogelijk van de werktijden en aanwezigheid van werknemers:
- op het werk;
- op verplaatsing;
- bij telewerken;
- tijdens rust;
- tijdens verlof;
- bij ziekte.
Toepasbaar op alle niveaus van de bedrijfshiërarchie, stelt de tijdregistratiesoftware werknemers in staat hun werktijd te valideren via een op een tablet of smartphone gedownloade app. Alle verzamelde gegevens worden vervolgens voornamelijk gebruikt voor loonadministratie. We zullen zien dat deze gegevens ook zeer nuttig zijn in andere gevallen.
Verzamelde tikklokgegevens: nuttig voor loonadministratie, maar niet alleen
Dit is een echt alternatief voor het aanwezigheidsregister. De badge-app en de bijbehorende software maken voornamelijk controle mogelijk dat het contractuele aantal uren van de werknemer correct is uitgevoerd. Bovendien vergemakkelijken veel bedrijven het instellen van flexibele werktijden en leggen ze alleen een minimum aantal uren per dag op.
Zo is elke werknemer vrij om zijn werktijden naar eigen inzicht te beheren, later ‘s ochtends aan te komen of eerder ‘s avonds te vertrekken zonder dagelijks te worden gestraft. Afhankelijk van de bedrijfsovereenkomsten biedt de tijdregistratie hem dan de mogelijkheid om het ontbrekende tijd terug te krijgen vóór het einde van de maand of de volgende maand.
De aanwezigheid van tijdregistratiesoftware is ideaal om de gewerkte uren te controleren en te certificeren voordat ze op de loonstrook worden vermeld. De app speelt hier een essentiële rol bij het berekenen van overuren en het toekennen van compensatieverlofdagen die automatisch worden berekend volgens de contractuele voorwaarden tussen het bedrijf en de werknemer.
De afwezigheidsbeheer is uiteraard opgenomen in de tijdregistratiesoftware. Tussen verlof om specifieke redenen, ADV-dagen en betaald verlof kan elke werknemer zijn persoonlijke situatie in realtime volgen en aanpassen aan zijn dagelijks leven.
De betrouwbaarheid van de tikklok en de verzamelde gegevens
Het beheer van de arbeidstijd wordt aanzienlijk vereenvoudigd voor de loonadministratie. Deze start de gegevensverzameling aan het einde van elke maand voor elke werknemer voordat ze worden overgezet naar de loonadministratiesoftware. Hiermee is tijdswinst gegarandeerd. Het is dan ook op dit punt dat we kunnen zeggen dat de voordelen van de tikklok voor de werkgever talrijk zijn.
De vereenvoudiging van berekeningen op de loonstrook
Met de gegevensverzameling aan het einde van de maand zijn de loonadministratie en de werknemer er zeker van dat het berekenen van de gewerkte uren betrouwbaar is. Dit beperkt klachten en stelt vooral een interne classificatie van de gewerkte uren per werknemer en per dag van aanwezigheid of afwezigheid in staat.
Een verbetering van de productiviteit
Als de uren voor telewerken voorheen moeilijk meetbaar waren, worden ze nu in realtime bijgewerkt, aangezien de werknemer zijn werktijd vanuit huis kan valideren, waar de loonadministratie voorheen moest ingrijpen in hun eigen software om de gewerkte uren tijdens telewerken bij te werken na de terugkeer van de werknemer op de site.
Deze digitale tikklok is dus een ware assistent, zowel voor de werknemer als voor de HR-afdeling. In het geval van overuren worden deze automatisch berekend en kan de werknemer ook worden gewaarschuwd bij overschrijding van de werktijden.
Veiligheid en aanwezigheid van werknemers op de locatie
De tikklok is lange tijd verdacht geweest van het controleren van de acties en bewegingen van werknemers. Het wordt nu erkend als een effectief middel om de mogelijke aanwezigheid van personeel op de locatie buiten de gebruikelijke uren te controleren, met name voor werknemers die overuren maken of laat op de avond blijven.
Het is ook zeer nuttig bij een noodgeval dat evacuatie van werknemers vereist, aangezien de HR-afdeling heel eenvoudig het aantal aanwezige personen op de site kan tellen dankzij de registratie bij aankomst op het werk.