Het bijhouden van de werktijden van werknemers in een bedrijf wordt sterk aanbevolen. Dit kan worden gedaan met een klassieke tikklok in het gebouw of met een inchecktool op een tablet of smartphone. Met deze nieuwe inchecktechnologie kan elke werknemer zijn aanwezigheidsuren valideren, of hij zich nu fysiek in het gebouw bevindt, onderweg is of thuiswerkt.
Hoe werkt een tikklok?
Vroeger was de tikklok voorbehouden aan fabrieksarbeiders. Iedereen stak zijn persoonlijke kaart in een stempelmachine bij aankomst en bij het verlaten van zijn werkplek. De opkomst van tijdbeheer, met name met betrekking tot de 38-urige werkweek en ADV-dagen, heeft de kaarten geschud wat betreft het beheer van werknemers.
De meeste bedrijven hebben toen een digitale tikklok geïmplementeerd, wat elke werknemer dwong om het gebruik van een tikklok te begrijpen. Het registreren van persoonlijke uren en werktijden is tegenwoordig een gebruikelijk onderdeel van het dagelijks leven van werknemers.
De tikklok op het werk
Hoewel er in België nog geen wettelijke verplichting is om de werktijd te meten, verplicht dit het bedrijf en dus de werknemer om de aankomst- en vertrektijden van elke werknemer te kunnen rechtvaardigen, zowel voor voltijdse als deeltijdse werknemers. Het implementeren van een systeem voor het beheer van de aanwezigheidsuren van werknemers stelt het bedrijf in staat om per persoon te kwantificeren:
- Effectieve werktijden per werknemer;
- Vertragingen en afwezigheden;
- Betaald verlof of uitzonderlijk verlof;
- Overuren;
- Inhaaluren en compensatiedagen;
- Aanvullende uren in het kader van deeltijdwerk.
Deze verschillende inchecksituaties helpen de werkgever bij het volgen van werknemers en in geval van controle door de Arbeidsinspectie.
Realtime monitoring van werktijden
De inchecksoftware zorgt er ook voor dat de contractuele werktijden worden nageleefd, naast het dienen als basis voor het berekenen van ADV-dagen en het activeren van de betaling van overuren.
Deze software is eenvoudig in gebruik, omdat werknemers vanaf hun telefoon of tablet hun werktijden voor hun werkgever kunnen valideren. Een digitale tikklok omvat:
- Een persoonlijke badge geïnstalleerd op de smartphone of tablet van de werknemer;
- Een applicatie met de badge en persoonlijke elementen waarmee elke werknemer is verbonden;
- Een beheersysteem toegankelijk voor het personeel van Human Resources.
Voordelen van het installeren van een digitale tikklok in het bedrijf
Voordelen van het installeren van een digitale tikklok in het bedrijf Het bestaan van een systeem voor het beheer van de aanwezigheidsuren van werknemers maakt het mogelijk om in realtime de werknemers die momenteel aanwezig zijn, degenen die onderweg zijn of afwezig te controleren. Hoewel werknemers moeten leren hoe ze een tikklok moeten gebruiken, profiteren ze van de vereenvoudigde werking van een speciale app, toegankelijk vanaf een eenvoudige smartphone of tablet.
Het inchecken is van toepassing op alle werknemers, ongeacht hun positie in het bedrijf. Het certificeert de aanwezigheidstijd en vermindert aanzienlijk claims en fouten op loonstrookjes. Elke werknemer kan zijn aantal gewerkte uren in een referentieperiode bekijken en indien nodig zijn werktijden aanpassen in het geval van flexibele werktijden.
Het belangrijkste voordeel van de digitale tikklok, naast de naleving van wettelijke verplichtingen, is de snelle en veilige overdracht van gegevens naar het tijdbeheersysteem van het bedrijf. Dankzij realtime updates en vereenvoudigde maandafsluiting kan de HR-afdeling de loonstrookjes gemakkelijker opstellen.
Installatie van een digitale tikklok
Zoals begrepen, kan het volgen van de werktijden van werknemers niet worden geweigerd door werknemers. Als uw bedrijf zich afvraagt waarom een digitale tikklok moet worden geïnstalleerd, kunnen we zeggen dat dit systeem:
- Risico’s op fraude met werkelijke uren die slecht werden gecontroleerd door mechanische tikklokken verminderen;
- Gelijkheid tussen alle werknemers respecteert;
- Inchecken op afstand mogelijk maakt tijdens zakelijke reizen en/of telewerken;
- Het beheer van de werktijden vergemakkelijkt en de loonstrookjes opstelt.
Om de juiste keuze van het model van de digitale tikklok te maken, is het handig om eventueel een audit uit te voeren die de behoeften van het bedrijf op het gebied van het beheer van de aanwezigheidsuren van het personeel naar voren brengt. Het is inderdaad mogelijk om bepaalde opties te activeren afhankelijk van de interne eisen en de omvang van het bedrijf.
Een eenvoudige installatie
De installatie van een digitale tikklok met bijbehorende beheersoftware is aanzienlijk minder duur dan die van een mechanische tikklok. Voor de laatste is de installatie van incheckterminals bij elke ingang en uitgang van het bedrijf nodig, evenals het verstrekken van een badge aan alle werknemers, inclusief personeel met een tijdelijk contract.
Met een volledig geautomatiseerd systeem wordt alleen de incheckbeheersoftware geïmplementeerd op de computers van geautoriseerd personeel (Human Resources of Management). Vervolgens wordt elke werknemer een veilige toegang tot de app verstrekt, die de app alleen op zijn telefoon of tablet hoeft te downloaden.
Onpartijdig beheer van werknemers
Deze nieuwe manier om de in- en uitgangen van personeel te beheren, maakt het mogelijk om volledig onpartijdig te blijven wat betreft de gewerkte uren dankzij totale beveiliging van de toegang. De HR-afdeling kan bovendien het interne gebruik van de verzamelde gegevens reserveren voor statistieken over toekomstige aanwervingen of herstructureringen binnen verschillende diensten. Het bekijken van gewerkte periodes en afwezigheidsuren is essentieel voor het volgen van de productiviteit van het bedrijf. Deze kunnen vervolgens eenvoudig worden bewerkt per sector, dienst of afdeling volgens interne behoeften.