De tikklok dient niet alleen om de aanwezigheid van werknemers in het bedrijf te controleren en ervoor te zorgen dat iedereen op een bepaalde dag aanwezig is. Hoewel het lange tijd is beschouwd als een manier om de bewegingen van werknemers te controleren en ze dus min of meer te volgen, wordt de moderne tikklok, uitgerust met een online badge-applicatie, veel meer dan een middel om werknemers te monitoren. Wat is de missie van deze onmisbare tool voor goed personeelsbeheer? Laten we het bespreken.
Inzoomen op de werking van de online badge-applicatie
Dit systeem maakt het zeer effectief beheren van de werktijd van elk individu mogelijk. De werking van een online tikklok is zeer eenvoudig te begrijpen. Het vereist het downloaden van een toegewijde applicatie op de mobiele telefoon of tablet en een minimale validatie van de gewerkte uren. Het controleren van de in- of uitgang van elke werknemer is dus nog nooit zo transparant en eenvoudig geweest.
De elektronische tikklok en de bijbehorende applicatie stellen elke werknemer in staat met één klik te melden of hij/zij:
- Aanwezig is in het bedrijfsgebouw;
- Onderweg is;
- Pauze heeft;
- Thuiswerkt;
- Vrij is;
- Ziekteverlof heeft.
Maar we zullen zien dat deze nieuwe benadering van het beheer van de werktijd van werknemers ook vele andere taken mogelijk maakt, zoals het beheer van ADV-dagen als voorbeeld. Sommige daarvan zijn zeer nuttig voor het bedrijf en andere zijn gereguleerd door de wetgeving inzake tijdregistratie en moeten beschikbaar worden gesteld aan controlerende instanties.
Bedrijven ondervinden soms problemen bij het berekenen van de effectieve werktijd van elke werknemer. Tussen de jaarlijkse werktijdsvermindering voor sommige leidinggevenden, deeltijdwerk, het beheer van ADV-dagen en afwezigheden, zonder de overuren en compensatiedagen te vergeten, helpt deze elektronische tikklok het bedrijf terwijl het zich houdt aan zijn wettelijke verplichtingen op het gebied van tijdregistratie.
Het beheer van de werktijd van werknemers
Naast het feit dat werknemers leren hoe ze een tikklok moeten gebruiken, is het vooral de volledige HR-afdeling die toegang moet hebben tot de informatie die zal worden gebruikt bij:
- Het opstellen van loonstrookjes;
- Het berekenen van betaalde vakantiedagen;
- Het plannen van genomen ADV-dagen en die nog op te nemen;
- Compensatie-uren;
- Onbetaald verlof of uitzonderlijk verlof;
- Het bedrag aan overuren;
- Opleidingsuren;
- Uren voor vakbondsdelegatie, ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Een goed beheer van de uren voor een verbeterde interne relatie
De rechten van werknemers van wie de werktijden worden gecontroleerd, moeten uiteraard worden gerespecteerd door het bedrijf. Bij de installatie van een online tikklok zijn verplichtingen verbonden waaraan de werkgever moet voldoen. Deze zijn gereguleerd door de wetgeving en dragen zo bij aan het verbeteren van de relaties tussen de HR-afdeling en de werknemer in geval van geschillen.
Naleving van de AVG
Om de rechten van werknemers te beschermen, moet de werkgever alle geldende regels naleven. Het tijdsregistratiesysteem zal worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf en zijn werknemers, waarbij de naleving van de AVG verplicht is.
Informatie aan werknemers
Om eventuele vragen en latere claims te voorkomen, moet het bedrijf alle werknemers informeren en hen op de hoogte stellen van de werking van de toekomstige tikklok. Dit moment kan soms wat delicaat zijn omdat sommige werknemers zich gecontroleerd kunnen voelen. Het is dan aan de werkgever om alle voordelen van de elektronische tikklok gedetailleerd uit te leggen en aan te geven dat het gebruik ervan via een tablet of smartphone eerlijker is voor iedereen. Het is ook aan te raden uit te leggen dat deze tikklok een perfecte beheersing van hun aanwezigheidstijd mogelijk maakt en vaak voorkomende problemen met onbetaalde overuren of niet-verrekende compensatiedagen oplost.
Vereenvoudiging van de salarisadministratie voor de HR-afdeling
Vaak benaderd voor fouten op loonstrookjes, niet bijgewerkte vakantiedagen of fouten in de gewerkte uren, profiteert de loonadministrateur dagelijks van een echte assistent. Een van de voordelen is dat de elektronische tikklok een gemakkelijke overdracht van de verzamelde elementen mogelijk maakt, vanaf het tikklokbeheerplatform naar de salarissoftware.
Voordelen van het installeren van een badge-tikklok in het bedrijf
Als je je afvraagt waarom je een badge-tikklok zou moeten installeren in je bedrijf, laten we dan eens kijken naar de voordelen.
Een vereenvoudigde opstelling van de loonstrook
Een fulltime medewerker die 38 uur per week werkt, alleen op locatie aanwezig is en 4 weken betaalde vakantie per jaar opneemt, heeft over het algemeen weinig problemen bij het opstellen van zijn loonstrook.
Een andere medewerker die deels thuiswerkt, regelmatig op locatie is en onderworpen is aan compensatie-uren, heeft een complexere loonstrook om op te stellen. Dit soort problemen kan de badge-tikklok in enkele ogenblikken oplossen bij het opstellen van het maandelijkse bulletin.
Het beheer van afwezigheid en de behoeften aan personeelsbezetting
Aan de andere kant beheert het perfect de verschillende afwezigheden van de werknemer, zoals:
- Gewone betaalde vakantiedagen;
- Uitzonderlijke verlofdagen (huwelijk, overlijden);
- Ziekteverlof met arbeidsongeschiktheid;
- Herstel na niet-betaalde overuren;
- Compensatieverlof na overschrijding van overuren of nachtwerk;
- Toegestaan verlof door de werkgever.
De applicatie stelt u in staat het type afwezigheid te selecteren en de planning van de teams beter te organiseren, maar ook vervangingen te plannen. De badge-tikklok is dus perfect voor kortetermijnplanning van personeelsbezetting zonder de productiviteit van het bedrijf te schaden.
We zullen niet ingaan op de verbetering van de relaties tussen de werknemer en de salarisadministratie die we hierboven hebben besproken.
De installatie van de digitale badge-tikklok
Vergeet hier de tikklok die bij elke uitgang van het bedrijf moeten worden geïnstalleerd en de vaak zeer dure investeringen in badges. Ook geen tijd meer besteden aan de configuratie van elke badge en eventuele storingen die klachten veroorzaken. De digitale tikklok vereenvoudigt aanzienlijk het beheer van de werktijd van het bedrijf. Het wordt gerealiseerd door een software die alleen toegankelijk is voor de medewerkers van de HR-afdeling, gekoppeld aan een online te downloaden applicatie voor elke werknemer.
De aanpassing van de applicatie gebeurt vanuit het beheerdersdashboard van de software, en de Android- of iOS-applicatie wordt geïnstalleerd op de telefoon of tablet van elke werknemer na download.