Wilt u een kloksysteem in uw bedrijf installeren? Ontdek hier hoe u uw werknemers kunt trainen in het gebruik van een tikklok. Van de werknemersklok-app tot de gegevensbeheersoftware, iedereen moet voorbereid zijn om te profiteren van alle voordelen van het klokken, met inachtneming van het wettelijk kader!
Het kiezen van een tijdsklok en deze correct installeren
Voordat u een kloksysteem in uw bedrijf implementeert, is het noodzakelijk om het juiste apparaat te kiezen. Er zijn verschillende soorten tijdsklokken:
- Mechanische tijdsklokken;
- Badgeklokken;
- Mobiele tijdsklokken;
- Enz.
Het systeem moet worden geselecteerd op basis van uw budget, personeelsbestand en behoeften. Als een deel van uw personeel vaak buiten werkt (op een bouwplaats of onderweg), kunt u een werknemersklok-app gebruiken, beschikbaar op mobiel, wat zeer handig is in dergelijke gevallen.
In een redelijke termijn voorafgaand aan de implementatie van het kloksysteem, is het noodzakelijk om alle werknemers hiervan op de hoogte te stellen.
Werknemers trainen in het gebruik van de tikklok op het werk
Voordat een nieuwe tikklok in gebruik wordt genomen, is het noodzakelijk om het personeel goed op te leiden in het gebruik ervan.
Gebruikers van de tikklok
Werknemers die moeten klokken, moeten weten hoe ze dit moeten doen. Het is nodig om hen kort kennis te laten maken met het klokapparaat en uit te leggen hoe het werkt. Om hen zo zelfstandig mogelijk te maken, bespreek met hen de mogelijke fouten bij het gebruik van een digitale tikklok en hoe deze te vermijden of op te lossen.
Het personeel trainen in het gebruik van een digitale klok of een ander type klok is vaak heel snel, een half uur zou genoeg moeten zijn.
Gebruikers van de gegevensbeheersoftware
Sommige werknemers zullen de door het apparaat verzamelde informatie gebruiken. Dit zijn vaak de afdeling Human Resources en de boekhoudafdeling.
Deze afdelingen moeten leren hoe ze de klokingssoftware moeten gebruiken. Dit gegevensverwerkingssysteem zal hen helpen bij het beheer van de werktijden van de werknemers. Het is noodzakelijk om deze werknemers bewust te maken van de bescherming van persoonsgegevens en van het respecteren van de rechten van werknemers met betrekking tot het klokken. De duur van de training zal afhangen van de complexiteit van de software gekoppeld aan de badgeklok.
De boodschap overbrengen
Bij teams, naast de training in het gebruik van de tikklok, is het noodzakelijk om de juiste boodschap over te brengen. Het is namelijk niet ongewoon dat werknemers terughoudend zijn bij de implementatie van een tikklok. Om negatieve reacties te voorkomen en om het vertrouwen van de teams te winnen, is het belangrijk om transparant te blijven. Benadruk dat het kloksysteem niet dient om ieders doen en laten te controleren. U kunt benadrukken dat dit ook veel voordelen biedt voor werknemers. Informeer uw werknemers ook over hun rechten en hoe hun persoonsgegevens worden behandeld.
Waarom een kloksysteem implementeren?
De implementatie van een tikklok biedt echte voordelen voor een bedrijf, op alle niveaus.
Voordelen van de tikklok
De implementatie van een tikklok in een bedrijf heeft meerdere voordelen.
Dit vergemakkelijkt aanzienlijk het beheer van de werktijden van werknemers en bespaart tijd voor de afdeling Human Resources of de bedrijfsleider. Verantwoordelijk personeel kan snel controleren of het aantal te werken uren wordt nageleefd, het tellen van overuren, de rusttijden die elke werknemer heeft opgebouwd, enz. De automatisering van de registratie van de aankomst- en vertrektijden van elke werknemer elimineert ook het risico op fouten. Hierdoor kunnen veel conflicten tussen personeel en leiding worden voorkomen.
De rechten van werknemers ten opzichte van een kloksysteem in het bedrijf
Naast de verschillende stappen die moeten worden gevolgd om klokken in het bedrijf in te voeren, hebben werknemers duidelijk omschreven rechten met betrekking tot het controleren van hun werktijden. Hoewel ze zich niet kunnen verzetten tegen de implementatie van het klokken op zich, kunnen ze nog steeds een procedure starten als ze van mening zijn dat het gekozen systeem hun vrijheid en persoonsgegevens niet respecteert. Ze hebben ook het recht om te profiteren van een betrouwbaar en niet-vervalst kloksysteem. Ten slotte moeten ze toegang hebben tot de verzamelde gegevens die hen betreffen.